Концепт рада на даљину је заиста узео маха последњих година. Предузећа прихватају идеју да се укључе у глобални фонд талената и да својим запосленима дају већу флексибилност у њиховим радним аранжманима.
Али, као што се сви слажемо, управљање удаљеним тимовима није шетња у парку! Он доноси сопствени скуп изазова који могу да угрозе продуктивност и сарадњу.
Дакле, хајде да разговарамо о овим изазовима са којима се предузећа суочавају док управљају удаљеним тимом и како да се суочимо са њима директно користећи различита софтверска решења. Спреман? Идемо!
Преглед садржаја
Без надзора или праћења задатака
Тешко је, зар не? У традиционалној канцеларији, менаџери могу пажљиво пратити напредак свог тима и решавати све проблеме на лицу места. Али са радом на даљину, тај ниво надзора често нестаје.
Осим тога, ваши удаљени запослени могу да се боре да ефикасно управљају својим временом, што доводи до кашњења и конфузије. Без структурираног надзора и процеса праћења, погрешна комуникација и изазови се повећавају, што утиче на квалитет и благовременост резултата.
Решење: Недељни софтвер за устајање
Да би одговорила на овај изазов, предузећа могу да искористе технологију и створе виртуелно окружење које промовише редовне пријаве и ажурирања статуса. Имплементирајте недељни станд-уп софтвер као што је Геекбот. Овај алат је дизајниран да олакша структурирану комуникацију и сарадњу између удаљених чланова тима.
Кључне карактеристике:
- Геекбот омогућава члановима тима да дају дневне или недељне новости о својим задацима, достигнућима и препрекама на путу. Ова ажурирања се могу послати преко корисничког интерфејса.
- Менаџери могу поставити прилагођена питања како би прикупили одређене информације од чланова тима током сваке пријаве. Осигурава да су ажурирања усклађена са циљевима и приоритетима тима.
- Чланови тима могу слати своја ажурирања када им одговара, прилагођавајући различите временске зоне и распоред рада. Овај асинхрони приступ подстиче учешће без ометања појединачних токова посла.
Геекбот саставља достављена ажурирања и представља их у пробављивом формату. Дакле, менаџери добијају јасан преглед напретка задатака, постигнућа и изазова у целом тиму.
Постављање циљева
Постављање јасних и остваривих циљева је велика ствар. За удаљене организације, погрешна комуникација и двосмисленост могу се појавити када је у питању успостављање и праћење циљева. Волели бисте начин да све држите на истој страни, зар не?
Али, удаљени тимови се често суочавају са изазовима да то постигну. У традиционалним канцеларијским окружењима, циљеви пројекта се могу олакшати и пратити кроз састанке лицем у лице, визуелне назнаке и редовне личне интеракције.
Док се удаљени тимови морају ослањати на дигиталне комуникационе алате да би послали извештаје о учинку или пренели циљеве пројекта, што понекад може довести до неспоразума или недостатка јасноће.
Решење: Софтвер за праћење КПИ
Предузећа могу да искористе софтвер за праћење кључних перформанси (КПИ) за оптимално постављање циљева. Узми Пеоплефорце ПеоплеПерформ КПИ алат за праћење! Пружа свеобухватну платформу за дефинисање, праћење и управљање циљевима и метрикама учинка у удаљеном радном окружењу.
Кључне карактеристике:
- Менаџери могу да дефинишу специфичне и мерљиве циљеве помоћу овог софтвера. Ови циљеви могу да се крећу од појединачних циљева учинка до ширих циљева тима или одељења.
- Софтвер осигурава да су циљеви усклађени са укупном мисијом и визијом компаније. Помаже у стварању осећаја сврхе и правца за удаљене чланове тима.
- Удаљени чланови тима могу приступити својим индивидуалним циљевима и пратити њихов напредак у реалном времену. Ова транспарентност промовише одговорност и оснажује запослене да преузму власништво над својим задацима.
- Заинтересоване стране могу стећи увид у напредак различитих циљева и метрика учинка. Са овим приступом заснованим на подацима, менаџери могу осигурати информисано доношење одлука.
Пеоплефорце ПеоплеПерформ генерише аутоматизоване извештаје и контролне табле које приказују статус циљева и пружају визуелни приказ трендова учинка током времена.
