Veštačka inteligencija (AI) nudi izvanredne mogućnosti za pojednostavljivanje procesa sastanaka, rešavanje uobičajenih problema koji se javljaju tokom njih i značajno povećanje njihove produktivnosti.
Sastanci, bilo da se odvijaju online ili uživo, predstavljaju ključni element u radu svakog profesionalca i poslovanja. Oni omogućavaju timovima da diskutuju o bitnim pitanjima i razvijaju strategije kroz dinamičnu razmenu mišljenja.
Međutim, priprema za sastanak i osiguravanje njegove uspešnosti nije jednostavan zadatak. Ona zahteva pažljivo planiranje, izradu agende, detaljno dokumentovanje, uređivanje materijala, prezentaciju, precizno zakazivanje i mnoge druge aktivnosti.
Ako se sve ove radnje obavljaju ručno, mogu oduzeti značajnu količinu vremena i truda, a takođe mogu dovesti do neefikasnosti i grešaka.
Ove potencijalne prepreke mogu negativno uticati na tok i ishod sastanka. Stoga, neophodno je pronaći efikasna rešenja za sve ove izazove.
Korišćenjem veštačke inteligencije, možete unaprediti i profesionalno voditi svoje sastanke, te osigurati njihov uspeh.
U ovom tekstu, detaljno ćemo razmotriti neke od ključnih izazova koji se javljaju u organizaciji sastanaka i kako ih AI može uspešno prevazići.
Započnimo!
Upravljanje Vremenom
Sastanci održani na mreži ponekad mogu trajati duže od predviđenog, što može biti iscrpljujuće i nepraktično za učesnike koji imaju druge obaveze nakon toga.
Slično tome, ako sastanak ne počne na vreme, može prouzrokovati probleme. Ljudi ne vole da čekaju, posebno u današnjem brzom tempu života. Kašnjenje takođe može ukazivati na to da domaćin ne ceni vreme drugih ljudi. Kao rezultat toga, neki učesnici mogu napustiti sastanak, što može poremetiti planirani tok diskusije.
Stoga je ključno pravilno upravljati vremenom trajanja sastanka. Ovo će osigurati da svi učesnici mogu prisustvovati sastanku, kvalitetno diskutovati, završiti u predviđenom roku i vratiti se svojim obavezama.
AI rešenje: AI vam može pomoći da efikasno upravljate svojim online sastancima i osigurate da budu uspešni. Postoje AI alati koji prate tok vaših online sastanaka, kako bi se osiguralo da se striktno držite planiranog vremena od početka do kraja.
Pored praćenja, AI alati mogu slati podsetnike kada je vreme za završetak sastanka. Na taj način, možete pravilno zaključiti sastanak, umesto da žurite.
Zakazivanje Sastanka
Zakazivanje sastanka, bilo online ili uživo, može biti prilično izazovno. Potrebno je pronaći datum i vreme koji odgovara svim učesnicima. S obzirom na to koliko su svi danas zauzeti, može biti teško okupiti sve u isto vreme, čak i kada su dostupni online.
Osim toga, postoje i drugi izazovi tokom procesa zakazivanja, kao što je konsultacija kalendara, koordinacija sa timom, rešavanje sukoba u terminima i slično.
AI rešenje: Uz pomoć AI, proces zakazivanja sastanka postaje mnogo lakši. AI ne samo da pojednostavljuje proces zakazivanja, već ga čini i efikasnijim. Možete koristiti pouzdan alat za zakazivanje koji pokreće AI kako biste pojednostavili ovaj proces. Alat može analizirati rasporede svakog učesnika i, na osnovu njihove dostupnosti, predložiti najpovoljnije vreme sastanka.
Štaviše, ovi AI alati su dizajnirani da uzmu u obzir i druge faktore učesnika, kao što su vremenske zone, vreme putovanja i slično, kako bi predložili najpogodnije vreme za sastanke. Dodatno, alat može rešavati konflikte u rasporedima i automatski slati pozivnice učesnicima.
Za zakazivanje sastanaka, možete koristiti alate kao što su Reclaim.ai, Clockwise i druge.
Postavljanje Jasne Agende
Ponekad agenda sastanka može biti nejasna za učesnike ili domaćine. To znači da niko nema jasno razumevanje teme diskusije, što dovodi u pitanje svrhu sastanka.
