Da li ste u potrazi za alatom za upravljanje projektima koji savršeno odgovara vašem timu i načinu poslovanja?
Možda se nalazite na raskrsnici, razmišljajući da li da izaberete vizuelno intuitivan Trello, potpuno zasnovan na Kanban principu, ili minimalistički Notion, orijentisan na stranice i bogat funkcijama.
Onda ste na pravom mestu! Na osnovu bogatog iskustva u testiranju i recenziranju softvera, danas ću uporediti popularne alate za upravljanje projektima i zadacima: Trello i Notion.
Pročitajte ovaj sveobuhvatni vodič do kraja, dok analiziramo prednosti i nedostatke Trello-a u odnosu na Notion, kako biste bili u mogućnosti da donesete informisanu i sigurnu odluku.
Šta je Trello?
Trello je moderan, dinamičan i vizuelan alat za upravljanje projektima, pogodan za pojedince, mala preduzeća, agencije i velike korporacije. Nudi vizuelni pristup bez potrebe za kodiranjem, za praćenje zadataka i projekata, planiranje, dodeljivanje obaveza i komentare. Slobodnjaci i honorarci ga često koriste upravo zbog ovih karakteristika.
Možete kreirati table, liste i kartice kako biste predstavili različite aspekte vašeg ličnog ili profesionalnog života, i lako upravljati zadacima uz pomoć interfejsa „prevuci i pusti“.
Iz perspektive poslovanja i agencija, Trello se ističe kao alat za zajedničko upravljanje projektima i koordinaciju tima. Njegove zajedničke table, dodeljivanje zadataka i komunikacija unutar platforme pomažu preduzećima i agencijama da upravljaju projektima i radnom snagom, bilo da se radi o udaljenom, lokalnom ili hibridnom radu.
Pročitajte i: Trello protiv monday.com: Poređenje najboljih alata za upravljanje projektima
Trello kao alat za upravljanje projektima (PM)
Upravljanje projektima ne mora da se svodi na korišćenje dosadnih Ganttovih dijagrama u Excelu. Zaslužujete više, a tu Trello stupa na scenu kao vizuelni alat za upravljanje projektima.
Bilo da je u pitanju upravljanje kućnim poslovima ili projektima velikih kompanija sa hiljadama zaposlenih, Trello nudi sve što vam je potrebno: jednostavnost, intuitivan korisnički interfejs, napredne funkcije PM alata i pristupačnost.
U nastavku su navedene PM funkcije koje Trello čine nezamenljivim alatom:
- Trello PM šabloni vam pomažu da brzo pokrenete projekte, bez gubljenja vremena na planiranje.
- Možete automatizovati Kanban table ili druge prikaze projekta uz pomoć dugmadi, komandi i pravila koristeći Butler automatizaciju.
- Učinite Trello centralnim alatom za vas i vaše zaposlene, povezivanjem drugih aplikacija putem Power-Ups dodataka.
- Istražite jedinstvene načine za povećanje produktivnosti i profitabilnosti projekata koristeći Trello integracije.
- Sedam različitih vizualizacija zadataka i podzadataka:
- Prevlačenje i ispuštanje Kanban tabli
- Prikaz vremenske linije za bolji uvid u napredak projekta
- Prikaz kalendara za planiranje, premeštanje i procenu nedeljnog ili mesečnog korišćenja radne snage
- Prikaz tabele za opšti pregled sa pristupom većem broju informacija o zadacima
- Prikaz kontrolne table za pregled jednog ili više projekata na Trello-u iz ptičje perspektive
- Prikaz radnog prostora za vizualizaciju projekata iz različitih odeljenja ili timova
- Prikaz mape za sagledavanje zadataka i projekata sa regionalne perspektive
Kako Trello funkcioniše?
Vaše putovanje u upravljanju projektima na Trello-u počinje kreiranjem novog radnog prostora. Unutar Trello radnog prostora možete kreirati table, a unutar tih Trello tabli možete dodati onoliko lista i kartica koliko vam je potrebno. Međutim, možete direktno dodati i Trello table, ali u svakom slučaju morate odabrati radni prostor u kojem će se nalaziti.
