Opseg radnog dokumenta pomaže vam da izbegnete nagađanja i pogrešne komunikacije tokom projekta, kao i da ga držite na pravom putu kada sarađujete sa spoljnim klijentima.
Današnja preduzeća stupaju u saradnju sa mnogim stranama pre nego što realizuju projekat. Za takav oblik zajedničkog rada, firmama je neophodan detaljan dokument. Na taj način, mogu se pozvati na njega ukoliko eksterni saradnici ne isporuče projektne rezultate u skladu sa dogovorenim specifikacijama.
Jedan takav poslovni dokument je i definicija obima posla. Potreban vam je svaki put kada preuzimate projekte od drugih ili kada sarađujete sa trećim licima.
Nastavite sa čitanjem kako biste naučili kako napisati dokument o obimu posla na jasan i lako razumljiv način. Takođe ćete istražiti i neke onlajn resurse koji nude različite primere šablona za definisanje obima posla, kao i alate za njihovo kreiranje.
Uvod
Definicija obima posla, poznata kao SoW (Scope of Work) dokument, predstavlja detaljan opis osnove projekta. Mnogi ga smatraju i pisanim ugovorom između vas i ostalih zainteresovanih strana projekta, uključujući agente, pružaoce usluga i podizvođače.
Ovaj dokument obično objašnjava kako će se svaka faza projekta ili pojedinačni zadatak realizovati, rezultate koje očekujemo, očekivane ishode, dinamiku plaćanja i celokupan proces. Na osnovu toga, freelanceri ili timovi mogu precizno i jasno definisati šta zainteresovane strane mogu očekivati od projekta.
U slučaju nesporazuma, ovaj dokument služi kao referentna tačka za sve strane. Svi učesnici znaju svoje obaveze kako bi projekat bio uspešan za sve. SoW dokument je odličan način za efikasnu komunikaciju, a njen nedostatak može dovesti do neuspešnih odnosa između projekta, klijenta i ostalih zainteresovanih strana.
Ključne Komponente
U zavisnosti od prirode projekta i industrije, dokument će se razlikovati. Međutim, ovo su uobičajeni elementi koje morate uključiti u svaki SoW radi transparentnosti.
Osnovne informacije
U svaki SoW dokument morate uvrstiti osnovne informacije o projektu, kako bi čitaoci odmah razumeli o čemu se radi. Obavezno uključite naziv projekta, ime autora, ime klijenta, datum i ostale ključne podatke.
Ciljevi projekta
Dodavanje kratkog opisa projekta u SoW je uvek korisno. Obavezno navedite pozadinu projekta, ciljeve, definiciju problema i ljude koji su uključeni, ali budite sažeti.
Opis robe i usluga u obliku liste
Sada dolazimo do najvažnijeg dela ovog dokumenta – robe i usluga koje ćete isporučiti ili izvršiti u okviru projekta.
Preporučljivo je podeliti očekivane rezultate na manje celine i prikazati ih kao zadatke i podzadatke. Bez obzira da li se radi o freelancing ili timskom projektu, prikažite zadatke u tabeli, zajedno sa predviđenim rokovima završetka i kontakt osobama.
Projektni rezultati
Možda nije neophodno za sve projektne dokumente, ali navođenje onoga što će klijent dobiti po završetku projekta je korisno. Na taj način će znati šta mogu da očekuju od vas i vašeg tima.
Vremenski okvir projekta
Vreme je ključni faktor u svim projektima; stoga morate uključiti i vremenski okvir završetka. Navedite kada planirate da počnete sa radom i kada očekujete da ga završite. Ne zaboravite da navedete i sve ključne prekretnice ili ostvarenja koja želite da postignete u tom procesu.
Lista onoga što je izvan obima projekta
Još jedna opcionalna komponenta SoW dokumenta koja ga podiže na viši nivo. U ovom odeljku navedite sve što neće biti uključeno u vaš projekat, ali što klijenti mogu očekivati da uradite. Ovo će razjasniti stvari i pomoći vam da izbegnete bilo kakve nesporazume.
Protokol za izmene
S obzirom da kreirate SoW pre početka projekta, kasnije se može pojaviti potreba za izmenama obima projekta koje navodite u ovom dokumentu. Zbog toga je potrebno da dodate protokol kroz koji ćete moći da unosite izmene u njega.
Uslovi plaćanja
Svi projekti koji se plaćaju moraju da sadrže deo u kojem se opisuju troškovi projekta i načini plaćanja. Ukoliko projekat zahteva da investirate novac u robu, rad, infrastrukturu ili bilo koje druge opšte troškove, navedite to u ovom odeljku. Takođe, navedite dinamiku plaćanja, isplate po ostvarenim prekretnicama i druge detalje u svom SoW dokumentu.
Uslovi i odredbe
U ovaj odeljak morate uključiti sve odredbe i uslove projekta. Ovde možete objasniti i termine koji se koriste u SoW, kao i sve uslove koje prethodno niste razjasnili.