Takođe, kreiranje efikasne agende nije jednostavno. Zahteva sate detaljnog istraživanja, diskusije, organizacije, dokumentovanja i redigovanja.
Kao rezultat toga, ljudi mogu lako skrenuti s teme diskusije ili imati različita očekivanja od onoga što se zapravo dešava na sastanku. Ovo može dovesti do kontraproduktivnih sastanaka, a cilj sastanka može izgledati teško ostvariv.
AI rešenje: AI može pomoći u kreiranju agende sastanka, čak i na osnovu prioriteta. Može automatizovati proces izrade agende, štedeći tako mnogo vremena i truda. AI vam može pomoći u istraživanju, organizaciji, dokumentovanju, formatiranju i automatskom redigovanju agende.
Pored toga, AI alati mogu predstaviti agendu na način koji je dobro organizovan i lak za čitanje, štedeći vas od ručnog prikupljanja i formatiranja podataka.
Rukovanje Ponavljajućim Zadacima
Organizacija sastanka uključuje mnoge ponavljajuće i dugotrajne zadatke, kao što su planiranje, istraživanje, ručni unos podataka, dokumentacija, organizacija, slanje pozivnica i slično. Ako većinu svog vremena trošite na ove svakodnevne zadatke, nećete imati dovoljno vremena za kreativnost i poboljšanja, što će uticati na rast vaše organizacije.
AI rešenje: Korišćenjem AI alata za automatizaciju ovih ponavljajućih procesa, možete uštedeti mnogo vremena. Uz pomoć AI asistenta za sastanke, možete pojednostaviti pripremu sastanaka, slanje pozivnica i praćenje, kao i druge zadatke.
AI može pomoći u generisanju agende, dokumentovanju detalja sastanka, zakazivanju sastanaka, slanju pozivnica, upozorenja i obaveštenja, i još mnogo toga.
Snimanje Sesije
Ako se na sastanku razgovara o važnim stvarima, možda ćete želeti da se kasnije vratite na diskusiju i primenite zaključke u svom učenju ili projektu. Razlog je što se na sastanku može razgovarati o mnogo različitih tema i nije moguće zapamtiti sve. Stoga, može biti korisno snimiti sastanak kako biste se kasnije mogli vratiti i pregledati sve tačke o kojima se raspravljalo.
Međutim, nisu sve platforme za online sastanke opremljene funkcijom snimanja sesije sastanka. U takvim slučajevima, mogli biste izgubiti važne diskusije ili informacije, što može uticati na vaš projekat ili vaše razumevanje teme o kojoj učite.
AI rešenje: AI alati vam mogu pomoći da snimite ceo sastanak, tako da nećete propustiti ništa o čemu se razgovaralo. Možete ponovo reprodukovati snimljenu sesiju i razumeti važne teme, što vam može pomoći da uspešno završite svoje projekte i zadatke ako su na sastanku objašnjene detaljne procedure.
Neki od AI alata koje možete koristiti za snimanje sesija sastanka su Loom, Fathom, Fireflies i drugi.
Rezimiranje Sastanka
Ako niste bili u mogućnosti da prisustvujete sastanku, dobijanje rezimea ključnih tačaka o kojima se razgovaralo može biti veoma korisno. Čak i ako ste prisustvovali sastanku, rezime može biti koristan.
Sveobuhvatan i dobro napisan rezime sastanka obuhvata ključne tačke, odluke, ishode, procedure i druge važne informacije. Međutim, ako pokušate sami da rezimirate sastanak, to može oduzeti mnogo vremena i truda, a takođe može dovesti do grešaka i netačnosti.
AI rešenje: Možete koristiti AI za rezimiranje sastanka. AI alat može pomoći da se uhvate važne tačke, odluke i drugi detalji, koje možete kasnije koristiti u svom učenju ili radu.
Jednostavno možete koristiti ovaj alat da biste dobili sveobuhvatan, dobro formatiran i dokumentovan rezime. Dakle, bez obzira na to da li ste prisustvovali sastanku ili ne, možete razumeti suštinu sastanka kroz rezime. Ovo će vam pružiti potpunu jasnoću o temama o kojima se raspravljalo, sa visokom preciznošću.
