Да ли вам управљање пројектима и одређивање приоритета постаје превише компликовано? Како би било сјајно када би постојао начин да вам помогне да разумете који задаци захтевају какву пажњу и енергију.
Ту на сцену ступа Импацт Еффорт Матрик или 2×2 матрица. То је алатка која поједностављује одређивање приоритета и помаже тимовима и појединцима да се поново повежу са својим циљевима и идентификују кораке који се могу предузети за почетак рада.
Ако тражите једноставан шаблон матрице напора утицаја, овај чланак је одличан увод. Али прво, хајде да вас упознамо са основама матрице напора удара.
Преглед садржаја
Шта је матрица утицаја напора?
Матрица утицаја напора или матрица 2×2 није ништа друго до алат који предузећа и појединци користе за ефикасно одређивање приоритета задатака. Одређивање приоритета се дешава тако што се анализира напор који треба уложити за неки задатак и упоређује се са утицајем који ће имати.
Углавном, матрица напора утицаја се креира размишљањем са вашим тимом. То вам омогућава да идентификујете укупан број задатака и пројеката за све чланове тима. Тада можете схватити важност и хитност тих задатака.
Помоћу ове вежбе можете да идентификујете редослед задатака које треба обавити да бисте постигли најбољи ефекат уз најмању количину напора.
Обично су задаци са најмањим напором и највећим утицајем они на које треба да се фокусирате. Међутим, то не значи да су задаци малог напора и малог утицаја бескорисни. Понекад чак и они могу помоћи на овај или онај начин.
4 квадранта матрице утицаја напора
4 квадранта матрице ударног напора су као што је приказано у наставку:
Ова четири блока су одвојена тако што имају Утицај на Кс-осу и Напор на и-осу. Сваки од блокова је следећи:
#1. Брзе победе – мали напор и велики утицај
Овај блок обухвата све задатке који се могу обавити лако или брзо, али значајно утичу на компанију или ваш рад. Задаци у овом блоку су од највећег приоритета.
#2. Велики пројекти – велики напори и велики утицај
Овај блок укључује све задатке који захтевају значајан напор и имају огроман утицај. Они се сматрају дугорочним циљевима компаније и имају прилично висок приоритет.
#3. Допуне – мали напор и мали утицај
Овај блок укључује све задатке који се лако могу обавити, али не пружају довољно велики утицај. Дакле, задаци из овог блока нису највећи приоритет.
Међутим, и даље можете да обављате ове задатке у свом додатном времену или када се не осећате продуктивно, само да бисте их склонили са пута.
#4. Незахвални задаци – велики напор и мали утицај
Овај блок укључује све задатке који одузимају много времена и труда, али не дају довољно утицаја. Ови задаци су веома непотребни и треба их оставити поништеним ако треба да се ураде сви други задаци.
Када користити матрицу утицаја напора?
На матрици утицаја напора морате радити кад год ви или ваш тим имате више пројеката или задатака са широким спектром потенцијалних користи.
Такође вам је потребан кад год сте збуњени око најбољег правца акције или одлучивања одакле да почнете.
Понекад вам матрица 2×2 чак може помоћи да организујете ток посла и учините га без нереда.
Обично старт-уп или мање организације имају тону различитог посла који треба да обави веома мала група људи. У таквој хаотичној структури многе идеје и пројекти би могли бити спутани. Дакле, матрица може сортирати тај неред и покренути организацију.
Ево листе невероватних предности које матрица утицаја напора има за вас и ваш тим:
Предности матрице утицаја и напора
#1. Држите све у току и синхронизујте
Најбоља корист од матрице напора утицаја је заправо начин на који доводи све на исту страницу за рад ка циљу. Ваш тим такође може да користи шаблоне матрице утицаја да би додао још један слој организовања посла.
#2. Оптимизујте ресурсе и њихову алокацију
Када знате које задатке треба обавити и када их треба обавити, можете управљати својим ресурсима и правилно их распоредити. Дакле, критични ресурси се чувају за приоритетне задатке.
#3. Креира редослед радних задатака и поставља приоритете задатака
Матрица утицаја напора помаже у стварању низа акција/задатака организованих на основу приоритета. Ово ствара линеарни пут којим тим треба да следи.
#4. Усклађује тим са циљевима компаније
Поред проналажења приоритетних задатака, матрица такође објашњава зашто задацима треба дати приоритет. Дакле, тим разуме циљеве који стоје иза њега и, заузврат, разуме циљеве компаније.
