Софтвер и е-пошта су моћан дуо који је револуционисао пословање предузећа, гурајући их ка интегрисанијим, ефикаснијим и модернијим процесима.
Моћ једноставног, али ефикасног пријемног сандучета е-поште је невероватна и одлучује о квалитету ваше корисничке подршке. Међутим, када исто пријемно сандуче користи више људи за читање, управљање, одговарање и брисање разговора са клијентима, ствари могу лако измаћи контроли.
Стога су алати за управљање тимским имејлом постали кључни предуслов за успех корисничког сервиса е-поште.
Овај чланак дели неке од најбоље дељених алатки за пријемно сандуче које ће вам помоћи да на најбољи начин искористите пријемно сандуче вашег тима и да их одржите без нереда.
Почнимо са кратком дискусијом о дељеним сандучићима.
Преглед садржаја
Шта је дељено пријемно сандуче и како функционише?
Више корисника користи дељено пријемно сандуче е-поште за проверу и одговарање на долазне е-поруке и управљање разговорима са клијентима. Можете их користити за заједнички календар, омогућавајући вашим тимовима да закажу и прегледају радне смене или одморе, као и корисничку подршку.
За разлику од традиционалне пословне е-поште, дељено пријемно сандуче нема свој кориснички ИД и лозинку. Дакле, не можете се директно пријавити на њих и захтевати дозволу за приступ коју вам даје администратор. Ова дозвола варира, као што је „Потпун приступ“ или „Пошаљи као“. Када добијете приступ, можете се пријавити у своје приватно сандуче и приступити пријемном сандучету тима. Приступ се такође може разликовати код различитих добављача софтвера.
Три уобичајена типа дозвола за приступ су:
- Потпуни приступ – Можете се пријавити у дељено пријемно сандуче и деловати као његов власник.
- Пошаљи као – Можете се представљати у пријемном сандучету и слати е-пошту.
- Пошаљи у име – можете послати е-поруку у име дељеног пријемног сандучета.
Зашто вам треба софтвер за дељено пријемно сандуче?
Када имате мали тим, број људи који приступају вашим сандучићима за подршку је мали и нема забуне. Редови за прослеђивање нису огромни и шансе да ће е-порука остати непримећена данима су занемарљиве.
Међутим, како се ваше пословање повећава, погрешна комуникација постаје све већа, а људи имају тенденцију да превиде имејлове за које мисле да могу да руководе други. Заборављени разговори, забачени мејлови и дуплирани одговори су неке од главних болних тачака у таквим случајевима. Агенти за подршку такође постају стидљиви због тога што мисле да могу дозволити другима да одговоре на ову конкретну поруку или да сачекају док други не ухвате корак.
Неки други проблеми укључују:
- Улоге и одговорности: Нема правила за „ко“ ради на „којим“ имејловима
- Дифузно власништво: Сви мисле да ће неко други одговорити
- Нема видљивости ствари: Недостатак релевантних података о сваком агенту за подршку и њиховом учинку
Дакле, заједнички софтвер за пријемно сандуче!
Софтверске функције заједничког пријемног сандучета
Ево изузетних карактеристика коришћења дељеног пријемног сандучета, што ће вам помоћи да донесете бољу одлуку:
Тимско управљање е-поштом
Софтвер за дељено пријемно сандуче нуди једноставно управљање адресама е-поште за подршку, нпр [email protected], [email protected], [email protected]итд. Ово такође побољшава транспарентност јер не морате да прелазите између екрана или да се пријављујете на више налога да бисте одговорили на е-пошту.
Даље, имате централизовани преглед свих кључних пријемних сандучића који вам омогућавају да брзо и ефикасно одговорите на упите. Такође можете да доделите улоге, избегавате напуштене е-поруке и уздржите се од слања дупликата одговора.
Интерна дискусија
Важна карактеристика софтвера за дељено сандуче је интерна дискусија или систем „белешки“ који вам омогућава да делите важне информације о е-поруци у облику белешки или коментара. Омогућава персонализацију е-поште у заједничком пријемном сандучету, штеди време за претраживање контекста и повећава ефикасност.
Дакле, сви корисници могу да разговарају једни са другима путем интерних белешки без потребе да прослеђују е-пошту тамо-амо.
Избегните судар агената и забуну пријемног сандучета
Сукоб агента се дешава када два члана тима одговоре на исти упит корисника и нуде различиту резолуцију. Ово утиче на кредибилитет вашег система подршке. Софтвер за заједничко управљање е-поштом вам омогућава да избегнете ову забуну аутоматским претварањем долазних е-порука у карте за подршку додељене различитим агентима путем правила рутирања. Овај задатак може бити и ручни.
Аутоматски одговори и шаблони
Већина алата за дељено пријемно сандуче нуди унапред припремљене одговоре и шаблоне. Можете их користити да понудите брзе одговоре и да се позабавите сличним упитима. Ови аутоматизовани одговори и унапред припремљени одговори повећавају доследност и тренутно омогућавају члановима вашег тима да тренутно реше уобичајене проблеме клијената.
