Шта је то и како ублажити повезане ризике?

Схадов ИТ данас постаје све присутнији у организацијама широм света како се нове и побољшане технологије и алати појављују и постају лако доступни.

Замислите ово: Док сте марљиво пратили све протоколе, постоји паралелни свет технологије који тихо напредује унутар зидова ваше организације. То се зове сенка ИТ.

То укључује запослене који користе неовлашћене алате за обављање задатака, што би могло повећати њихову продуктивност и ефикасност, али такође укључује рањивости и ризике као што су кршење података, изазови усклађености и оперативне компликације.

Стога је проналажење праве равнотеже између увођења нових идеја и осигуравања сигурности од виталног значаја када се ове акције спроводе у пракси.

У овом чланку ћу детаљно разговарати о ИТ-у у сенци, зашто се то дешава, потенцијалним ризицима и како их открити и ублажити да би се омогућила безбедност.

Хајде да почнемо!

Преглед садржаја

Шта је Схадов ИТ?

Схадов ИТ се односи на коришћење технологија, алата и софтверских решења од стране одељења и запослених унутар организације без знања ИТ одељења или добијања званичног одобрења од њих.

Једноставније речено, то је као да користите апликације или програме које ваша компанија није одобрила за извршавање задатака у вези са предузећем. Схадов ИТ може настати из потреба појединачних запослених или одељења који нису задовољни доступним ИТ системима. Можда ће им одређени алати бити згоднији или кориснији да заврше своје задатке.

Претпоставимо да користите апликацију за дељење датотека да бисте сарађивали на пројекту јер је лака за корисника, иако ваша компанија има другу одобрену платформу за ову сврху. То је сенка ИТ у акцији.

Иако може изгледати безопасно или може пружити бољу продуктивност, коришћење ових алата може имати значајне последице. Пошто их ваш ИТ тим не верификује, можда имају рањивости или им недостају адекватне мере безбедности. То може довести до излагања података, потенцијалних повреда или других сајбер напада.

Стога је важно разумети ИТ у сенци, сазнати да ли неко то практикује у вашој организацији и ублажити то што је пре могуће како бисте одржали безбедно дигитално окружење у вашој организацији.

Реасона Бехинд Схадов ИТ

Одређени запослени и одељења усвајају ИТ у сенци из неколико разлога који на први поглед изгледају лепо, али могу имати озбиљне импликације на ИТ инфраструктуру ваше организације и безбедност података.

Ево неколико разлога за ИТ у сенци:

Непознати процеси

Понекад, званични путеви за добијање нових алата у компанији могу бити прилично сложени и дуготрајни. Разумљиво је да запосленима, који су фокусирани на ефикасност, ово може бити фрустрирајуће.

Као резултат тога, могу се окренути ИТ-у у сенци и почети да користе другачији алат који служи сврси, али без званичног одобрења. Они користе ову пречицу за решавање проблема и повећање продуктивности, чак и ако долази са потенцијалним безбедносним ризицима.

Посебне потребе

Различита одељења компаније имају различите потребе које одобрена софтверска решења нису могла да задовоље. То је као да покушавате да станете у туђу хаљину.

Када се запослени суоче са овом ситуацијом, то може довести до фрустрација и губитка продуктивности. Као резултат тога, могли би сами кренути у потрагу за алатима који савршено одговарају њиховим потребама. На крају крајева, они тајно користе софтвер који њихова компанија званично не признаје или не одобрава.

Лакоћа коришћења

Претпоставимо да пронађете алатку која је супер лака за коришћење, попут апликације за паметне телефоне. Ако је доступан на мрежи, запослени би могли скочити на прву прилику да га користе, чак и ако није званично одобрен.

То је зато што је брз и згодан за коришћење да би се извршио задатак – помало као да идете пречицом кроз задњи пролаз уместо да пратите главни пут.

Празнине у продуктивности

Понекад запослени увиђају начине на које би могли да раде боље или брже, али одобрени алати компаније то баш и не помажу. Овде долази ИТ у сенци.

