Када пошаљете е-пошту у Оутлоок групу контаката (формално позната као листа за дистрибуцију), можда ћете желети да сакријете адресе е-поште у групи од прималаца. Ево најлакшег начина да заштитите приватне податке људи.
Преглед садржаја
Шта је контакт група?
У Оффице 365 (О365), Мицрософт-овој верзији за претплату на Оффице, две одвојене групе су замениле листе дистрибуције:
О365 групе: Дизајниране за сарадњу у покрету међу групом људи, ове групе укључују дељено поштанско сандуче, календар, складиште датотека, планер и ОнеНоте бележницу. Ово је одлично за мале пројектне тимове, организовање проба ваше локалне позоришне групе или било који други сценарио где су вам потребни брзи и једноставни алати за сарадњу.
Групе контаката: Ово је гомила адреса е-поште додати групи. Уместо да сваког од њих појединачно додајете у е-пошту, можете да пошаљете име групе имејлом и сви у тој групи ће бити додати као примаоци. Ако мислите да ово звучи баш као листа за дистрибуцију, били бисте у праву, са једним значајним изузетком: подразумевано се листе дистрибуције (и О365 групе) појављују у глобалном адресару ваше организације како би их сви могли видети. Групе контаката су вам личне.
Ако немате О365 и користите самосталну верзију Оффице-а без веб апликација, можда ћете и даље имати доступне листе дистрибуције. Показаћемо вам како да сакријете имена прималаца у групи контаката, али исти кораци функционишу и за листе дистрибуције.
Зашто бисте сакрили имена у контакт групи?
Понекад је то само уобичајена љубазност. Ваши пријатељи би могли бити у реду да их контактирате путем е-поште, али они вероватно не желе да се њихове контакт информације деле са свима којима шаљете масовне е-поруке.
Мноштво проблема са заштитом података и усклађеношћу пружа добре разлоге за скривање нечије адресе е-поште. Ако имате посла са било којом осетљивом информацијом, посебно финансијским или медицинским, вероватно сте обавезни да идентитет људи чувате приватним.
Адресе е-поште је често лако повезати са стварном особом јер их ХИПАА у Сједињеним Државама и ГДПР у Европи сматрају „индивидуалним информацијама“. Дакле, ако шаљете е-пошту групи за подршку, на пример, не би требало да делите контакт информације примаоца.
Како сакрити имена у контакт групи?
Добра вест је да је сакривање имена коришћењем опције БЦЦ када креирате своју е-пошту једноставно.
БЦЦ је скраћеница за слепу копију. Готово сигурно сте користили опцију ЦЦ (царбон цопи) када желите да укључите некога ко није примарни прималац е-поште. БЦЦ ради тачно као ЦЦ, осим што примаоци БЦЦ виде само име пошиљаоца и име особе у пољу „За“.
Људи којима је приложено БЦЦ такође не виде да ли је некоме дато ЦЦ и не добијају никакве одговоре ако неко кликне на „Одговори свима“.
БЦЦ поље није видљиво подразумевано када креирате нову е-пошту, али је лако приступити. Отворите нову пошту у Оутлоок-у и кликните на Опције > БЦЦ.
Ово ће приказати поље БЦЦ у новој пошти.
Ово морате да урадите само једном. У будућности ће све поруке е-поште приказивати опцију БЦЦ. Ако желите да сакријете поље БЦЦ, кликните на Опције > БЦЦ из било које е-поште и оно се више неће појавити.
Сада када је видљиво, унесите своје име у поље „За“ и своју контакт групу у поље „БЦЦ“.
Сви у контакт групи ће добити е-пошту, али ће моћи да виде само особу која ју је послала (ви) и особу у пољу „Прима“ (такође и вас).
Када то урадите први пут, размислите о томе да ставите белешку у е-поруку која објашњава људима да користите БЦЦ да бисте заштитили њихову приватност. Ово ће спречити ваше мање упућене у технологију примаоце да се запитају зашто добијају имејл који изгледа као да је од вас!