У наставку је листа најбоље дељених алата за пријемно сандуче који нуде одличне функције групног управљања е-поштом.
Хајде да их брзо истражимо. 😎
ПроПрофс Хелп Деск
ПроПрофс Хелп Деск је паметан и ефикасан софтвер заснован на облаку са моћном функцијом дељеног пријемног сандучета која вам омогућава да без напора управљате својим потребама за подршком. Нуди заједнички простор за све пријемне сандучиће за подршку, као нпр [email protected], [email protected], [email protected], [email protected]и [email protected]итд.
Долази са једноставним корисничким интерфејсом сличним Гмаил-у који вам омогућава да пратите број тикета додељених агенту, надгледате њихов учинак током одређеног временског периода и нудите подршку 24к7 са било ког уређаја.
Карактеристике
- Тимска сарадња за брже решавање карата
- Једноставан и лак за коришћење кориснички интерфејс
- Праћење и праћење агената
- 24к7, било када, било где, приступ
Фресхдеск
Фресхдеск је један од најбољих тимских софтвера за управљање е-поштом који нуди многе одличне функције, као што је аутоматско претварање долазних е-порука у тикете којима се може одредити приоритет, означити и посебно доделити. Постоји интерна сарадња, а такође можете да смањите број одговора које шаљу ваши агенти тако што ћете поједноставити функције.
Фресхдеск такође нуди детекцију судара агената и интеграцију апликација за проширење могућности ваших дељених пријемних сандучића и система за помоћ.
Карактеристике
- Релевантни филтери
- Групне карте са ознакама
- Аутоматизујте свакодневне и понављајуће одговоре
- Прегледи улазница и долазних е-порука у реалном времену
ДрагАпп
ДрагАпп је још један софтвер за управљање тимским имејлом који се налази унутар вашег приватног Гмаил пријемног сандучета и омогућава вам да примате, управљате, додељујете и одговарате на долазне дељене е-поруке. Можете да делите групне имејлове, као што је „[email protected]”, “[email protected]“, итд., и аутоматизујте своје токове рада помоћу правила.
Омогућава организовање долазних е-порука у визуелним таблама и олакшава интерну сарадњу путем интерних ћаскања, белешки и дељених нацрта. Можете лако доделити имејлове и пратити који агент ради на ком разговору. Даље, нуди фантастичну функцију генерисања извештаја за дубински увид у податке о купцима и запосленима.
Маилфлов
Маилфлов је све-у-једном пријемно сандуче за тимове који нуди флексибилне радне просторе. Алат омогућава једноставно дељење е-поште без захтева за прослеђивање е-поште или цц корисницима. Корисници се могу одлучити за интерне дискусије без слања интерних нити клијентима.
Е-поруке клијената ће се директно синхронизовати са тимом, што олакшава прилагођавање за сваки тим, као што су подршка, запошљавање, продаја, менаџер пројекта и програмери.
Карактеристике
- Лака тимска сарадња
- Менаџери е-поште
- Лако праћење и праћење е-поште
ХубСпот
Хубспот је један од водећих алата за дељено пријемно сандуче који вам омогућава да повежете све адресе е-поште вашег тима са централним или универзалним пријемним сандучетом за ефикасан рад и паметну сарадњу. Такође можете повезати дељене адресе е-поште са Хубспот Пријемно сандуче за разговоре да бисте имали универзални преглед е-порука у свим одељењима и избегли пропуштање чак ни једне е-поште.
Долази са правилима рутирања и алатима за продуктивност, обезбеђујући ефикасну доделу улазница и омогућавајући беспрекорно праћење.
Карактеристике
- Брендирање
- Универзално пријемно сандуче за холистички преглед е-поште у одељењима
- Чет-ботови за аутоматизоване одговоре
- Ћаскање уживо и поруке на друштвеним мрежама.
Кајако
Кајако нуди моћан алат за ефикасно и без напора управљање дељеним имејловима. Нуди прилагођене приказе свих ваших разговора и омогућава вам да их означите за будуће референце и брзо руковање. Можете аутоматски да усмеравате сложене упите стручним стручњацима за подршку и минимизирате време одговора за хитне упите.
Карактеристике
- Макрои и конзервирани одговори
- Аналитика за увид у метрику одговора
- Управљање вишеканалним разговорима
- Више интеграција треће стране
Приватне белешке омогућавају вашим агентима да интерно сарађују, избегавајући судар одговора и конфузију у пријемном сандучету. Такође можете добити универзални преглед свих активности купаца.
Хелп Сцоут
Тхе Хелп Сцоут омогућава вам да ефикасно примате, решавате, управљате и додељујете дељене е-поруке, а да притом не будете збуњени. Можете да организујете све захтеве за подршку у један ред, или да креирате засебне поштанске сандучиће за различите брендове, одељења и дељене адресе е-поште. Олакшава интерну сарадњу без напора путем приватних белешки, ознака и сачуваних одговора. Можете брзо да прелазите између разговора за ћаскање и е-поште да бисте видели све нове долазне упите у реалном времену.