Продуцтивити Меасуремент
Сада, мерите продуктивност када је ваш тим раштркан широм света? Не парче торте. Супервизори могу да посматрају и комуницирају са члановима тима у физичкој канцеларији, што олакшава мерење нивоа продуктивности. Али, у удаљеном радном окружењу праћење продуктивности постаје сложеније.
Без ефикасних алата и стратегија за мерење, удаљени тимови се суочавају са изазовима у прецизном праћењу свог напретка, што доводи до потенцијалне неефикасности, пропуштених рокова и смањене продуктивности. Обезбеђивање да чланови удаљеног тима ефикасно користе своје време и ресурсе је кључно за успех пројеката.
Решење: софтвер за праћење запослених
Удаљена предузећа могу имплементирати софтвер за праћење запослених како би измерили продуктивност сваког запосленог. Инсигхтфул је поуздано решење у овој области. Пружа алате за праћење и анализу активности запослених, коришћење времена и завршетак задатака уз одржавање приватности корисника и безбедности података.
Кључне карактеристике:
- Проницљив софтвер за праћење запослених омогућава члановима тима да евидентирају своје радне сате и паузе, пружајући увид у њихову расподелу времена за различите задатке и пројекте.
- Софтвер прати апликације и веб странице које запослени користе током радног времена, пружајући детаљан преглед њихових активности.
- Нуди функције за снимање снимака екрана у насумичним интервалима, нудећи менаџерима визуелни преглед система рада запослених.
- Запослени могу да евидентирају своје задатке и ажурирају свој напредак у оквиру софтвера, дајући менаџерима увид у статусе пројекта у реалном времену.
Проницљив софтвер за праћење запослених генерише извештаје који сумирају радне обрасце појединца, време проведено на задацима и укупну продуктивност. Ови извештаји се могу користити за евалуацију учинка и побољшања процеса.
Дистрибуција задатака
Ефикасна дистрибуција задатака је камен темељац успешног управљања пројектима, а постаје још важнија када ваш тим ради на даљину. Удаљени тимови се често састоје од чланова распоређених на различитим локацијама, културама и радним навикама. Као резултат тога, обезбеђивање да се задаци додељују, прате и заврше неприметно може бити застрашујући изазов.
Без структурираног приступа расподели задатака, удаљени тимови ризикују да наиђу на погрешну комуникацију, дуплирање напора, пропуштене рокове и укупну неефикасност пројекта. Стога је важно успоставити робустан систем који олакшава јасну алокацију задатака, сарадњу и праћење напретка у реалном времену.
Решење: Софтвер за управљање задацима
Удаљене организације могу да имплементирају софтвер за управљање задацима да би решиле овај проблем. Тако робусно решење је мондаи.цом, које нуди свеобухватну платформу за даљинско организовање, додељивање и праћење задатака.
Кључне карактеристике:
- Софтвер за управљање задацима мондаи.цом пружа централизовану платформу за чување свих задатака, пројеката и повезаних информација. Дакле, све заинтересоване стране могу да приступе најновијим ажурирањима и задацима.
- Софтвер омогућава менаџерима да креирају прилагодљиве радне токове који одражавају јединствене процесе и захтеве тима. Он поједностављује дистрибуцију задатака и обезбеђује доследност.
- Менаџери такође могу доделити задатке одређеним члановима тима и поставити јасне рокове. Заступници добијају обавештења и ажурирања, помажући им да остану на врху својих обавеза.
- мондаи.цом укључује алате за сарадњу као што су дељење датотека, коментари и интеграције са различитим платформама за промовисање беспрекорне комуникације међу члановима тима.
- Запослени могу ажурирати статус својих задатака, означити их као у току или завршене и пружити релевантна ажурирања. Са овом видљивошћу у реалном времену, сви остају свесни напретка задатка.
мондаи.цом нуди визуелне контролне табле које јасно приказују статусе пројекта, задатке на чекању и предстојеће рокове. Ова визуелна репрезентација помаже у праћењу и доношењу одлука.
Неадекватна комуникација
Ефикасна комуникација је камен темељац успешног тимског рада, а у удаљеном окружењу постаје још важнија. Без икаквих интеракција лицем у лице и необавезних разговора, удаљени тимови се често боре.