Prihvatanje
Na kraju, dodajte i ovaj deo koji će od dokumenta napraviti pravno obavezujući ugovor. Ovde je potrebno da se navede potpis klijenta i obezbedi prostor za potpise ostalih zainteresovanih strana.
Primeri upotrebe
Svaki ugovor o angažovanju između klijenta i spoljnog saradnika trebalo bi da se odvija putem SoW dokumenta. U nastavku pronađite primere upotrebe dokumenata o obimu posla iz stvarnog sveta, kao i njihove šablone:
#1. Arhitektonski radovi u građevinarstvu
S obzirom da arhitektonski radovi za poslovne i privatne objekte uključuju značajne troškove, rizike i vremenska ulaganja, morate koristiti standardni SoW dokument koji koristi većina građevinskih kompanija.
Uzorak ispod je standardizovani SoW dokument koji uključuje sve vitalne komponente, kao što su definicija projekta, informacije o klijentu i projektu, proces odabira arhitekte, vremenski okvir projekta, zahtevi za odobrenje, opšti cilj itd.
Preuzmite: Šablon za arhitektonske radove za besplatan MS Word/Google dokumente
#2. Unutrašnje i spoljašnje renoviranje
Razne agencije za uređenje doma i izvođači radova koriste ovaj SoW dokument za finalizaciju pojedinačnih ili poslovnih projekata renoviranja. Možete koristiti ovaj šablon ukoliko ste novi u ovoj oblasti i nemate iskustva u kreiranju ovog dokumenta.
Sledeći šablon SoW dokumenta je kreiran u skladu sa potrebama američkih generalnih izvođača radova za renoviranje poslovnih ili stambenih objekata. Sadrži sav neophodan sadržaj za poslove renoviranja. Međutim, možete dodati još elemenata ili izbrisati neke u zavisnosti od projekta na kojem radite.
Preuzmite: Šablon za radove renoviranja za besplatan MS Word/Google dokumente
#3. Projekti uređenja stambenih i poslovnih prostora
Projekti uređenja pejzaža uključuju mnogo radova na terenu, kao i profesionalnu prezentaciju. SoW dokument je prilika da pokažete svoju kreativnost i dizajnerski ukus, kako bi strana koja vas angažuje stekla dodatnu sigurnost u angažovanju vaše agencije.
Ovaj šablon SoW za uređenje pejzaža sastoji se od blokova sa slikama u koje možete postaviti logotip brenda, palete boja brenda, ikone i primere prethodnih radova. Postoji i dodatna prazna stranica koju možete koristiti za dodavanje više sadržaja. Možete menjati i primere pejzažnih slika na svakoj stranici.
Preuzmite: Šablon za uređenje pejzaža SoW za besplatan MS Word/Google dokumente
#4. Marketing na društvenim mrežama
Pomoć firmama u njihovim oglasnim kampanjama na društvenim mrežama je unosan posao. Ovim se bave brojni freelanceri i agencije za digitalni marketing. Ako se i vi bavite ovim, onda vam SoW dokument može dugoročno biti od pomoći.
U nastavku ćete pronaći organizovan, jasan i profesionalan SoW šablon za marketing na društvenim mrežama, koji agencije i freelanceri mogu koristiti komercijalno. Sadrži neophodne komponente SoW dokumenta, kao što su podaci o klijentima, opisi projekata, detalji kampanje, ključni rezultati, tabele kampanja itd.
Preuzmite: Šablon za SoW marketing na društvenim mrežama za besplatan MS Word/Google dokumente
#5. Vladini ugovori
SoW dokument je veoma potreban za ugovorne radove koje možete dobiti od državnih, pokrajinskih ili opštinskih organa. Videćete i da je dokument o obimu posla u slučaju državnog ugovora najdetaljniji po sadržaju i obimu.
Ovde ćete pronaći primer šablona za rad na državnom ugovoru. Omogućava vam da dodate logo vaše agencije i ostali sadržaj projekta, kao što su naziv organizacije, naziv projekta, informacije o autoru, pozadina i ciljevi projekta, opis projekta, vremenski okvir, predlog troškova dobavljača itd.
Možda ćete morati da dodate ili izbacite određeni sadržaj u zavisnosti od državnog ugovornog projekta koji vas zanima. Proverite zahteve projekta vezane za format SoW dokumenta pre podnošenja finalnog nacrta.
Preuzmite: Šablon za državne ugovore SoW za besplatan MS Word/Google dokumente
Šta treba uraditi prilikom pisanja SoW dokumenta ✔
- Uključite detaljne informacije u vezi sa poslom, plaćanjem, resursima, rokovima, ključnim trenucima itd.
- Dodajte vizuelne elemente, kao što su slike krajnjeg proizvoda ili usluge koju očekujete, grafikoni, tabele itd.
