Vaš ugovor ne mora biti potpisan tradicionalno, olovkom na papiru, da bi bio pravno valjan. Digitalno potpisivanje dokumenata uz pomoć alata kao što je Zoho Sign štedi vreme, novac i pojednostavljuje proces.
U današnjem vremenu, kada klasična papirologija polako odlazi u prošlost, prelazak na digitalne potpise je logičan korak. Osim što su brži i praktičniji, digitalni potpisi su i ekološki prihvatljiviji.
Iako je na tržištu dostupan veliki broj softvera za digitalno potpisivanje, preporučljivo je odabrati pouzdano rešenje kao što je Zoho Sign, koje je profesionalno i pristupačno.
Šta je to digitalni potpis?
Digitalni potpis predstavlja tehniku koja služi za potvrdu autentičnosti i integriteta digitalnog dokumenta, softvera ili poruke. Koristi se kriptografija kako bi se dokument zaštitio od neovlašćenog manipulisanja i falsifikovanja. Digitalni potpisi su pravno obavezujući u mnogim državama, uključujući i Sjedinjene Američke Države.
Zašto je potreban digitalni potpis?
Ušteda vremena i novca
Tradicionalna obrada dokumenata za potpisivanje uključuje pripremu nacrta, štampanje, skeniranje i slanje poštom. Može proći i nekoliko nedelja dok se potpisani dokumenti ne vrate. Digitalni potpis eliminiše ove korake, čime se štedi vreme i novac.
Efikasnost i sigurnost
Digitalni potpisi predstavljaju sigurnu alternativu tradicionalnim potpisima na papiru. Nema potrebe za štampanjem, skeniranjem ili slanjem fizičkih dokumenata. Takođe, smanjuje se rizik od falsifikovanja.
Pristupačnost
Za sve vrste dokumenata koji se razmenjuju na daljinu, digitalni potpis je izuzetno praktičan. Omogućava stranama da bezbedno potpisuju dokumente sa bilo koje lokacije, što značajno povećava efikasnost poslovanja.
Bolji imidž kompanije
Upotreba papira za potpisivanje dokumenata negativno utiče na životnu sredinu. Prelaskom na digitalne potpise, smanjuje se ovaj negativan uticaj, što stvara ekološki osvešćen imidž u poslovnom svetu.
Pravna valjanost
U većini zemalja, digitalni potpisi su pravno priznati, jednako kao i svojeručni potpisi. Bilo da je reč o ugovoru, sporazumu, elektronskoj transakciji ili bilo kom drugom pravnom dokumentu, digitalni potpis garantuje autentičnost i integritet dokumenta, što ga čini pravno obavezujućim na sudu.
Integritet
Digitalni potpis je koristan i za održavanje integriteta digitalnog dokumenta. Koriste se kriptografski algoritmi za generisanje jedinstvene heš vrednosti. Ako neko pokuša da izmeni dokument, heš vrednost će biti drugačija, što dokazuje neovlašćenu promenu.
Automatizacija radnog procesa
Potpisi na papiru zahtevaju koordinaciju i ručno praćenje kako bi se osiguralo da su dokumenti ispravno potpisani i da je poverljivost podataka zaštićena. Takođe, postoje mogućnosti za kašnjenja, greške i kršenje procedura.
Prelazak na digitalne potpise znači prelazak na standardizovan i automatizovan radni proces koji je pouzdan i bez grešaka.
Kako Zoho Sign može pomoći sa digitalnim potpisima
Ukoliko još uvek koristite tradicionalne metode potpisivanja dokumenata, vreme je da razmislite o Zoho Sign. Ovaj softver omogućava bezbedno potpisivanje i upravljanje poslovnim dokumentima sa bilo koje lokacije, u samo nekoliko klikova.
Ova sveobuhvatna aplikacija za digitalno potpisivanje pomaže vam da eliminišete komplikovan proces ručnog potpisivanja. Uz nju, dobijate pravno valjane i zaštićene dokumente, koji se ne mogu menjati nakon potpisivanja. Pored toga, softver vam omogućava da potvrdite identitet potpisnika i potpisujete dokumente sa bilo kog mesta, uz maksimalnu usklađenost sa zakonom.
Pogledajmo sada ključne karakteristike Zoho Sign.
Jednostavnost potpisivanja i slanja
Zoho Sign pruža jednostavan i intuitivan način za potpisivanje i slanje dokumenata na digitalno potpisivanje. Dokument se lako otprema, dodaju se primaoci i definišu polja za popunjavanje pre slanja. Za potpisivanje, dovoljno je otvoriti link iz mejla, uneti verifikacioni kod ako je potrebno i potpisati dokument.
Besprekorno upravljanje dokumentima
Upravljanje dokumentima na ovoj platformi je veoma jednostavno. Omogućava vam da pratite status dokumenta i preduzmete dalje korake u skladu sa tim. Pored toga, Zoho Sign omogućava kompletan uvid u sve izvršene akcije nad dokumentom. Nudi detaljan pregled istorije promena na dokumentu i potvrdu o završenom procesu za sve dokumente bez otvorenih zadataka.