Лако се могу појавити неспоразуми, недостатак јасноће на састанцима на мрежи и празнине у информацијама, што доводи до кашњења, грешака и смањене кохезије тима. Почевши од пропуштених ажурирања пројекта до нејасних очекивања и осећаја изолованости међу члановима тима, могу изазвати празнине у комуникацији. Ријешите се овог изазова како бисте осигурали да ваш удаљени тим може да сарађује, дијели информације и даје најбољи резултат.
Решење: Софтвер за састанке са аутоматским бележењем
Софтвер за састанке са могућношћу аутоматског вођења белешки је најлакше решење за решавање овог јаза. Такав алат је Оттер.аи. Он транскрибује и бележи састанке, обезбеђујући да важне дискусије и одлуке буду тачно документоване.
Кључне карактеристике:
- Састанци који се воде помоћу Оттер.аи се транскрибују у реалном времену, стварајући текстуални запис целог разговора. Ова транскрипција обухвата изговорене речи, чинећи их доступним за касније коришћење.
- Транскрибовани текст се може претраживати, што корисницима омогућава да пронађу одређене теме, кључне речи или одлуке донете током састанка. Ова функција олакшава брзо проналажење релевантних информација.
- Транскрибовани састанци се могу делити са члановима тима који нису могли да присуствују, обезбеђујући да сви буду информисани и усклађени.
Оттер.аи идентификује различите говорнике и додељује њихове доприносе транскрипту, омогућавајући корисницима да прате ко је шта рекао током састанка.
Ад хоц дискусије/састанци
Спонтане дискусије и ад хоц састанци играју кључну улогу у решавању проблема, размишљању и доношењу одлука унутар тима. У физичким канцеларијама, чланови тима могу лако да се окупе за импровизоване дискусије, деле идеје и решавају хитна питања. Али у удаљеном окружењу, недостатак физичке близине ствара шансе да пропустите важне информације.
Без структурираног плана за ад хоц састанке, удаљени тимови се боре да брзо реше хитна питања. Зато опремите чланове вашег удаљеног тима алатима који им омогућавају да се спонтано повежу и сарађују, баш као што би то учинили у физичком канцеларијском окружењу.
Решење: апликације за тренутне поруке
Коришћење апликације за размену тренутних порука увек је корисно за вођење ад хоц састанака у удаљеном окружењу. Слацк је један од најчешће коришћених софтвера у овој категорији. Ова платформа се широко користи за комуникацију у реалном времену и сарадњу међу члановима тима.
Кључне карактеристике:
- Слацк пружа платформу члановима тима да комуницирају у реалном времену путем текстуалних порука.
- Корисници могу креирати наменске канале или групе за одређене теме, пројекте или одељења. На овај начин се воде организоване и фокусиране дискусије, што олакшава касније проналажење релевантних разговора.
- Чланови тима могу слати директне поруке појединцима или малим групама, подстичући дискусије један на један или у малим групама без потребе за формалним састанком.
- Омогућава вам да делите датотеке, документе и слике директно унутар платформе, побољшавајући сарадњу и дељење информација.
Слацк се интегрише са другим алатима и платформама, омогућавајући неометане прелазе са дискусија на ставке акције или задатке.
Проблеми са планирањем
Координација распореда у временским зонама – загонетка засигурно. Неправилно заказивање може довести до пропуштених састанака, кашњења временских рокова пројекта и потешкоћа у усклађивању чланова тима за важне дискусије.
Поред тога, даљински рад често значи да чланови тима имају флексибилне распореде, што отежава проналажење преклапања доступности за сарадњу. Удаљени тимови се суочавају са изазовима да натерају све чланове да учествују на састанцима и дискусијама, што доводи до недостатака у комуникацији и неефикасности.
Решење: Алат за планирање
Наменски алат за заказивање решава овај проблем тако што предлаже најбољи прозор за састанке. Цалендар.цом је сличан алат који поједностављује процес заказивања састанака, састанака и других активности сарадње.
Кључне карактеристике:
- Омогућава члановима тима да поделе своју доступност, укључујући радно време, паузе и жељено време састанака. Ове информације помажу у проналажењу одговарајућих временских термина.