- Ukoliko dokument sadrži stručne termine, uverite se da ih vi i potpisnici razumete pre početka projekta.
- Ukoliko se radi o dugoročnom projektu sa mnogo kompleksnih rezultata koji zavise od vremena, uključite dinamiku pregleda SoW na mesečnom ili kvartalnom nivou.
- Dokument takođe treba da sadrži definicije uspeha projekta. Kada se projekat završi, klijent može lako pregledati ove definicije uspeha, i neće biti potrebe za dodatnim proverama i izmenama.
- Neka SoW bude jasan, sažet i kratak. Nemojte koristiti suvišne reči kako biste produžili dokument.
- Trebalo bi da napravite nacrt dokumenta u saradnji sa spoljnim i internim zainteresovanim stranama. Na primer, interne zainteresovane strane biće vaš projektni tim, a spoljne će biti klijent i dobavljači.
- Navedite povezane usluge koje nisu uključene u projekat, kao što su hosting nakon razvoja web sajta, objavljivanje aplikacije nakon razvoja aplikacije itd., osim ako klijent ne plati za te usluge.
Sada, hajde da pređemo na ono što ne treba raditi prilikom pisanja dokumenta o obimu posla (SoW).
Šta ne treba raditi prilikom pisanja SoW dokumenta ❌
- Ne oklevajte da koristite šablone SoW dokumenata i primere za relevantne projekte kada kreirate svoj. To će vam uštedeti vreme i trud.
- Nemojte uključivati nejasan i dvosmislen sadržaj u dokument, koji podizvođači, prodavci i druge treće strane mogu iskoristiti u svoju korist i naneti vam finansijsku štetu.
- Nemojte žuriti sa procesom izrade dokumenta o obimu rada. Sedite sa svojim saradnicima i pažljivo planirajte dokument tako što ćete uključiti sve definicije, ključne momente, ograničenja, budžet itd.
- Ne zaboravite da jasno navedete rezultate u projektu koji su „van obima“ i one koji su „u obimu“.
- Ukoliko projekat zahteva određeni period stručnog usavršavanja, ne zaboravite da to uključite u dokument, zajedno sa troškovima.
- Nekim SoW dokumentima nedostaje detaljan opis toka rada o tome kako klijent treba da pregleda rezultate kako bi mogao da potvrdi završetak projekta. Uverite se da ne pravite ovu grešku. Uključite unapred definisane korake koji određuju da je projekat završen prema ugovorenim uslovima.
- Dugoročni projekti mogu zahtevati odstupanja, promene obima posla, izmene rezultata itd. Ne zaboravite da navedete takve mogućnosti u projektnom dokumentu.
U nastavku pogledajte i besplatne izvore šablona za SoW dokumente.
Besplatni resursi za šablone
Smartsheet
Na Smartsheet-u korisnici mogu pronaći različite besplatne šablone za obim radnih zadataka za ličnu upotrebu. Ovde su šabloni dostupni u Adobe PDF, Microsoft Word, Microsoft Excel, Google dokumentima i Google tabelama.
Digitalni marketing, komercijalna gradnja, razvoj softvera, dizajn enterijera, web dizajn i renoviranje su neke od popularnih industrija u kojima možete koristiti šablone sa ove platforme.
Template Archive
Template Archive je još jedna web stranica na kojoj možete pronaći besplatne resurse za kreiranje dokumenata o obimu posla. Šabloni su različitog dizajna i formata, tako da možete izabrati one koji najviše odgovaraju vašem brendu ili projektu. Pored toga, možete ih lako preuzeti i urediti kako biste dobili jedinstveni SoW dokument.
FormSwift
FormSwift vam omogućava da kreirate dokument o obimu posla za vaš sledeći projekat na dva načina. Prvo, možete preuzeti generički šablon u Microsoft Word ili Adobe PDF formatu sa njihove web stranice. Zatim možete popuniti prazna polja kako biste kreirali prilagođeni SoW dokument.
Drugo, možete koristiti njihov alat za kreiranje softvera, gde upisujete relevantne podatke, a program kreira dokument. Potrebno je oko 20 minuta da kreirate dokument na mreži putem ove platforme.
Zaključak
Sada znate šta je dokument o obimu posla, koje su njegove komponente i šta treba, a šta ne treba raditi prilikom kreiranja profesionalnog SoW dokumenta koji će se svideti vašem klijentu. Pored toga, upoznali ste se i sa nekim primerima upotrebe SoW dokumenata.
Kako bi vam dodatno pomoglo, u ovom članku su navedeni i neki onlajn alati za kreiranje dokumenata o obimu posla, kao i biblioteke šablona. Možete kreirati SoW dokument na mreži koristeći neku od gore navedenih platformi, ili prateći korak po korak vodič ili preuzimanjem i prilagođavanjem šablona.
Možda će vas zanimati i najsavremeniji alati za elektronsko potpisivanje dokumenata, kao što su dokument o obimu posla ili radni nalozi.