#5. Уштеда времена и максимална ефикасност у току рада
Са матрицом можете избећи трошење времена на ствари које захтевају превише времена за много мањи утицај. Дакле, ваш ток посла постаје временски осетљивији, а ваша радна ефикасност се повећава.
Колико год лако изгледала матрица напора утицаја, још увек постоји неколико ствари које можете да урадите да бисте максимизирали предности и корисност ове праксе.
Савети за олакшавање матрице утицаја напора
#1. Дефинишите јасне циљеве за матрицу
Зашто је све важно свуда. Побрините се да то пронађете и за матрицу. Поседовање јасних циљева и разлога за креирање матрице ће вам дати тачан правац да правилно извршите ову праксу.
#2. Размислите о свим активностима и задацима са својим саиграчима
Браинсторминг увек омогућава холистичку дискусију о стварима. Ако то радите са својим саиграчима, то ће донети другачију перспективу на матрицу, а задаци се могу одредити приоритетима имајући на уму све.
#3. Направите солидан акциони план за процес након креирања матрице
Само стварање матрице напора утицаја неће довести до тога. Заправо, имати чврст план акције и извршити га је једина ствар која може. Дакле, уверите се да имате спреман план за све задатке и њихове секвенце за несметан ток посла.
#4. Имајте јаку комуникацију унутар тима и правите извештаје за задатке
Када посао започне, мораћете проактивно да комуницирате са тимом да ли су редослед или приоритети били довољно тачни.
Ако је било области побољшања, обавезно направите извештај о томе како је било прилагођавања за следећи пут када будете правили другу матрицу напора за утицај.
То је било све што је требало да знате о Импацт Еффорт Матрик-у. Сада, да видимо неколико шаблона Импацт Еффорт Матрик који ће вам олакшати живот!
Миро
Миро је фантастичан алат дизајниран за тимове и појединце да креирају графиконе, табеле, мапе и још много тога за планирање и организовање ствари.
Док смо користили овај шаблон, ево неколико ствари које смо открили:
- Аспект дизајна је веома лак за корисника, и свако ко има основно знање о модификовању ових шаблона дизајна може користити овај алат
- Нема много помоћи у објашњавању како функционише шаблон матрице напора утицаја, тако да ће почетник можда морати да истражи шта је то и како се ради.
- Док започињете свој први дизајн, алат тражи ваше искуство у коришћењу алата за дизајн као што је Миро, што га чини погодним за почетнике у смислу дизајна.
Миро је фреемиум алат, тако да га можете користити за бесплатно креирање шаблона. Међутим, можете га надоградити и за приступ врхунским функцијама као што су неограничени пројекти, сарадња са више чланова тима итд.
Луцидспарк
Луцидспарк је још један алат за дизајн посебно креиран за продуктивност и задатке везане за посао. Има једноставан кориснички интерфејс и лако креирање и уређивање шаблона.
Ево карактеристика шаблона Луцидспарк матрице напора утицаја:
- Корисничко сучеље је једноставно и брзо; можете брзо креирати матрицу додавањем пројеката у кутије
- Шаблон има основни дизајн, али можете додати слике и променити боје и фонтове да бисте га учинили својим
- Основни распоред четири квадранта је направљен тако да садржи задатке са променљивим нивоима напора и утицаја, не само да их дефинише под једним блоком, већ их можете померити у складу са тим.
Можете бесплатно да почнете са Луцидспарк-ом, али такође можете да га надоградите да бисте приступили другим премиум функцијама.
Цанва
Цанва је алат за дизајн који се може користити за све врсте дизајнерских потреба. Можете га користити за прављење графикона продуктивности као што су матрица напора утицаја, дизајн логотипа, инфографика и још много тога.
Ево неколико ствари о Цанва шаблону за матрицу напора утицаја:
- Садржи мноштво дизајнерских карактеристика као што су додавање елемената, промена боја и фонта, додавање слика и видео записа, прављење анимација итд., што је донекле претерано
- Одличан алат за кориснике који ће га често користити за друге захтеве дизајна и креирање садржаја
- Шаблон матрице утицаја има традиционални дизајн који може само да наведе задатке испод блокова и нема прилагођене нивое за исте.
Само за продуктивну употребу, Цанва може изгледати мало превише напредна за многе почетнике.
Међутим, може бити одличан алат за средње или напредне кориснике за креирање јединствених дизајна и шаблона.
