Blagi podsetnici: Zašto su neophodni i kako ih pravilno koristiti
Blagi podsetnici su neminovna pojava sa kojom se svi susrećemo, bilo povremeno ili kao deo redovne rutine.
U savremenom dobu, kada je marketing putem elektronske pošte sveprisutan i kada brendovi šalju veliki broj poruka svojim klijentima, nepročitane poruke postale su uobičajena pojava u svakom sandučetu.
Prema istraživanju Mailbird-a, čak 35% svake prosečne elektronske pošte ostane nepročitano. To znači da se više od jedne trećine poruka ne otvori na vreme. U takvoj situaciji, imate dve opcije: ili da dopustite da važna komunikacija „potone“ u pretrpanom sandučetu, ili da pošaljete blagi podsetnik.
Šta je blagi podsetnik putem elektronske pošte?
Kao što samo ime sugeriše, blagi podsetnik je ljubazan način da ponovo kontaktirate primaoca u vezi sa određenim ciljem.
Razlog za slanje podsetnika je jasan: ili niste dobili odgovor, ili je primalac zaboravio da otvori vašu poruku, ili nešto treće. Poenta je da ne zvučite očajno, ali da ipak ne propustite ono što ste želeli da postignete prvobitnom porukom.
Iako ovo može zvučati jednostavno, postoji nekoliko faktora koje treba uzeti u obzir kako bi se postigao željeni efekat, kao što su naslov, dužina poruke i ton.
Hajde da analiziramo nekoliko tipičnih scenarija.
Slanje podsetnika šefu
Ovakve situacije se mogu desiti vrlo često, s obzirom na to da su menadžeri i šefovi obično veoma zauzeti.
Podsetnik šefu može se odnositi na bilo šta, od konkretnog projekta o kom ste prethodno razgovarali, zahteva za refundaciju, isplate i slično.
Primeri naslova: 1. Potreban mi je vaš doprinos za {zadatak}. 2. Čekam vaš odgovor u vezi sa {zadatkom}. 3. Blagi podsetnik na {zadatak}. Tekst poruke: Zdravo, [ime šefa],
Ovo je samo podsetnik na moj prethodni mejl o {zadatku}. Čekam vaše smernice kako bismo mogli da nastavimo. Ako vam je potrebno nešto od mene, slobodno me obavestite.
Srdačan pozdrav, [Vaše ime]
Naravno, postoje brojne varijacije naslova i teksta poruke, ali ključ je da budete koncizni i direktni. Čak i ako ima više aspekata o kojima treba da se razgovara, bolje ih je predstaviti u obliku liste, nego u opširnom pasusu. Na taj način, primalac će lakše razumeti šta je potrebno uraditi.
Podsetnik o plaćanju
Plaćanje na vreme je od suštinskog značaja za svaki posao. Nažalost, mnogi ne poštuju ovaj princip.
S obzirom na to da je ovo osetljiva tema za obe strane, potrebno je primeniti „hrabar“, ali „blag“ pristup. Neophodno je da druga strana shvati ozbiljnost situacije, a da se pritom poslovni odnos ne naruši.
Primeri naslova: 1. Plaćanje za fakturu {broj} kasni. 2. Hitno: Dospeće plaćanje za fakturu {broj}. 3. Potrebna akcija: Faktura {broj} još uvek nije plaćena. Tekst poruke: 1. Podsetnik da je plaćanje za fakturu {broj} dospelo. 2. Hitno: Podsetnik o dospeću plaćanja za fakturu {broj}. 3. Potrebna akcija: Faktura {broj} još uvek nije plaćena.
Kada treba poslati ovakav podsetnik?
Mnogo faktora igra ulogu: dužina poslovnog odnosa, da li je kašnjenje uobičajena pojava kod ovog klijenta, i najvažnije, da li želite da nastavite saradnju ako se ponavljaju kašnjenja. Na osnovu ovih faktora možete da prilagodite ton i vreme slanja podsetnika.
U većini slučajeva, slanje podsetnika za plaćanje sledećeg radnog dana nakon datuma dospeća je sasvim prikladno. Međutim, preporučljivo je ne čekati duže od nedelju dana.