Na gornjoj levoj traci sa alatkama, kao i na panelu sa leve strane, pronaći ćete Trello dugmad za navigaciju. Kada kreirate novi radni prostor, Trello automatski prebacuje prikaz na novokreirani radni prostor. Da biste pronašli postojeće ili istražili unapred konfigurisane Trello šablone, možete kliknuti na opcije kao što su Radni prostori, Nedavno, Sa zvezdicom i Šabloni na Trello traci sa alatkama.
Kada se nađete u radnom prostoru, možete koristiti navigacioni panel sa leve strane da biste se kretali kroz Kanban table projekta, videli ko radi na projektu sa kartice „Članovi“ ili prešli na alternativne prikaze projekta kao što su tabela ili kalendar.
Prednosti Trello-a u PM
Trello praktično nema krivu učenja kao PM alat, što je primarna prednost ovog izvanrednog softvera za upravljanje zadacima.
Druge ključne prednosti su:
- Možete obezbediti profesionalne i poslovne dokumente na mreži zahvaljujući višeslojnoj strategiji enkripcije aplikacije Trello. Podaci se šifriraju tokom prenosa i čuvanja.
- Bez obzira da li radite sa desktop računara, Chromebook-a ili pametnog telefona, postoje namenske aplikacije koje sinhronizuju podatke. Možete pauzirati rad na Trello Android aplikaciji i nastaviti na svom Windows računaru bilo kada i bilo gde.
- Dostupna je besplatna probna verzija, tako da možete testirati alat pre nego što se odlučite za kupovinu.
- Trello je vrlo prilagodljiv i može se koristiti za različite tipove projekata, od ličnih zadataka do složenih poslovnih poduhvata.
Ograničenja Trello-a kao PM alata
- U Trello-u ne postoji ugrađeni prikaz projekta u obliku Ganttovog dijagrama. Međutim, možete instalirati Trello Power-Up dodatak da biste ga kreirali.
- Ne možete postaviti automatske sekvence zadataka niti lako vizualizovati zavisnosti među zadacima.
- Trello-ove mogućnosti izveštavanja su osnovne u poređenju sa specijalizovanim alatima za upravljanje projektima.
Pročitajte i: Trello protiv ClickUp: Izbor najboljeg softvera za upravljanje projektima
Šta je Notion?
Notion je alat za produktivnost zasnovan na blokovima. Idealan je za kreiranje organizacionih wikija, mapa puta za razvoj proizvoda, stranica sa ciljevima i ključnim rezultatima (OKR), beleški sa sastanaka ili planera odmora.
Kao editor sadržaja zasnovan na blokovima, Notion vam omogućava da dodate gotovo sve na svoju ploču za upravljanje projektom. Na primer, možete dodati blokove za tekstove, brojeve, naslove, tabele, citate, oblačiće, slike, itd.
Najbolja stvar kod Notion-a je to što možete objaviti svoj rad kao javnu web stranicu, tako da svako može bezbedno pristupiti sadržaju bez mogućnosti izmene. Ako planirate crowdfundig kampanje ili projekte od javnog interesa, Notion vam pruža platformu za kreiranje projektnih tabli i objavljivanje projekta kao web stranice.
Notion je pogodan i za pojedince i za preduzeća. Možete razviti prilagođene poglede i tokove rada koristeći njegov pristup razvoju sa niskim kodom. Ova funkcija je korisna kada želite da stvorite jedinstveno iskustvo za svoje klijente.
Notion kao alat za upravljanje projektima (PM)
Notion je sveobuhvatan alat za upravljanje projektima. Nudi različite funkcije PM alata, poput „blokova“ u Notion-u. Bilo da se radi o prikazima projekta, sortiranju i filtriranju, zavisnostima projekta, podgrupama, bazama podataka i svojstvima projekta, Notion ima sve što vam je potrebno.
Budući da je Notion minimalistički alat za produktivnost sa niskim kodom, možda će vam u početku biti malo teško upravljati projektima. Ovde u pomoć priskače Notion Template opcija. Naći ćete stotine relevantnih šablona besplatno na Notion Templates. Ili, možete pretražiti internet i pronaći premium i plaćene šablone koje su kreirali stručni Notion programeri.