Можда почну да користе друге алате које сами пронађу, мислећи да ће им то помоћи да боље раде свој посао. Квака је у томе што ови алати можда нису сигурни или сигурни.

Непознавање политика

Правила и смернице компаније могу лако да пропусте, чак и најбољи запослени. Такође, неки запослени можда не знају за одређене ИТ политике, па сами траже решења. То је као да покушавате да поправите нешто код куће без претходног читања упутства за употребу.

Предност за познате алате

Размислите о коришћењу својих омиљених алата на послу, оних на које сте заиста навикли. Неки запослени могу да унесу системе или алате са својих прошлих послова или личног живота у свој тренутни посао, а да не схватају да ти алати можда нису безбедни. Ово је очигледно у случају организација које користе БИОД политике.

Притисак за испоруку

Када се прети кратак рок, запослени могу осетити врућину да што пре заврше своје задатке. Овај притисак може да их наведе да пронађу и користе алате за које мисле да ће им помоћи да брже остваре своје циљеве, чак и ако ти алати нису званично дозвољени.

Недостатак обуке

Ако компанија уводи нове алате, али не показује запосленима како да их правилно користе, то је као да некоме дате нови гаџет без упутства за употребу. У овом случају, запослени се могу вратити на алате које већ познају, чак и ако нису званично санкционисани.

Ризици и импликације ИТ-а у сенци

Коришћење ИТ-а у сенци у почетку може изгледати згодно, али носи инхерентне ризике и импликације које могу значајно утицати на вашу организацију.

Кршење података

Када запослени користе неодобрене алате, повећавају се шансе за кршење података. Таквим алатима можда недостају безбедносне мере потребне за заштиту осетљивих информација.

Недостатак контроле

Схадов ИТ често ради тихо без знања ИТ одељења. Овај недостатак видљивости значи да организације имају ограничену контролу и надзор над софтвером који се користи.

Нажалост, ово може довести до различитих изазова као што су недоследности у управљању подацима, проблеми усклађености, па чак и сукоби са целокупном ИТ стратегијом организације.

Проблеми компатибилности

Различити алати усвојени путем ИТ-а у сенци можда неће бити компатибилни једни са другима или са постојећим системима организације. Ово може створити проблеме са интеграцијом, ометајући сарадњу и продуктивност. То је као да користите делове слагалице из различитих сетова – они једноставно неће стати заједно.

Неусаглашеност са прописима

Многе индустрије имају строга правила и смернице када је у питању приватност и безбедност података. Када запослени усвоје алате без знања ИТ одељења, могли би случајно да прекрше ове прописе. Резултат могу бити велике казне и нарушена репутација.

Повећани трошкови

Привлачност бесплатних или јефтиних апликација може бити примамљива, али скривени трошкови се могу повећати. ИТ ће можда морати да додијели ресурсе да поправи проблеме с компатибилношћу, пружи подршку и осигура сигурност за алате којих нису ни знали. То је као да купујете буџетску ставку која на крају кошта више у поправкама и одржавању.

Губитак продуктивности

Иронично, најбољи алати намењени побољшању продуктивности могу на крају учинити супротно. Када алати нису званично подржани, запослени троше време на решавање проблема уместо да се фокусирају на своје стварне задатке. То је као да возите девијацијом која траје дуже од главног пута.

Репутатион Дамаге

Замислите да дође до кршења због ИТ-а у сенци, а вести о инциденту се шире. Репутација организације може бити погођена. Клијенти, партнери и заинтересоване стране могу изгубити поверење, што утиче на пословне односе и будуће прилике.

Проблеми у решавању проблема и подршци

Када запослени користе различите алате без знања ИТ-а, то може створити проблеме у решавању проблема и пружању квалитетне подршке. Ако се појаве проблеми, ИТ одељење можда неће имати стручност или ресурсе да пружи ефикасну подршку за ове неовлашћене алате. Ово може довести до продужених застоја, фрустрираних запослених и кашњења пројекта.

