Недавно прилагођавање ка раду од куће учинило је дигиталне документе за тимски рад неизоставним. Онлајн сарадња тимова омогућила је реализацију пројеката без физичког присуства свих чланова на истом месту.
Тимски рад је од виталног значаја за успешну реализацију великих пројеката. У прошлости, то је често захтевало да сви чланови тима буду физички присутни на истој локацији. Међутим, са наглим порастом броја запослених који раде на даљину, индустрија је морала да се прилагоди и пронађе алтернативна решења, попут онлајн докумената за тимску сарадњу.
Замислите ситуацију где радите на важном пројекту са својим тимом, а рок се ближи. Један од чланова тима, из личних разлога, није у могућности да дође на посао. Пројекат би вероватно каснио да ваш тим не користи софтвер за колаборацију на документима. Уз помоћ оваквог софтвера, можете позвати одсутног колегу да се укључи у рад, а пројекат се може наставити несметано.
Сада, хајде да погледамо неке од најбољих онлајн платформи за тимску сарадњу на документима и њихове кључне предности.
Понедељак
Када се спомене понедељак, често се јављају асоцијације на монотонију и досаду, међутим, Понедељак тежи да промени ту перцепцију. Овај алат је прилагођен потребама запослених који раде на тимским пројектима. Тимови могу да креирају персонализоване токове рада, а Понедељак се флексибилно прилагођава како би најбоље одговарао захтевима сваког тима.
Понедељак је погодан за компаније различитих величина и нуди богат спектар функција:
- Омогућава вам да ефикасно додељујете задатке члановима тима и пратите њихов напредак. Ова функција значајно смањује могућност недовољне јасноће у вези са радним задацима приликом рада на мрежи.
- Интерфејс апликације је прегледан и једноставан, што вам омогућава да сагледате целину пројекта захваљујући интуитивном распореду.
- Користећи симбол @, можете лако означити чланове тима, што знатно олакшава комуникацију. Чланови тима више не морају да размењују дугачке мејлове ради једноставних питања.
- Интегришите све релевантне апликације на једно место, чинећи Понедељак централном платформом за тимске пројекте. Можете учитавати датотеке са Google Drive-а, Dropbox-а и других извора података.
- Платформа није ограничена на један уређај, већ обезбеђује приступ вашем пројекту преко свих главних платформи. Понедељак је тренутно доступан на вебу, Android-у, iPhone-у и iPad-у.
ClickUp
ClickUp је свеобухватна апликација која олакшава тимски рад на пројектима захваљујући својим специјализованим функцијама. Његова потпуно прилагодљива и јединствена функционалност чини је незаобилазном за предузећа свих величина. ClickUp вам омогућава да једноставно управљате групним задацима, документима, подсетницима, циљевима, календарима и другим елементима.
Такође, можете користити опцију за размену порука за слање приватних или групних порука унутар платформе.
Неке од предности коришћења ClickUp-а:
- Доступно вам је осам различитих прегледа за управљање тимским пројектима.
- Постоје ситуације када члан тима ради на неколико пројеката истовремено. ClickUp вам омогућава креирање прилагођених статуса који се могу мењати за сваки пројекат посебно.
- Идеалан је алат за администраторе, јер могу да додељују задатке већем броју чланова тима истовремено. Администратори могу пратити сваки додељени задатак користећи приказ табеле и опцију за мултитаскинг.
- ClickUp користи SCRUM методологију како би пружио прегледан и информативан приказ различитих параметара на платформи.
- Интеграције са другим апликацијама су беспрекорне, а платформа вам омогућава учитавање датотека из свих популарних апликација.
Испробајте ClickUp да видите како може да помогне вашем тиму.
Document360
Document360 је платформа која омогућава тимовима да складиште и организују важне информације на једном месту. Пружа све потребне алате за сарадњу на документима: једноставно дељење, ток рада, историју верзија, коментарисање, означавање, подсетнике за преглед и друго.
Има једноставан кориснички интерфејс који олакшава генерисање и дистрибуцију садржаја. Такође, садржи и уграђену опцију претраге, тако да корисници могу брзо пронаћи информације које траже у оквиру документације.
Креирајте и уредите чланке користећи моћне опције за документацију, као што су:
- Креирање водича, стандардних оперативних процедура, приручника за запослене, референтних докумената, системских докумената и белешки о издању.
- Document360 има уређиваче богатог текста, попут WYSIWYG и Markdown едитора. Поред тога, подржано је и праћење верзија и коментарисање чланака за интерну сарадњу са члановима тима.
- Менаџер категорија помаже вам у креирању категорија и поткатегорија, груписању сличних датотека и успостављању добро структуиране хијерархије свих ваших информација.
- Аутоматски се складишти садржај и увек можете вратити претходне верзије избрисаног садржаја.
- Document360 вам омогућава да својим корисницима доделите различите улоге, омогућавајући вам да управљате приступом сваком садржају.
- Омогућите вашим запосленима или клијентима једноставан приступ вашој документацији уз једноставну регистрацију.
