Обим радног документа вам помаже да избегнете нагађања и погрешне комуникације у пројекту и да га одржавате на правом путу када сарађујете са спољним клијентима.
Данашња предузећа сарађују са више страна пре него што заврше пројекат. За такав заједнички рад, предузећима је потребан стручни документ. Тако да се касније могу позвати на то ако спољне стране које сарађују не испоруче резултате пројекта у складу са договореним спецификацијама.
Један такав пословни документ је обим посла. Потребан вам је кад год преузимате пројекте од неког другог или сарађујете са трећим лицима.
Наставите да читате да бисте научили да напишете документ о обиму рада на јасном и лако разумљивом језику. Такође ћете истражити неке онлајн ресурсе који нуде различите врсте обима радних шаблона и градитеља образаца.
Преглед садржаја
Увод
Обим посла, звани СоВ документ, је рад у коме су описане детаљне информације о основама пројекта. Многи људи то такође сматрају писаним уговором између њих и других заинтересованих страна пројекта, укључујући агенте, пружаоце услуга и подизвођаче.
Документ обично објашњава како је сваки задатак или фаза пројекта завршен, резултати, очекивани исходи, распореди плаћања и процес. Користећи ово, слободњаци или тимови могу јасно и концизно да наведу шта заинтересоване стране могу да очекују од пројекта.
У случају неспоразума, ово функционише као опција за све стране. Из ње сви знају шта треба да ураде да би пројекат успео за обоје. СоВ документ је такође фантастичан начин ефикасне комуникације—чији недостатак може довести до неуспеха односа између пројекта и клијента и заинтересованих страна.
Ессентиал Цомпонентс
У зависности од врсте вашег пројекта и индустрије, документ ће се разликовати. Међутим, ово су уобичајени елементи које морате да укључите у скоро све СоВ ради транспарентности.
Кључне информације
У сваки СоВ документ морате укључити основне детаље пројекта како би читаоци одмах схватили о чему се ради. Укључите назив пројекта, име аутора, име клијента, датум и друге кључне информације.
Циљеви пројекта
Додавање кратког описа пројекта у СоВ увек помаже. Обавезно укључите позадину пројекта, циљеве, изјаву о проблему и укључене људе, али сажето.
Опис робе и услуга као листа
Сада, дођите до најважнијег дела овог документа — робе и услуга које ћете испоручити или извршити у оквиру пројекта.
Боље је поделити резултате на мање делове и навести их као задатке и подзадатке. Било да се ради о слободном или тимском пројекту, представите задатке у табели заједно са предвиђеним датумима завршетка и људима за контакт.
Резултате пројекта
Можда није неопходно за све документе о пројекту, али помињање шта ће клијент добити када се пројекат заврши је корисно. Тако ће они знати шта могу да очекују од вас и вашег тима.
Пројецт Тиме
Време игра кључну улогу у свим пројектима; стога морате укључити време завршетка. Наведите када ћете почети да радите на томе и када ћете завршити. Такође, не заборавите да поменете све прекретнице или достигнућа која желите да постигнете на том путу.
Листа ван домета
Друга опциона компонента СоВ документа ће га одвести на следећи ниво. У овом одељку укључите све што нећете укључити у свој пројекат, али клијенти могу очекивати да то учините. Ово ће разјаснити ствари и помоћи вам да избегнете било какав неспоразум.
Протокол за промене
Како креирате СоВ пре него што започнете пројекат, касније се може појавити потреба за изменама у обиму пројекта који помињете у овом документу. Из тог разлога, потребно је да додате протокол преко којег ћете моћи да уносите измене у њега.
Услови плаћања
Сви плаћени пројекти треба да садрже одељак у коме морате да опишете трошкове пројекта и начине плаћања. Ако пројекат захтева да уложите новац за робу, рад, инфраструктуру или било које друге режијске трошкове, укључите то у овај одељак. Такође, наведите распореде плаћања, исплате прекретница и друге детаље у свом СВ документу.
Услови
Морате укључити све одредбе и услове пројекта у овом одељку. Овде такође можете објаснити термине који се користе у СоВ и све услове које раније нисте разјаснили.
Прихватање
На крају, додајте овај одељак који ће ово претворити у правно примењив уговор. Овде укључите потпис клијента и понудите простор за потписе других заинтересованих страна.