Губитак централизованог управљања подацима

У званичној ИТ поставци, управљање подацима и управљање су централизовани, обезбеђујући доследност, безбедност и тачност. Са ИТ-ом у сенци, подаци могу бити расути по различитим алатима, платформама и уређајима. Овај губитак централизоване контроле може довести до забуне, грешака, па чак и правних обавеза ако се не воде тачне евиденције.

Методе за откривање сенке ИТ

Откривање ИТ-а у сенци унутар ваше организације је кључно за одржавање безбедности података и оперативне контроле. Ево неколико ефикасних метода за идентификацију инстанци ИТ у сенци:

#1. Редовне ревизије

Да бисте били сигурни да је технолошки пејзаж организације усклађен са одобреним алатима, морате да спроводите периодичне ревизије.

Упоређујући листу тренутног софтвера са званично санкционисаним, можете идентификовати диспаритете или неодобрене апликације. Ове ревизије служе као проактивна мера за одржавање контроле над технолошким окружењем и спречавање усвајања неовлашћених алата који могу да угрозе безбедност и усклађеност.

#2. Анкете корисника

Анкете корисника су директан начин да се запослени укључе у разумевање технолошких решења која свакодневно користе. Ове анкете пружају драгоцене информације за идентификацију инстанци ИТ-а у сенци, где запослени усвајају софтвер који ИТ одељење не препознаје.

#3. Мониторинг мреже

Мониторинг мреже укључује пажљиво праћење тока података унутар мрежне инфраструктуре организације. ИТ тимови могу да идентификују различите неовлашћене софтвере или алате обраћајући велику пажњу на све неправилне или неочекиване обрасце у мрежном саобраћају.

#4. Мониторинг крајњих тачака

Надгледање крајње тачке је процес који укључује инсталирање специјализованог софтвера за праћење на уређајима запослених. Овај софтвер може лако пратити и снимати све алате и услуге инсталиране на уређајима запослених.

Упоређивањем снимљених пријава са одобреном листом организације, можете открити одступања.

#5. Анализа евиденције приступа

Анализа евиденције приступа подразумева пажљиво прегледање записа, као што су неовлашћени алати, појединци који их користе и време сваког приступа.

#6. Надгледање услуга у облаку

Данас технологија у облаку омогућава лак приступ разним алатима које би запослени могли да преферирају због лакоће и погодности. Због тога је праћење услуга у облаку кључно. То укључује обављање активности праћења као што су праћење и откривање коришћењем услуга и алата заснованих на облаку.

#7. ИТ и ХР сарадња

Сарадња између ИТ одељења и Људских ресурса (ХР) је од кључног значаја, посебно током процеса укључивања нових запослених.

Радећи заједно на управљању усвајањем технологије, оба одељења могу да обезбеде да нови запослени буду опремљени апликацијама, уређајима, услугама и смерницама које је одобрила компанија.

#8. Откривање аномалија у понашању

Аномалије понашања су одступања од типичних образаца коришћења технологије. Користећи алате које покреће вештачка интелигенција, организације могу да анализирају ове аномалије да идентификују било какво необично понашање које може указивати на присуство ИТ у сенци.

Како ублажити ИТ ризике у сенци?

Ублажавање ИТ ризика у сенци захтева проактивне кораке да бисте повратили контролу над технолошким пејзажом ваше организације.

Ево неколико ефикасних стратегија које треба размотрити:

Очистите ИТ политике

Постављање јасних и свеобухватних ИТ политика је камен темељац за управљање ИТ ризицима у сенци. Ове смернице треба да експлицитно наводе софтвер и апликације који су званично одобрени за употребу у организацији.

Уверите се да су ове смернице лако доступне сваком запосленом користећи платформе као што су интранет компаније или дељене базе података.

Чинећи ове смернице лако доступним, оснажујете запослене са знањем о томе који алати су санкционисани и шта спада у домен ИТ у сенци.

Схадов ИТ радионице

Схадов ИТ радионице су информативне сесије које имају за циљ да информишу запослене о могућим ризицима коришћења неовлашћених алата и њиховим импликацијама.