Бесплатно је за коришћење, али поседовање премиум верзије ће вам омогућити приступ различитим шаблонима и другим елементима.
Креативно
Креативно је алатка за дизајн продуктивности посебно направљена за предузећа и организације за обављање организационих задатака као што је креирање шаблона матрице утицаја напора.
Ево карактеристика шаблона Цреатели утицаја матрице напора:
- Шаблон је лак и шарен, са врло једноставним начинима за записивање задатака испод сваког квадранта
- Распоред матрице олакшава разумевање, али не нуди виши ниво прилагођавања
- Погодан за почетнике, али ограничава кориснике да прилагођавају шаблон за бољи дизајн и изглед матрице
Иако Цреатели није најбољи за прилагођавање, он ради свој посао веома добро и одлично је решење за вође тимова и менаџере који желе да задатак обаве лако и брзо.
Мапа групе
Мапа групе је један од најбољих алата на овој листи за шаблон матрице утицаја напора. Комбинује најбоље из оба света, тј. дизајн и ефикасност.
Ево карактеристика шаблона матрице напора утицаја групе:
- Шаблон је изузетно добро направљен, где можете само да кликнете било где и почнете да пишете задатке, а и даље ће изгледати невероватно
- Распоред је веома флуидан и можете микроподесити нивое утицаја и напора који су потребни за тај задатак
- Нема много посла у погледу дизајна, али шаблон има атрактиван дизајн који ради свој посао
Што се тиче дизајна, постоји ограничење за ваше прилагођавање где можете да промените позадину и распоред осе како би одговарао вашим потребама. Међутим, уз минималан напор можете направити одличну и ефикасну матрицу.
Аиоа
Аиоа је алат за дизајн мапе продуктивности где можете пронаћи шаблоне за дијаграме тока пројекта, графиконе, матрице итд.
Ево карактеристика Аиоа шаблона матрице напора утицаја:
- Са шаблоном је лако радити и има довољно опција дизајна да додате мало прилагођавања
- Изглед матрице ударног напора карактерише флуидан дизајн са појединачним пројектним кутијама како би се сваки од њих исправно идентификовао
- УИ је прилагођен почетницима, али је нешто спорији од осталих алата на овој листи
Бесплатна пробна верзија Аиоа-е траје само 7 дана, након чега морате да набавите премиум верзију да бисте креирали нове шаблоне.
Фигма
Фигма је алат за дизајн који нуди различите шаблоне за различите типове мапа и графикона који су потребни организацијама за продуктивност и управљање тимом.
Ево карактеристика шаблона матрице напора Фигма:
- Када покренете било који дијаграм или шаблон на Фигми, дочекаће вас упутство о коришћењу алата, што је одлична карактеристика за почетнике
- Ту је и кутија са упутствима о томе како да користите шаблон за матрицу напора утицаја и како га можете прилагодити за бољу ефикасност.
Алат је минималистички и нуди довољно упутства за потпуног почетника да створи респектабилну матрицу напора без туђе помоћи. Невероватно је за кориснике који први пут користе, па чак и за ветеране који желе да то ураде и брзо обришу прашину.
Веннгаге
Веннгаге је бесплатни алат за дизајн који се користи за прављење различитих шаблона за дизајн и графике. Импацт Еффорт Матрик је део пословне верзије Веннгаге, која је плаћена верзија алата.
Ево карактеристика шаблона Веннгаге матрице напора утицаја:
- Шаблон матрице напора утицаја нуди сјајан флуидан распоред где можете да прилагодите количину напора и утицај који пројекат има
- У погледу дизајна, алат нуди одлично прилагођавање и пристојан почетни шаблон за креирање атрактивног дизајна за ефикасно приказивање ваших пројеката.
Веннгаге шаблон матрице утицаја је одличан алат, али ниво прилагођавања који нуди није довољно добар да би гарантовао куповину. Без обзира на то, ако тражите добар софтвер за дизајн за више дизајнерских пројеката, ово је добар алат!
Окончање
Матрица утицаја напора је суштинска пракса за мерење временског оквира и приоритета за ваш рад. Да бисте то постигли, потребан вам је и идеалан шаблон који ради тачно онако како вам треба.
Након коришћења свих ових алата, открили смо да не морате да имате високе нивое прилагођавања да бисте добили пристојан шаблон матрице.
Међутим, ако се одлучите за алате који то нуде, можете максимално повећати атрактивност и ефикасност матрице.
Такође можете погледати неке шаблоне стабла одлука.