Kako Notion funkcioniše?
Notion funkcioniše kao fleksibilan medij za kreiranje sadržaja koji koristi sistem zasnovan na blokovima. Možete kreirati projektne table postavljanjem i prilagođavanjem ovih blokova. Blokovi mogu predstavljati različite vrste informacija kao što su tekst, baze podataka, kalendari, prikazi i još mnogo toga.
Notion se prilagođava vašim specifičnim potrebama, omogućavajući vam da prebacite Kanban tablu za upravljanje projektima u bazu podataka ili obrnuto u samo nekoliko klikova.
Za potrebe udaljenog rada, Notion nudi radne prostore za saradnju u koje možete pozvati interne i eksterne članove. Sa druge strane, možete ga koristiti i kao radni prostor za ličnu produktivnost, za upravljanje kućnim poslovima, profesionalnim zadacima i hobijima.
Možete početi da upravljate projektima dodavanjem prazne stranice u Notion-u. Zatim možete dodati druge elemente kao što su tabele, table, kalendari, galerije i još mnogo toga sa platna editora blokova. Ako imate nekoliko projekata ili odeljenja u svom poslovanju, možete kreirati posebne Notion timske prostore i dodati Notion stranice unutar tih radnih prostora.
Prednosti Notion-a u PM
Primarna prednost Notion-a je njegova funkcija razvoja stranica sa niskim kodom. Trebalo bi da koristite ovaj alat ako imate iskustva u upravljanju projektima i želite da kreirate jedinstvene poglede koje ne koristi nijedno drugo preduzeće. Takođe, imate fleksibilnost da transformišete Notion stranicu u različite formate kao što su wikiji, baze podataka, web stranice, kontrolne table, automatizovani tokovi posla, itd.
U nastavku su navedene druge važne prednosti ovog alata:
- Besplatna probna verzija za testiranje projekta bez troškova.
- Besplatna probna verzija uključuje sve osnovne funkcije neophodne za upravljanje složenim projektima.
- Objavljivanje stranica kao web stranica bez plaćanja troškova hostinga.
- Minimalistička platforma za upravljanje projektima bez ometanja.
Ograničenja Notion-a kao PM alata
- Notion ima strmu krivu učenja.
- Njegova fleksibilnost i prilagodljivost mogu biti previše kompleksni za nove korisnike.
- Ne sadrži klasičnu vremensku liniju nalik Ganttovom dijagramu.
- Kreiranje vremenske linije projekta u Notion-u zahteva stručnost i mnogo ručnog rada ako ne želite da koristite neki od Notion šablona.
Trello vs Notion: Poređenje karakteristika
Ova tabela će vam pomoći da shvatite da li vam je potreban Trello ili Notion za predstojeći projekat:
| Upoređene karakteristike | Trello | Notion |
| Automatizacija | Kreiranje automatizacije je lako uz navigaciju na ekranu. | Automatizacija tokova rada projekta je izazovan zadatak. |
| Šabloni | Ogromna kolekcija relevantnih PM šablona za mnoge oblasti | Notion uglavnom nudi osnovne šablone besplatno; Napredne PM šablone morate kupiti od trećih strana. |
| Kapacitet za otpremanje datoteka | Neograničen, počevši od ograničenja besplatnog plana od 5 MB i neograničeno za sve plaćene planove. | Veličina za otpremanje datoteke 10 MB/datoteka za besplatni plan i 250 MB/datoteka za sve plaćene planove. 5 GB po prilogu samo u plaćenim planovima. |
| Istorija stranica i evidencija aktivnosti | Istorija radnih prostora projekta je dostupna za ceo život. | Notion briše istoriju nakon 7 dana za besplatni nivo, 30 dana za nivo plus i 90 dana za nivo poslovanja; Neograničena istorija stranica je dostupna samo za funkciju web stranice Enterprise plana. |
| Objavljivanje stranica kao web stranica | Ne možete objaviti Trello table kao web stranice | Možete objaviti Notion stranice kao web stranice. |
| Prilagođeni domeni | Ne možete objaviti Trello table kao web stranice. | Možete kupiti prilagođene domene notion.site za javne web stranice. |
| Gantogram i vremenske linije | Možete lako kreirati Ganttove grafikone ili vremenske linije u Trello-u koristeći besplatno dostupne dodatke. | Vremensku liniju možete sami da razvijete ili koristite neki od plaćenih šablona kupljenih od trećih strana. |
| Podrška više jezika | Dostupno | Dostupno |
| Automatizacija baze podataka | Nije dostupno | Dostupno |
| Kreiranje budžeta projekta | Nije podržano | Podržano |
| Kreiranje računa i faktura | Nije podržano | Podržano |
| Pristup pomoći i podršci | Jednostavno | Izazovno |
Slučajevi korišćenja Trello-a za upravljanje projektima
Trello je idealan za projekte kao što su marketing, dizajn, inženjering, ljudski resursi, upravljanje proizvodima, itd. Evo dva primera upotrebe u kojima sam uspešno koristio Trello:
#1. Planiranje kalendara sadržaja
Trello je odličan alat za upravljanje kalendarom sadržaja za marketing. Vaši marketinški timovi mogu kreirati Trello table za potrebe planiranja.