Ове радионице нуде драгоцене увиде у безбедност, усклађеност и оперативне последице ИТ-а у сенци, омогућавајући запосленима да доносе одлуке на основу доброг информисања, док истовремено спречавају незгоде.

Образовање и обука

Да би се повећала свест о ризицима повезаним са ИТ-ом у сенци, од кључне је важности да се периодично одржавају сесије обуке за запослене.

Едукацијом запослених о могућим безбедносним рањивостима, кршењу података и кршењу прописа који могу настати коришћењем неовлашћених алата, они могу боље да схвате последице у стварном животу. Неопходно је дати конкретне примере који илуструју такве импликације.

Штавише, важно је промовисати усвајање одобрених алата и нагласити њихов допринос очувању интегритета података, безбедности и општег здравља технолошког екосистема организације.

Цоллаборативе Аппроацх

Усвајање колаборативног приступа је од суштинског значаја, са ИТ блиском сарадњом са различитим одељењима. То значи активно укључивање запослених у дискусије о технологији, стицање темељног разумевања њихових специфичних потреба и укључивање њихових повратних информација у процесе доношења одлука.

Ангажовање запослених подстиче осећај власништва над технолошким пејзажом, осигуравајући да одобрени алати испуњавају њихове функционалне захтеве. Овај приступ не само да смањује искушење ослањања на ИТ у сенци, већ и негује културу одговорности и одговорности у коришћењу технологије.

Одобрено складиште софтвера

Направите централизовано спремиште које садржи званично одобрене софтверске алате и апликације које задовољавају различите потребе организације. Ово спремиште треба да буде лако доступно запосленима, служећи као поуздан извор када су им потребни специфични алати за своје задатке.

Нудећи избор претходно прегледаних алата, мање је вероватно да ће запослени тражити неовлашћене алтернативе.

Брза ИТ подршка

Уверите се да је ИТ подршка лако доступна и да одговара на забринутости запослених у вези са технологијом. Када се запослени сусрећу са изазовима или им је потребна помоћ са својим овлашћеним алатима, од суштинског је значаја брзо и ефикасно решење ИТ одељења.

Брза подршка смањује вероватноћу да запослени траже алтернативна, неодобрена решења из фрустрације. Брзим решавањем њихових потреба стварате окружење у коме се запослени осећају подржано и мање склони да практикују ИТ у сенци.

Прихватите решења у облаку

Прихватањем и промоцијом одобрених решења у облаку која су напредна и добро служе својој сврси, можете одржати бољу контролу над својим технолошким екосистемом, а истовремено удовољавати жељама корисника.

Када запослени сматрају да су званичне услуге у облаку прилагођене кориснику и да су погодне за њихове задатке, мање је вероватно да ће истражити неодобрене апликације у облаку.

Механизам повратних информација

Подстицати отворену комуникацију између запослених и ИТ одељења стварањем система повратних информација. Дајте запосленима прилику да предложе нове алате или технологије које би могле побољшати њихове радне процесе. Ово вам помаже да стекнете вредан увид у оно што запосленима треба и шта преферирају.

Овај интерактивни приступ промовише иновације и истовремено смањује искушење коришћења неовлашћеног софтвера (Схадов ИТ).

Закључак

Да бисте заштитили податке, операције и репутацију ваше организације, кључно је разумети и адресирати ризике повезане са ИТ-ом у сенци.

За ово, редовно откривајте појаву ИТ-а у сенци обављањем редовних ревизија, спровођењем анкета, коришћењем алата за праћење и анализом евиденције. Такође, примените стратегије ублажавања као што је дефинисање јасних ИТ политика, пружање образовања запосленима и одржавање складишта одобреног софтвера.

Применом ових стратегија, не само да можете да спречите безбедносне ризике и ризике усклађености, већ и да негујете културу оријентисану на технологију и покрећете иновације у границама овлашћених алата. Ово на крају доприноси изградњи отпорнијег и сигурнијег организационог ИТ пејзажа.

Такође можете истражити неки најбољи софтвер за управљање ИТ ревизијом.