- Алат може аутоматски да предложи слободне термине на основу доступности свих учесника, смањујући потребу за комуникацијом напред-назад.
- Омогућава аутоматску конверзију временских зона, што олакшава координацију састанака међу члановима тима у различитим деловима света.
- Корисници могу послати позивнице учесницима са предложеним временом, датумом и дневним редом састанка. Учесници могу да потврде своју доступност и добију позивнице из календара.
- Интегрише се са календарским платформама као што су Гоогле календар, Оутлоок или друге, обезбеђујући да се планирани догађаји тачно додају у календаре учесника.
Цалендар.цом може да шаље аутоматизоване подсетнике учесницима пре заказаних састанака, смањујући ризик од пропуштених састанака.
Мјерење раста
Мерење раста и учинка је кључно за предузећа како би пратили свој напредак, ублажили ризик и донели исправне одлуке. Међутим, мерење раста може представљати јединствене изазове у удаљеном радном окружењу. Традиционалне методе мерења учинка, попут евалуације на лицу места, могу бити мање изводљиве за удаљене тимове.
Поред тога, рад на даљину понекад може довести до недостатка видљивости појединачних и тимских достигнућа, што отежава прецизну процену раста и учинка. Недостатак мерења раста доводи до неефикасног праћења КПИ и нетачне анализе тренда, ограничавајући продуктивност тима.
Решење: софтвер за аналитику и пословне токове
Као решење, предузећа могу да имплементирају свеобухватну компанијску контролну таблу. Зохо Аналитицс је једна од најбољих платформи за исто. Омогућава организацијама да визуелизују и анализирају податке из различитих извора, олакшавајући доношење одлука на основу података.
Кључне карактеристике:
- Омогућава предузећима да интегришу податке из више извора као што су финансијски системи, продајне платформе и алати за управљање пројектима.
- Платформа нуди низ опција визуелизације, укључујући графиконе, графиконе, табеле и контролне табле, чинећи сложене податке лаким за разумевање и тумачење.
- Организације могу да дефинишу и прате прилагођене КПИ који су релевантни за њихове циљеве раста. Ови КПИ-ји могу укључивати финансијске метрике, оперативни учинак, задовољство купаца и још много тога.
Зохо Аналитицс обезбеђује ажурирања у реалном времену, обезбеђујући да су подаци о расту актуелни и доступни у било ком тренутку.
Мотивација запослених
Одржавање мотивације удаљених чланова тима може бити изазов, али програм награђивања запослених може заиста подићи расположење. За разлику од традиционалног канцеларијског окружења, удаљени запослени могу да доживе осећај изолације, неповезаности и смањеног ангажовања.
Ово може утицати на њихов општи морал, задовољство послом и, на крају, њихов учинак. Без ефикасних стратегија за јачање мотивације, предузећа се могу суочити са изазовима у вези са смањеном продуктивношћу, нижим квалитетом рада и потешкоћама у задржавању врхунских талената.
Решење: Програм награђивања запослених
Са виртуелним значкама, поенима и прилагодљивим наградама, мотивација запослених се може лако повећати у удаљеним радним окружењима. НецтарХР је напредна платформа која омогућава организацијама да креирају и управљају иницијативама за признање и награђивање запослених.
Кључне карактеристике:
- Платформа омогућава предузећима да прилагоде понуђене награде на основу културе организације и преференција удаљених чланова тима.
- Запослени могу да одају признање и славе једни другима достигнућа, промовишући позитивно и подржавајуће тимско окружење.
- Менаџери могу да користе платформу да препознају изванредне перформансе, поставе пример другим члановима тима и ојачају културу уважавања.
НецтарХР често пружа податке и увид у трендове препознавања, помажући предузећима да схвате која понашања и достигнућа највише цене њихови удаљени тимови.
Закључак
Дакле, ево га! Поменули смо изазове управљања удаљеним тимовима и како их решити помоћу неких сјајних софтверских решења. Од управљања задацима до комуникације и мотивације, горе поменути алати нуде свеобухватан приступ осигуравању успеха удаљених тимова у данашњем динамичном радном окружењу. Искористите ове алате и освојите удаљено радно окружење као професионалац! Хвала за читање; Живели!
Такође можете истражити најбоље алате за сарадњу са документима за удаљене тимове.