Document360 се повезује са различитим софтверским апликацијама, укључујући Microsoft Teams, Slack, Chrome, Zapier и Integrate како би обезбедио несметану тимску сарадњу.
Zoho Writer
Zoho је још један алат за обраду текста заснован на cloud-у са широким спектром функција који синхронизује ваше документе у реалном времену. Zoho обезбеђује да се ваши MS Word документи учитају на платформу без грешака у форматирању. Zoho вам такође омогућава сарадњу на тимским пројектима користећи опције дељења у реалном времену. Док делите документе са осталим члановима тима, можете пратити њихове курсоре и измене које врше.
Неке од предности коришћења Zoho Writer-а укључују:
- Zoho-ова природа заснована на cloud-у чини тимску сарадњу ефикасном и брзом.
- Документи које креирате у Zoho-у не заузимају локални простор за складиштење вашег рачунара, већ се чувају у cloud-у.
- Функција синхронизације у реалном времену осигурава да ваши документи неће бити изгубљени у случају непредвиђених проблема.
- Zoho има нови кориснички интерфејс са једноставном навигацијом до свих важних опција за обраду текста.
- Администратори могу контролисати права приступа сваког члана тима и додељивати дозволе за одређене функције.
Dropbox Paper
Dropbox Paper је онлајн алат за тимску сарадњу на документима од стране технолошког гиганта Dropbox. Ако ваш тим у великој мери користи Dropbox за складиштење датотека, Dropbox Paper има много предности за вас. Тимови могу лако организовати документе, додељивати задатке, креирати токове рада и сарађивати на пројектима.
Алати за управљање задацима у Dropbox Paper-у олакшавају функције које би иначе могле бити компликоване у онлајн окружењу. Платформа вам омогућава да означавате друге чланове тима, додељујете задатке и ефикасно управљате обавезама. Неке од интересантних карактеристика ове платформе укључују:
- Можете делити различите мултимедијалне садржаје у Dropbox Paper-у, као што су YouTube линкови, GIF-ови, Pinterest табле, локације на Google mapama, audio са SoundCloud-а и друго.
- Paper подржава директан приказ датотека и скица. Такође, можете претворити своје документе у PPT без потребе за апликацијом треће стране.
- Можете одабрати шаблон за ваш пројекат из огромне библиотеке шаблона на Dropbox Paper-у. Доступни су бројни шаблони за brainstorming, покретање производа, спецификације производа, праћење грешака и друге сврхе.
- Dropbox Paper нуди могућност повезивања вашег календара са платформом. Ваш цео распоред рада се синхронизује са платформом. Paper се прилагођава и омогућава приступ дневном распореду, документима, задацима и догађајима са састанака директно из апликације.
- Мобилна апликација вам омогућава да фотографишете помоћу камере и дајете повратне информације.
Google Docs
Google Docs је Google-ов софтвер за обраду текста који користи другачији приступ у односу на традиционалне алате. Већина програма за обраду текста, попут Word-а и Open Office-а, су offline алати који су локално инсталирани на рачунарима. За разлику од њих, Google Docs је програм за обраду текста заснован на cloud-у коме је за рад потребна интернет конекција.
Опредељивање за онлајн приступ отвара нове могућности за тимску сарадњу у оквиру програма за обраду текста. Docs вам омогућава дељење докумената са другим члановима тима, што га чини корисном платформом за тимску сарадњу. Треба имати на уму да је Docs углавном програм за обраду текста и да не нуди прилагођене функције као остали алати на овој листи. Упркос томе, Docs је и даље одлична опција за тимску сарадњу, нарочито ако га користите као примарни програм за обраду текста.
Неке од предности коришћења Google Docs-а:
- Google Docs шаље обавештења путем мејла када се документ дели са вама.
- Чланови тима не морају посебно да се пријављују за Docs; довољно је имати Google налог за коришћење платформе.
- Можете видети недавне измене документа и чланове тима који су их извршили.
- Можете једноставно учитавати све релевантне формате Word докумената у Docs.
- Функција синхронизације у реалном времену осигурава да не изгубите податке у случају прекида везе.
Ако користите Google Workspace за своје пословање, можда бисте желели да испробате овај софтвер како бисте ефикасно управљали е-поштом.
Bit
Bit није само обичан програм за обраду текста; он је углавном намењен за тимске пројекте. Можете креирати динамичне белешке, документе, wiki-je, базе знања, пројекте, извештаје за клијенте, техничку документацију и још много тога користећи моћне алате за управљање на Bit-у. Такође, можете да креирате посебне радне просторе за сваки ваш пројекат.
Сарадња на Bit-у је ефикасна и помаже вам да одржите транспарентност између различитих чланова тима.
Неке од предности коришћења Bit-а:
- Функција Workspace на Bit-у омогућава вам да организујете своје пројекте, клијенте и тимове. Такође, можете премештати документе између радних простора, чиме се избегава вишеструко учитавање истог фајла.