Na tablama možete dodati liste kako biste organizovali faze kreiranja sadržaja, kao što su ideja, izrada, uređivanje i objavljivanje. Kartice mogu predstavljati pojedinačne delove sadržaja (npr. postove na blogu, objave na društvenim mrežama), sa zadacima i rokovima za ispunjavanje rokova.
#2. Praćenje potencijalnih kupaca i tok prodaje
Praćenje potencijalnih klijenata i prodajnog procesa je takođe lako uz Trello. Trebalo bi da kreirate različite table za različite prodajne projekte. Zatim kreirajte liste koje će predstavljati prodajni tok ili tok posla: generisanje potencijalnih klijenata, kvalifikacija, pregovori i zatvoreni poslovi. Pojedinačne Trello kartice mogu predstavljati potencijalne klijente, a možete dodeliti kartice različitim prodavcima.
Upravljanje projektima: Slučaj upotrebe Notion-a
Možete koristiti Notion za upravljanje projektima iz oblasti kao što su projektovanje, proizvodnja, inženjering i razvoj proizvoda. Evo primera gde sam nedavno koristio Notion:
#1. Mapa puta proizvoda i planiranje karakteristika
Timovi za razvoj proizvoda i softvera često koriste Notion za osnovne i složene faze svojih projekata. Možete postaviti bazu podataka za praćenje funkcija ili korisničkih priča, uključujući detalje kao što su prioritet, status, odgovorne osobe i rokovi. Zatim povežite elemente baze podataka sa elementima projekta kao što su tabele, table, vremenske linije i kalendari, za trenutnu vizualizaciju.
Pored toga, Notion-ova prilagođena svojstva, odnosi i filteri omogućavaju detaljnu kategorizaciju i određivanje prioriteta karakteristika proizvoda. Na kraju, možete integrisati dokumente, makete i beleške sa sastanka sa Notion-om.
Trello protiv Notion: Zaključak
Ako tražite alat od osnovnog do naprednog upravljanja projektima, Trello je bolji izbor.
Pre svega, Trello je jednostavan PM alat koji svako može koristiti. Kao novi korisnik, možete ga koristiti za upravljanje malim projektima, ličnim hobijima, listama obaveza, deljenje manjih dokumenata, jednostavnu saradnju itd.
S druge strane, Notion zahteva praksu kako za nove, tako i za postojeće menadžere projekata. Morate razumeti upotrebu vremenskih linija projekta, polja projekta, zadataka, zavisnosti zadataka i svojstava bloka pre nego što uspešno možete upravljati projektima na Notion-u.
Drugo, cene Trello-a su pristupačnije od Notion-a. Dobijate solidan broj funkcija za upravljanje komercijalnim projektima na Trello-u sa malim timom besplatno. Besplatne funkcije Notion-a su prilično ograničene i namenjene su samo pojedinačnim korisnicima.
Kada se porede plaćeni planovi, Standardni plan pretplate za Trello nudi mnogo više funkcija po pristupačnoj ceni od iste pretplate na Notion.
Sledeće, razmotrite Jira softverske alternative za besprekorno upravljanje projektima.