Podsetnik za povratnu informaciju
Iako je učenje proces koji traje čitav život, posebno je važno za one koji su na početku karijere. Traženje povratne informacije je važan deo tog procesa.
Ali šta uraditi kada ne dobijete odgovor na zahtev za povratnu informaciju? To može biti profesor, mentor, ili neko iz vaše branše čijem se mišljenju divite.
Primeri naslova: 1. Čekam vašu povratnu informaciju o {temi}. 2. Podsetnik na zahtev za povratnu informaciju. 3. Podsetnik: Potreban je uvid stručnjaka. Tekst poruke: Zdravo, [ime],
Nadam se da ste dobro.
Ovo je podsetnik na moju prethodnu poruku u kojoj tražim vašu povratnu informaciju o {temi}. Siguran sam da će mi vaše stručno mišljenje u ovoj oblasti biti od velike pomoći.
Radujem se vašem odgovoru.
Srdačan pozdrav, [Vaše ime]
Ako je u pitanju poznati stručnjak koji svakodnevno dobija ovakve zahteve, i nemate lični odnos sa njim, možete da uključite rečenicu poput: „Spreman sam da nadoknadim vaš trud“, kako biste motivisali tu osobu da vam posveti pažnju.
Možda je neprijatno ponuditi novac nekome koga ne poznajete, ali ima stručnjaka koji su skeptični prema davanju „besplatne povratne informacije“.
U takvim situacijama, možda je bolje da se obratite drugim stručnjacima, koji su voljni da daju koristan savet.
U svakom slučaju, ako želite da dobijete povratnu informaciju od određenog stručnjaka, a niste sigurni da li će vam izaći u susret, ponuda nadoknade može biti dobar način da privučete njegovu pažnju.
Podsetnik za iznajmljivanje
Ovaj podsetnik je posebno važan za stanodavce. Uvek možete da zvučite preteće, ali to može da izazove pravne probleme, i stoga nije preporučljivo.
Umesto toga, pristup treba da bude profesionalno asertivan.
Primeri naslova: 1. Hitno: Zakasnela kirija. 2. Podsetnik o neplaćenoj kiriji. 3. Potrebna akcija: Neplaćena kirija za {mesec}. Tekst poruke: Zdravo, [ime stanara],
Nadam se da ste dobro.
Primite na znanje da kirija za {mesec} još uvek nije plaćena za stan na adresi {adresa nekretnine}. Razumem da ponekad stvari mogu biti teške.
Ipak, voleo bih da znam očekivani datum uplate i cenio bih blagovremena plaćanja, kao što je navedeno u našem ugovoru o zakupu.
Hvala na razumevanju i očekujem brz odgovor.
Srdačan pozdrav, [Vaše ime]
Podsetnici za događaje
Organizatori događaja su pod velikim stresom da njihovi projekti budu uspešni. Broj ljudi koji prisustvuju događaju je od ključnog značaja. Zbog toga je važno da se potvrdi prisustvo unapred, kako bi se slobodna mesta mogla ponuditi drugima.
Ovi podsetnici treba da budu upečatljivi i prijateljski, sa jasnim zahtevom za potvrdu ili otkazivanje prisustva.
Primeri naslova: 1. Potrebna akcija za potvrdu učešća na {događaj}. 2. Podsetnik: Ne propustite {događaj}. 3. Očekujemo vaš odgovor za {događaj}. Tekst poruke: Zdravo, [ime],
Veoma smo uzbuđeni što ćemo vas ugostiti na našem predstojećem {događaju} {datum}. Možete da potvrdite svoje prisustvo tako što ćete odgovoriti na ovu poruku.
Imajte na umu da ćemo vaše mesto ponuditi nekom drugom, ukoliko ne dobijemo nikakav odgovor od vas do {vreme, datum}.
Nadamo se da razumete i radujemo se vašem dolasku.
Srdačan pozdrav, [Vaše ime]
Iako sam ovde dao ozbiljniji ton, možete ga prilagoditi konkretnoj situaciji.
Podsetnik za sastanak
Neprisustvovanje sastancima je ozbiljan problem u mnogim firmama, posebno onim koje rade na daljinu. Bez obzira na to da li su sastanci produktivni ili ne, činjenica je da je za uspešnu saradnju potrebno održati barem nekoliko sastanaka.