Šabloni dokumenata za višekratnu upotrebu
Funkcija šablona u Zoho Sign štedi vam vreme i trud kreiranjem novih ugovora od nule svaki put kada ih koristite. Korisnici Professional i Enterprise paketa mogu kreirati šablone za ugovore o prodaji, ugovore o radu i pravilnike o društvenim mrežama, koji se često koriste.
Nakon kreiranja šablona, moguće je pregledati i urediti ih za svaku specifičnu priliku, promeniti vlasništvo, kreirati SignForm (dostupno samo administratorima organizacije) ili izbrisati šablone. Šabloni ostaju u sistemu dok ih ručno ne izbrišete.
Slanje dokumenata na veliko
Zoho Sign omogućava slanje jednog ili više dokumenata većem broju primalaca istovremeno, koristeći opciju masovnog slanja. Ova funkcija, dostupna samo uz Enterprise paket, je posebno korisna kada kadrovska služba treba da pošalje ažuriran pravilnik na potpis svim zaposlenima u kompaniji.
Podrška za Open AI integraciju
Korisnici Zoho Sign sa plaćenom pretplatom, koji koriste data centre u SAD i imaju važeći Open AI API ključ, mogu koristiti ChatGPT i Open AI integraciju preko Zoho-ovog AI asistenta Zia. Podaci iz vaših dokumenata dele se sa Open AI i mogu se koristiti za različite svrhe, uključujući dobijanje sažetaka dokumenta.
AES i QES
Korisnici svih plaćenih paketa, koji koriste data centre u SAD, mogu dobiti AES (Advanced Electronic Signature) sertifikate za svoje potpise preko TrustFactory-ja, kompanije sa sedištem u Južnoj Africi. Korisnici moraju da se registruju na TrustFactory i konfigurišu integraciju da bi dobili ovu funkciju.
Zoho Sign takođe sarađuje sa Uanataca SA, provajderom usluga verifikacije identiteta sa sedištem u EU. Uz njihovu pomoć, korisnici Enterprise paketa mogu potpisivati dokumente putem QES (Qualified Electronic Signature).
Mobilne aplikacije Zoho Sign
Ako ste često u pokretu, možete instalirati Zoho Sign Android ili iOS aplikaciju na svom mobilnom uređaju. Ove aplikacije su podjednako efikasne za potpisivanje, praćenje i slanje dokumenata, kao i upravljanje šablonima.
Zoho Sign API-ji
Zoho Sign takođe nudi API-je za integraciju digitalnog potpisa u bilo koju aplikaciju. Bez obzira na specifične zahteve vašeg projekta, možete lako primeniti primere koda na željenom programskom jeziku.
Fleksibilni i skalabilni API-ji mogu se implementirati u kratkom vremenskom periodu. Svi dokumenti potpisani putem API-ja su u potpunosti prihvatljivi na sudu. Dobijate najviši nivo bezbednosti uz industrijski standardni OAuth 2.0 protokol.
Integracija sa vodećim platformama
Verovatno koristite različite poslovne i komunikacione alate. Zoho Sign se može integrisati sa popularnim aplikacijama kao što su Microsoft 365, Google Workspace, Zoho CRM, Zoho HRMS, Zapier, Box, MS Teams, Formstack Documents i Integromat.
Generisanje izveštaja
Administratori organizacije mogu pristupiti detaljnim izveštajima koje generiše Zoho Sign za sve dokumente potpisane i poslate putem vašeg naloga. Dostupni su filteri po kategorijama, kao što su tip dokumenta, status dokumenta (završen, opozvan, odbijen, istekao), važnost dokumenta i istorija aktivnosti.
Po default-u se generišu izveštaji za poslednjih 30 dana, ali je moguće generisati izveštaje na nedeljnom ili mesečnom nivou. Izveštaji se mogu preuzeti na lokalni sistem u CSV formatu.
Cene Zoho Sign
Individualni korisnici mogu koristiti besplatni Zoho Sign paket, koji omogućava potpisivanje do pet dokumenata mesečno. Za veće potrebe, možete birati između Standard, Professional i Business paketa, sa cenom od 10 USD po korisniku mesečno.
Dostupna je i 14-dnevna besplatna probna verzija Zoho Sign, gde možete isprobati sve funkcije Enterprise paketa. Postoji i jednostavan, transparentan API plan za digitalno potpisivanje, sa naplatom po potrošnji.
Završne reči
Digitalni potpis ne samo da olakšava potpisivanje dokumenata na daljinu, već pruža i dodatni nivo zaštite od neovlašćenog pristupa. To je ekološki prihvatljiv proces koji ne zahteva upotrebu papira i omogućava praćenje svih promena za potrebe revizije.
Zoho Sign je pristupačna aplikacija za digitalno potpisivanje, koja vam omogućava da kreirate dokumente, šaljete ih na potpis i brzo dobijate povratne informacije. Mali i veliki preduzetnici, kao i privatni korisnici, mogu koristiti ovaj softver za obradu pravnih dokumenata.
Kompanije se takođe mogu odlučiti i za druge Zoho aplikacije, poput Zoho Assist i Zoho Payroll.