- Функција означавања помоћу „@“ је одлична за побољшање ефикасности током тимске сарадње.
- Bit има минималистички, али иновативни уређивач који вам омогућава да једноставно креирате документе. Ефикасност је додатно појачана повезивањем уређивача и опција за сарадњу у реалном времену.
- Можете додавати визуелне веб линкове, мултимедију, видео записе, графике, дизајн, уграђивања, постове на друштвеним мрежама, анкете и друге елементе директно у уређивач.
- Bit вам такође омогућава праћење интеракције са документима које делите. Ови подаци су користан начин за побољшање ваших докумената и привлачење веће пажње.
- Можете да сачувате све ваше битне фајлове на Bit-у како бисте побољшали употребљивост решења на више платформи.
Confluence
Confluence је колаборативни радни простор који омогућава тимовима да ефикасно сарађују, организују и објављују садржај. Овај отворен и колаборативан алат помаже вашем тиму да даје свој максимум. Често је тешко пратити измене, коментаре и повратне информације других чланова тима, али ова платформа решава тај проблем. Имате могућност универзалне претраге која вам омогућава да претражујете цео радни простор и брзо пронађете потребне информације.
Неке предности коришћења ове платформе укључују:
- Confluence вам омогућава интеграцију апликација са Atlassian Marketplace-а. Atlassian Marketplace је платформа са више од 3.000 апликација које можете додати на платформу.
- Платформа је доступна на различитим уређајима као што су Android, iOS и веб.
- Нуди првокласну Jira интеграцију директно у платформи.
- Пружа одличне организационе функције, а опција универзалне претраге је посебно корисна.
- У библиотеци шаблона постоји много корисних шаблона за маркетинг, производе, људске ресурсе и друго.
- Нуди беспрекорну интеграцију са популарним платформама као што су Trello, Slack, Microsoft Office, Invision, Dropbox, Google Drive и осталима.
- Confluence користи стандарде за заштиту приватности и шифровање података верификоване у индустрији.
Microsoft Word
Microsoft Word је већ дуго синоним за софтвер за обраду текста. Word је увек био лидер у индустрији пружајући поједноставно, али моћно решење за обраду текста. Међутим, Microsoft је подигао софтвер на виши ниво увођењем функција за тимску сарадњу. Најновија верзија Word-а нуди различите функције, као што су:
- Опција за претварање докумената у веб странице без коришћења апликација треће стране.
- Можете једноставно делити документе са члановима тима користећи функцију дељења у реалном времену у Word-у.
- Word долази са уграђеним преводиоцем, што је посебно корисно када радите са члановима из различитих култура.
- Можете додавати 3D моделе директно у ваше документе помоћу Word-а.
- Функција синхронизације у реалном времену осигурава да никада не изгубите своје документе.
- Word је сада доступан на Android-у, iOS-у, вебу и Windows-у, олакшавајући ток рада на више платформи.
Notion
Вероватно сте ово очекивали, зар не?
Notion је платформа са највише функција и једноставна је за коришћење за тимску сарадњу. Ова платформа омогућава предузећима да поједноставе своје пословање, постављају циљеве, прате ток посла, управљају потенцијалним клијентима и много тога преко јединственог централизованог алата. Има интерфејс за превлачење и испуштање који вам олакшава организацију, преуређивање и развој нових идеја или планова.
Notion нуди значајне предности за тимску сарадњу, као што су:
- Notion омогућава предузећима да креирају и одржавају базу знања за различите задатке, као што су упутства за пројекте, упутства за кодирање, HR процеси и друго.
- Платформа нуди уграђени календар и Kanban табле које чланови тима могу користити за креирање бележака и праћење напретка.
- Чланови тима могу додавати коментаре на задатке и пројекте ради побољшане комуникације и транспарентности.
- Можете користити Notion API за интеграцију система са различитим апликацијама трећих страна, као што су Slack, Figma и Invision.
- Креирање листа обавеза, припрема белешки са састанака и постављање недељних распореда постаје изузетно једноставно помоћу ове платформе.
Такође, можете користити Notion на сопственом домену. Ако из било ког разлога нисте задовољни, можете испробати неки од горенаведених софтвера за сарадњу на документима као алтернативу Notion-у.
Завршна напомена 👩💻
Онлајн тимска сарадња омогућава ефикасно креирање пројеката, избегавајући недостатке конвенционалног развоја, као што су време које се троши на путовање до канцеларије и фиксно радно време. Коришћење онлајн докумената је неопходно за организовање тока рада, постављање дневних задатака и друге ствари.
Платформе попут Notion-а, Monday-а и Paper-а су посебно прилагођене пројектима везаним за тимове са специјализованим функцијама. Ове платформе су идеалне за предузећа свих врста и појединце.
Google Docs, Word и Zoho су софтвери за обраду текста који омогућавају сарадњу у реалном времену. Међутим, ове апликације немају организационе карактеристике као други алати на овој листи.
Након овога, размотрите истраживање најбољих онлајн табела за ваше пословање.