Iako postoje razni podsetnici na računarima i pametnim telefonima, svima nam se desilo da „potpuno zaboravimo“ na neki sastanak.
Zato vam nudim šablon za podsetnik za sastanak, kako biste bili sigurni da će mu svi prisustvovati.
Primeri naslova: 1. Podsetnik: Predstojeći sastanak u {vreme/datum/mesto}. 2. Važno: Podsetnik za sastanak. 3. Pažnja: Predstojeći sastanak. Tekst poruke: Zdravo, [ime],
Samo kratak podsetnik na predstojeći sastanak {vreme/datum} u {mesto}. Molimo vas da pregledate dnevni red i zapišete sve što želite da razgovaramo. Vaše prisustvo i aktivno učešće su od velikog značaja.
Srdačan pozdrav, [Vaše ime]
Podsetnik za prijavu za posao
Na prijave za posao se često ne odgovara. Razlog za to može biti veliki broj prijava, kao i činjenica da mnogi poslodavci ne šalju pristojne poruke o odbijanju.
U svakom slučaju, ovo može biti frustrirajuće za kandidate. Stoga, slanje jednog ili dva podsetnika nije na odmet.
Primeri naslova: 1. Re: Prijava za {poziciju} – Da li ima pomaka? 2. Da li ima novosti u vezi sa prijavom za {poziciju}? 3. Da li sam ušao u uži izbor za {poziciju}? Tekst poruke: Zdravo, [ime],
Želeo bih da proverim status moje prijave za {poziciju}. Da li ima novosti? Ili vam je potrebno nešto od mene?
Srdačan pozdrav, [Vaše ime]
Podsetnik za rok
Svi se susrećemo sa rokovima u svim sferama poslovanja, i blagi podsetnici su veoma korisni u ovim situacijama.
Primeri naslova: 1. Obaveštenje o roku: Rok za {projekat} je za {broj} dana. 2. Hitno: Bliži se rok za {projekat}. 3. {projekat}: Još {broj} dana do roka. Tekst poruke: Zdravo, [ime],
Samo kratak podsetnik da je rok za {projekat} {datum}. Pobrinite se da je sve na pravom putu i slobodno me kontaktirajte ako vam je potrebna pomoć.
Srdačan pozdrav, [Vaše ime]
Korišćenje AI alata za pisanje e-poruka
Dobra stvar kod elektronske pošte je to što neće biti označena kao AI sadržaj, kao što je to slučaj sa tekstovima na internetu. U elektronskoj pošti je najvažnije da poruka bude jasna i da prenese suštinu.
AI alati kao što su ChatGPT, Bard i Bing mogu biti od pomoći pri pisanju poruka.
Dok je ChatGPT besplatan, Bing i Bard su 100% besplatni.
Ovi alati su konverzacijski AI motori. Sa njima možete da razgovarate kao što biste radili sa svojim asistentom kako biste fino podesili rezultat.
Ipak, kao i kod svih AI alata, izlaz ponekad može biti lošijeg kvaliteta. Ovi alati mogu pomoći, ali ne mogu u potpunosti da zamene ljudsku intervenciju.
Budite blagi u podsetnicima!
Podsetnici su korisni i ispunjavaju svoju svrhu. Često mi šalju e-poruke u vezi sa potencijalnim partnerstvom. Budući da sam pisac koji nema uticaja na menadžment, uglavnom prosleđujem te poruke nadležnima.
Međutim, dešava mi se da zaboravim na neke od tih mejlova, a blagi podsetnici su ono što u tim situacijama najviše pomaže (ponekad i nekoliko njih).
Zato ne ustručavajte se da šaljete podsetnike potencijalnim klijentima, jer oni zaista funkcionišu.
Ovo je bio naš vodič za blage podsetnike, sa nekoliko šablona koji će vam pomoći da počnete. Ako ste u nedoumici, alati o kojima smo razgovarali mogu da vam olakšaju slanje elektronske pošte.
PS: Da li ste zainteresovani za razgovor o (AI) gradu, ChatGPT-u? Evo repozitorijuma kompanije koji pomaže da se ostvari pravi potencijal.