Ovo takođe olakšava učesnicima, koji ne moraju da prave beleške tokom sesije, te mogu prisustvovati sastanku fokusirano i ostvariti njegov cilj.
Neki od alata koje možete koristiti za rezimiranje sastanka su MeetGeek, Otter, Sembly i drugi.
Analiziranje Podataka
Važno je steći uvid u performanse vaših sastanaka. Ovo će vam pomoći da identifikujete glavne probleme koji se javljaju tokom sastanka, bilo da se radi o agendi, rasporedu, vremenu, koordinaciji ili nečem drugom.
Možete analizirati ove podatke kako biste rešili probleme i poboljšali svoje sastanke, osiguravajući da učesnici imaju nesmetano iskustvo bez sukoba i poteškoća.
Dakle, nakon završetka sastanka, važno je izmeriti kako je sastanak prošao, kao i identifikovati pozitivne i negativne aspekte sesije. Ako ne analizirate ove podatke, nećete biti svesni problema koji mogu uticati na vaše buduće sastanke.
AI rešenje: Analitika zasnovana na AI može vam pomoći da prikupite korisne podatke i uvide kako biste poboljšali efikasnost svojih sastanaka. Mnogi alati na tržištu mogu vam pomoći da prikupite podatke o virtuelnim sastancima, kao što su video, audio, beleške, prisustvo, angažovanje, učešće, rezultati, upravljanje vremenom, efikasnost, korišćenje agende i drugo.
Pored toga, analitički alati koje pokreće AI mogu predstaviti ove informacije u lako razumljivom i strukturiranom formatu, što vam olakšava razumevanje podataka. Na taj način možete brzo pronaći probleme, pratiti napredak vaših sastanaka tokom vremena i sprovesti neophodna poboljšanja.
Štaviše, AI alati za prikupljanje detalja omogućavaju vam da imate širu sliku o vašim virtuelnim sastancima, procenjujući kako se sastanci odvijaju i šta je funkcionisalo, a šta ne. Ovo može dovesti do boljih i efikasnijih sastanaka u budućnosti.
Neki od AI alata za prikupljanje analitike sastanaka su Gong, Chorus.ai i drugi.
Efikasna Saradnja i Komunikacija
Nedostaci u komunikaciji među učesnicima sastanka mogu dovesti do smanjene koordinacije. Međutim, glavna ideja održavanja sastanka je konstruktivna diskusija kako bi se došlo do zaključka i ispunio cilj sastanka.
Ponekad jezik može biti prepreka između učesnika ili mogu postojati određene fizičke smetnje. Takođe, učesnici sastanka mogu biti novi jedni za druge, što može otežati započinjanje razgovora. Domaćin mora osigurati da se stvori okruženje u kojem se svi mogu osećati prijatno i uključiti u diskusiju.
Ukoliko se ovo ne osigura, saradnja u timu može biti narušena. Slično tome, ako vodite online čas, morate osigurati da svi vaši učenici imaju zdravo okruženje za učenje i da imaju alate za komunikaciju sa vama u slučaju potrebe.
AI rešenje: Softver koji pokreće veštačka inteligencija može smanjiti jaz u komunikaciji između učesnika sastanka. AI nudi mogućnosti kao što su obrada prirodnog jezika, prepoznavanje govora, prevod jezika i slično.
Da biste učinili sastanak produktivnijim, upoznajte učesnike sa agendom unapred slanjem dobro dokumentovane agende. Ovo će im omogućiti da se pripreme za sastanak i da ostanu fokusirani tokom sesije.
Štaviše, možete koristiti AI alate za saradnju tokom sastanaka. Ovi alati dolaze sa funkcijama kao što su deljenje podataka, komunikacija u realnom vremenu, uređivanje dokumenata, virtuelna tabla, upravljanje projektima i drugo. Uz ove funkcije, možete osigurati da vaši timovi efikasno rade zajedno.
Dakle, ako neko od prisutnih želi da doda nešto, može koristiti funkciju podizanja ruke (mnogi softveri podržavaju ovu funkciju). Domaćin može uključiti slušaoce i dozvoliti im da govore. Slično tome, kroz uređivanje dokumenata u realnom vremenu, više korisnika može pristupiti i uređivati isti dokument kako bi vršili ispravke ili davali predloge.
