Унапредите ефикасност састанака користећи Google Docs за вођење белешки
Уколико сте задужени за бележење током састанака и дељење тих белешки са колегама, сигурно сте свесни колико је захтевно истовремено пратити ток разговора, бележити кључне моменте, детаље и акционе ставке, док активно учествујете у дискусији.
Срећом, предложак за белешке са састанака унутар Google Docs-a представља решење које поједностављује читав процес. Ова корисна функција, иако једноставна, може значајно унапредити продуктивност ваших састанака.
Креирање и дељење белешки са састанка у Google Docs-у
Предлошци су кључни за продуктивност. Уместо да губите драгоцено време на конструисање уредне структуре за белешке, можете користити предлошке које нуди Google Docs и фокусирати се на битне информације. Овај предложак аутоматски преузима податке о састанку из вашег распореда у Google Calendar-у, омогућавајући вам да брзо бележите и делите их са вашим тимом.
Процес креирања и дељења белешки са састанка помоћу уграђеног предлошка у Google Docs-у је врло једноставан. Ево како то можете постићи:
- Отворите Google Docs документ.
- Унесите знак „@“ у документ, а затим одаберите опцију „Белешке са састанка“ из падајућег менија, која се налази у одељку „Грађевински блокови“.
- Појавиће се прозор са свим догађајима из вашег Google Calendar-а. Одаберите релевантан састанак или догађај.
- Додајте учеснике и почните са бележењем.
Да бисте белешке са састанка повезали са одговарајућим догађајем у календару, кликните на дугме „Приложи“ које се налази са десне стране. Ово ће омогућити учесницима да приступе белешкама директно из Google Calendar-а.
Поред тога, можете изабрати и слање белешки са састанка учесницима путем електронске поште. За то, кликните на икону коверте која се налази са леве стране.
Такође, можете приложити и додатне фајлове са Google Drive-a уз белешке са састанка. Да бисте то урадили, кликните на три тачке са леве стране, а затим одаберите опцију „Приложи фајлове са Drive-a“.
Креирање и додељивање акционих ставки у Google Docs-у
Током састанка, ваш тим ће вероватно договорити одређене радње које је потребно извршити. Google Docs нуди једноставан начин да се евидентирају ове акције и доделе одређеним члановима тима, што олакшава праћење напретка. Ево како можете то учинити:
- Наведите задатке које треба обавити унутар одељка „Акционе ставке“.
- Двапут кликните на задатак који желите да истакнете.
- Кликните на икону „Додај коментар“ и унесите свој коментар.
- У истом текстуалном пољу, откуцајте знак „@“ праћен именом особе одговорне за задатак.
- Означите поље за потврду унутар коментара да бисте доделили задатак. Важно је означити ово поље како би особа добила обавештење о додељеној акцији.
- На крају, кликните на „Додели“.
Предности коришћења Google Docs-а за бележење
Коришћење предложака за бележење у Google Docs-у може побољшати продуктивност ваших састанака и појачати тимску сарадњу. Кључна предност у односу на друге алатке за бележење је та што радите у добро познатом окружењу, без потребе за инсталирањем новог софтвера.
Ево још неколико разлога зашто би требало да почнете да користите Google Docs за бележење важних напомена и акција:
1. Сарадња у реалном времену
Алатке за сарадњу у реалном времену у Google Docs-у омогућавају свим учесницима састанка да прате ажурирања, додељене задатке и завршене ставке у тренутку када се дешавају.
2. Повећана одговорност
Додељивање акционих ставки са пољима за потврду одговарајућим члановима тима подстиче одговорност и мотивише тим да благовремено испуњава задатке.
3. Приступ са било ког места
Пошто су Google Docs документи засновани на облаку, белешке са састанака су доступне са било ког места где постоји интернет веза. Чланови тима могу прегледати, уређивати и пратити белешке и задатке без обзира на њихову физичку локацију.
4. Ефикасно коришћење времена
Кориснички интерфејс и уграђени предложак за белешке ослобађају вас од муке око организовања белешки током састанка. То вам омогућава да активно учествујете у дискусији уместо да будете оптерећени бележењем и организацијом.
Поједноставите вођење белешки са састанка помоћу Google Docs-а
Бележење на састанцима помоћу Google Docs-а је изузетно једноставно. Ова корисна функција вам омогућава да бележите брже и ефикасније него икада раније.
Поред тога, беспрекорна интеграција са Google Calendar-ом обезбеђује да ви и сви учесници можете прегледати, сарађивати и пратити задатке у реалном времену. Усвајањем овог предлошка, можете повећати продуктивност и унапредити сарадњу у вашем тиму.