Остале функције укључују напредну претрагу, брзе прегледе, обавештења и оцене задовољства, индикаторе у реалном времену за откривање колизије, прилагођену фасциклу, групне одговоре, аутоматизацију тока посла итд.
ХаппиФок
ХаппиФок омогућава вам да своје дељене пријемне сандучиће одржавате чистим и организованим у сваком тренутку без губитка ефикасности и праћења долазних е-порука. Нуди брзу миграцију ваших групних пријемних сандучића, као што су дељено пријемно сандуче Гмаил и Оутлоок, итд., у ХаппиФок Хелп Деск и омогућава вам да искористите његове функције за побољшане функције подршке.
Карактеристике
- „Задаци“ и „роки“ да останете организовани.
- Додавање претплатника на улазнице
- Упозорења о судару
- Паметна правила и унапред припремљене акције
Једна од карактеристичних карактеристика је да ради за сва одељења, као што су „[email protected]”, “[email protected]”, “[email protected]“, и „[email protected]“, итд. Можете да распоредите радно оптерећење како желите коришћењем функције „Категорије” и креирањем редова ваших дељених нити за пријемно сандуче да бисте их решили уредно.
Хивер
Хивер је јединствени софтвер за дељено пријемно сандуче који омогућава вашем тиму да сарађује у оквиру Гмаил-а и пружа фантастично корисничко искуство. Контролна табла за дељено пријемно сандуче налази се директно у вашем личном Гмаил-у и омогућава вам да делегирате долазне упите једним кликом. Можете писати приватне белешке и делити их одмах са својим тимом за беспрекорну сарадњу.
Карактеристике
- Власништво е-поште и статус е-поште
- Тренутна интерна сарадња из личног Гмаил пријемног сандучета
- Аутоматизовани токови посла и анкете о задовољству купаца
- Увид у делотворан увид у кршења СЛА и расподелу радног оптерећења
Такође можете пратити кључне метрике и учинак агента са једне контролне табле. Хивер такође нуди шаблоне е-поште за брже добијање одговора. Такође вам омогућава да претворите свој Гмаил налог у службу за помоћ. Такође можете да пређете на Гмаил који покреће Хивер ради преласка без напора.
Гроове
ГроовеХК је један од најбоље дељених алата за пријемно сандуче за предузећа која се тренутно скалирају и траже транзицију без напора. Помаже вам да лако пратите све и управљате целокупним дељеним пријемним сандучетом. Сва долазна комуникација са клијентима, као што су е-поруке, ћаскања, поруке на друштвеним мрежама, телефонски разговори, итд, долазе на једном месту.
Можете да доделите карте одређеним члановима тима, да сарађујете преко приватних белешки, да доведете чланове тима у петљу преко „@помињања“ и да се позабавите откривањем судара. Његове невероватне функције извештавања и праћења омогућавају вам да максимално искористите своје ресурсе.
СуппортБее
СуппортБее је ефикасан алат за сарадњу путем е-поште са познатим интерфејсом е-поште и нуди беспрекорне функције за сарадњу. Можете да доделите карте одређеним агентима или одређеним тимовима, коментаришете их и разговарате о њима по потреби. Ваши агенти могу да деле нацрте одговора да би их прегледали пре него што их пошаљу клијенту.
СуппортБее се може похвалити муњевитим увозом долазних е-порука и има функцију аутоматског ажурирања која не захтева ручно освежавање. Постоје три категорије улазница – одговорено, неодговорено и архивирано. Дакле, можете одмах да видите тикете којима је потребна хитна пажња и да их решите по приоритету.
СхаредБок
СхаредБок је помоћна служба и софтвер за дељено пријемно сандуче изграђен на Слацк-у који вам омогућава да управљате комуникацијом са клијентима и нудите подршку директно са ваше Слацк контролне табле. Можете да примате поруке, твитове и е-поруке у Слацк-у и да сарађујете на дељеној е-пошти и Твиттер налозима.
Сваки налог има сајт за подршку где ваши корисници могу да управљају и одговарају на комуникацију са клијентима. Такође можете додати више имејлова.
Заједничке алатке за пријемно сандуче: време је да е-пошту учините више сарадничким
Алати за дељено пријемно сандуче који се овде деле чине много више од једноставног управљања пријемним сандучићима за подршку. Они штеде време, повећавају задовољство купаца и побољшавају продуктивност вашег тима за корисничку подршку. Штавише, они вам помажу да негујете транспарентну и одговорну организациону културу и олакшавају видљивост у целом систему.
Можете да направите правила рутирања, сачувате одговоре за подршку, поставите своју генерацију потенцијалних клијената на аутопилот тако што ћете креирати цхат бот и унети више контекста у своје разговоре.
Дакле, инвестирајте у било који од ових алата и дајте свом послу прави почетак!