Neki od AI alata koje možete koristiti za poboljšanje komunikacije i saradnje su ClickUp, Spacemaker, Voice App za prevod i drugi.
Donošenje Informisanih Odluka
Često se dešava da timovima bude teško doneti pravu odluku, čak i nakon višesatne diskusije. Ako ne možete da donesete određenu odluku ili donosite odluke na brzinu, a da pre toga niste analizirali sve relevantne informacije, svrha sastanka može izgledati besmislena.
Jedna loša odluka može uticati na celu vašu organizaciju i njene različite aspekte, pa je stoga neophodno donositi informisane i ispravne odluke u pravo vreme.
AI rešenje: AI može pomoći u pojednostavljivanju procesa donošenja odluka. Koristeći AI alate, možete dobiti podatke u realnom vremenu, izvršiti preciznu analizu i koristiti prediktivno modeliranje kako biste donosili odluke zasnovane na čvrstim informacijama.
Pored toga, AI može pomoći u poboljšanju sastanaka kroz:
- Omogućavanje prevoda jezika u realnom vremenu
- Pravljenje beleški sa sastanka
- Automatsko prepisivanje sastanaka
- Integraciju različitih alata, omogućavajući korisnicima pristup različitim alatima iz jednog interfejsa
- Osiguravanje sastanaka naprednim enkripcijama, MFA i drugim metodama
- Pomoć u održavanju usklađenosti sa propisima kao što su GDPR, HIPAA i slični
AI alati koje možete koristiti za donošenje odluka uključuju Rationale, Scaler i druge.
AI Pomoćnici za Sastanke
Ukratko ćemo razmotriti neke AI alate koji vam mogu pomoći da pojednostavite sastanke i učinite ih efikasnijim.
#1. MeetGeek
Koristite MeetGeek, AI asistenta za sastanke koji radi sa svim platformama, uključujući Zoom, Teams i Google Meet. Ovo će povećati vrednost vaših sastanaka, poziva sa klijentima i intervjua za posao.
AI alat može automatski snimati video zapise sastanaka, sumirati sastanke, transkribovati ih i deliti uvide o njima. MeetGeek može automatizovati sve, od vođenja beleški i prepisivanja do koordinacije odluka.
Alat bezbedno organizuje sve detalje sastanka na lokaciji koja se može pretraživati i omogućava vam da obogatite svoje biblioteke dodavanjem audio datoteka i transkripata. Integriše se sa 2000+ aplikacija preko Zapier-a, kao i sa mnogim drugim alatima.
#2. Otter
Neka vaši sastanci budu produktivni i iskoristite ih na najbolji način uz Otter. On nudi ključne tačke, beleške i transkripcije uživo. Takođe vam može pomoći u planiranju i zakazivanju sastanaka povezivanjem Ottera sa Microsoft ili Google kalendarom.
Otter radi sa platformama kao što su Teams, Zoom i Google Meet. Možete snimati snimke u realnom vremenu kako biste ih kasnije pogledali i označiti svoje kolege raznim akcijama, kako bi bili upoznati sa tokom sastanka. Otter takođe može kreirati automatske rezimee sa hiperlinkovima i slati ih emailom učesnicima.
#3. Laxis
Laxis osnažuje timove pojednostavljivanjem sastanaka i hvatanjem ključnih uvida iz interakcija sa klijentima. Preko 20.000 profesionalaca veruje ovom AI asistentu za sastanke, koji vam može pomoći da ostanete fokusirani na sastanke, označite stavke koje treba kasnije pratiti i zabeležite komentare.
Ovaj alat takođe beleži ishode sastanaka i pomaže vam da donesete jasne odluke. Nudi personalizovane šablone za fokusiranje na razgovore, transkripcije u realnom vremenu, označavanje, funkcije uređivanja, funkcije pretvaranja zvuka u tekst i integraciju sa popularnim alatima.
Zaključak
Uz pomoć veštačke inteligencije, možete svoje sastanke učiniti produktivnim i uspešnim, jer vam AI može pomoći da pojednostavite skoro svaki aspekt sastanaka. Od planiranja, kreiranja agende i dokumentacije, do zakazivanja, pozivanja članova i vođenja sastanaka, AI vam može pružiti pomoć do samog kraja.
Takođe možete istražiti neke od najboljih šablona agende za produktivnije sastanke.