Случајеви употребе
Сваки уговор о пуштању у рад између клијента и спољне стране требало би да се деси путем СоВ документа. У наставку пронађите неке случајеве употребе у стварном свету обима Ворд докумената и њихових шаблона:
#1. Грађевинска архитектонска дела
Пошто архитектонски радови за пословне и личне зграде изискују многе трошкове, ризике и временска улагања, морате користити стандардни СоВ документ који користи већина грађевинских фирми.
Предложак испод је стандардизовани СоВ документ који укључује све виталне компоненте као што су дефиниција пројекта, информације о клијенту и пројекту, процес одабира архитекте, временски оквир пројекта, захтеви за одобрење, општи циљ итд.
Преузмите: Шаблон архитектонских радова за бесплатни МС Ворд/Гоогле документи
#2. Унутрашње и спољашње реновирање
Разне агенције за уређење дома и извођачи радова користе овај СоВ документ да финализирају појединачне или пословне пројекте реновирања. Можете користити шаблон ако сте нови учесник у овој области и немате појма како да га креирате.
Следећи предложак СоВ документа је израђен у складу са потребама америчких генералних извођача радова за реновирање пословних или стамбених зграда. Садржи сав „у оквиру“ садржај за радове на реновирању. Међутим, можете додати више или избрисати неке у складу са пројектом на којем радите.
Преузмите: Шаблон радова на реновирању за бесплатан МС Ворд/Гоогле документе
#3. Пројекти уређења стамбених и пословних простора
Пројекти уређења пејзажа укључују много мокрих радова, као и професионалне изложбе. СоВ документ је прилика за вас да покажете своју креативност и укус дизајна тако да страна која је наручила добије још једну солидну поенту да ангажује вашу агенцију.
Овај предложак СоВ за уређење пејзажа састоји се од блокова слика у које можете поставити лого бренда, палете боја бренда, иконе и примере рада. Постоји додатна празна страница коју можете користити за писање више садржаја. За сваку страницу можете променити пример пејзажне слике.
Преузмите: Шаблон Ландсцапинг СоВ за бесплатан МС Ворд/Гоогле документе
#4. Маркетинг друштвених медија
Помагање предузећима у њиховим огласима на друштвеним мрежама и маркетиншким кампањама је уносно. Овим се баве разни слободњаци и агенције за дигитални маркетинг. Ако сте и ви у овом домену, онда вам СОВ документ може дугорочно помоћи.
У наставку пронађите организован, јасан, професионални СоВ шаблон за маркетинг на друштвеним медијима који агенције и слободњаци могу да користе комерцијално. Садржи неопходне компоненте СоВ документа као што су детаљи о клијентима, описи пројеката, детаљи кампање, кључни резултати, табеле кампања итд.
Преузмите: Шаблон СоВ маркетинга на друштвеним мрежама за бесплатни МС Ворд/Гоогле документи
#5. Владини уговори
СоВ документ је веома неопходан за уговорне радове које можете добити од савезних, државних, општина и округа. Такође, видећете да је документ о обиму рада са државним уговором најразрађенији по садржају и обиму.
Овде ћете наћи пример шаблона за рад са државним уговором. Омогућава вам да додате логотип ваше агенције и други садржај пројекта као што су назив организације, назив пројекта, детаљи о аутору, позадина и циљеви пројекта, опис пројекта, распоред/распоред, предлог трошкова добављача итд.
Можда ћете морати да додате или искључите садржај у зависности од пројекта владиног уговора за који сте заинтересовани. Прођите кроз захтеве пројекта за формат СоВ документа пре подношења коначног нацрта.
Преузми: Владини уговори СоВ шаблон за бесплатни МС Ворд/Гоогле документи
Шта треба да урадите за писање СОВ документа ✔
- Укључите експлицитне детаље у вези са послом, плаћањем, ресурсима, роком, прекретницама итд.
- Додајте визуелне елементе као што су слике крајњег производа или услуге коју очекујете, графикони, графикони, табеле итд.
- Ако документ садржи пословни жаргон, побрините се да их ви и потписница дефинишете пре пуштања у рад пројекта.
- Ако се ради о дугорочном пројекту са много сложених резултата који зависе од времена, укључите распоред прегледа СОР-а у месечним или кварталним интервалима.
- Документ такође треба да садржи дефиниције успеха пројекта. Када завршите пројекат, клијент може лако да прегледа дефиниције успеха и неће бити простора за непотребне прегледе и прераде.
- Нека СоВ буде јасан, концизан и кратак. Немојте користити непотребна пунила да бисте продужили документ.
- Морате да направите нацрт документа сарађујући са спољним и интерним заинтересованим странама. На пример, интерне заинтересоване стране ће бити ваш пројектни тим, а спољне заинтересоване стране ће бити клијент и добављачи треће стране.
- Наведите блиско повезане услуге које не долазе са пројектом, као што су хостинг након развоја веб локације, објављивање апликација након развоја апликације, итд., осим ако клијент не плати услугу.
Сада, хајде да пређемо на не треба да напишемо документ о обиму посла (СОВ).
Немојте писати СОВ документ ❌
- Не устручавајте се да користите шаблоне СоВ докумената и примере релевантног пројекта када креирате свој. То ће уштедети време и труд.
- Не уврштавајте нејасан и двосмислен садржај у документ који подизвођачи, продавци и друга трећа лица могу искористити у своју корист и проузроковати вам новчану штету.
- Немојте журити са процесом израде документа о обиму рада. Седите са својим сарадницима и пажљиво испланирајте документ тако што ћете укључити све дефиниције, прекретнице, ограничења, буџет итд.
- Не заборавите да јасно наведете резултате у пројекту који су „ван домета“ и „у обиму“.
- Уколико пројекат захтева одређено трајање стручног усавршавања, не заборавите да то укључите у документ заједно са трошковима.
- Неким СоВ документима недостаје ток рада корак по корак о томе како клијент треба да ревидира резултате како би могао да прогласи завршетак пројекта. Уверите се да не направите ову грешку. Укључите унапред одобрене кораке који дефинишу пројекат као завршен према условима пуштања у рад.
- Дугорочни пројекти могу захтевати одступања, измене обима, измене резултата, итд. Не заборавите да поменете такве могућности у документу о пројекту.
Даље, проверите бесплатне ресурсе шаблона за СОВ документе.
Бесплатни ресурси за шаблоне
Смартсхеет
На Смартсхеет-у корисници могу пронаћи разне бесплатне шаблоне за рад за личну употребу. Овде су шаблони доступни у Адобе ПДФ-у, Мицрософт Ворд-у, Мицрософт Екцел-у, Гоогле документима и Гоогле табелама.
Дигитални маркетинг, комерцијална изградња, развој софтвера, дизајн ентеријера, веб дизајн и ремоделирање су неке популарне индустрије у којима можете користити ове шаблоне ове платформе.
Темплате Арцхиве
Архива шаблона је још једна веб страница на којој можете пронаћи бесплатне ресурсе за креирање обима радних докумената. Шаблони су различитих дизајна и формата тако да можете бирати према свом бренду или пројекту. Штавише, можете их лако преузети и уредити да бисте добили јединствени СоВ документ.
ФормСвифт
ФормСвифт вам омогућава да креирате документ о обиму рада за ваш следећи предлог пројекта на два начина. Прво преузмите генерички шаблон у Мицрософт Ворд-у или Адобе ПДФ-у са његове веб локације. Затим можете попунити празнине да бисте креирали прилагођени СоВ документ.
Друго, можете да прођете кроз вођени програм за прављење софтвера где уписујете релевантне детаље, а програмер наставља да креира документ. За креирање документа на мрежи на овој платформи потребно је око 20 минута.
Завршне речи
Дакле, сада знате обим радног документа, његове компоненте и ствари које треба и не треба радити за креирање професионалног СоВ документа који ће се свидети вашем клијенту. Штавише, открили сте и неке случајеве употребе у којима можете користити СоВ документе.
Да би вам додатно помогао, у чланку су наведени неки онлајн обим градитеља радних докумената и библиотеке шаблона. Можете креирати СоВ документ на мрежи користећи било коју од горе наведених платформи, било пратећи водич корак по корак или преузимајући и прилагођавајући шаблон.
Можда ће вас занимати и врхунски алати за е-потписивање докумената као што су обим посла или радни налози.