Ukoliko ste poslovno angažovani ili imate prenatrpan raspored, velika je verovatnoća da svakodnevno primate i šaljete značajne mejlove.
Međutim, ti važni mejlovi ponekad mogu zalutati. Moguće je da budu slučajno obrisani ili namerno uklonjeni iz prijemnog sandučeta. Takođe, određene bitne poruke mogu se zagubiti u masi svakodnevnih mejlova.
Od mnoštva mejlova koje primamo svakog dana, postoje neki kojima bismo želeli da pristupimo i kasnije. Tu na scenu stupa arhiviranje mejlova. Arhiviranjem određenih mejlova čuvate ključne podatke koje ne želite da izgubite usled preopterećenosti ili bilo koje druge nepredviđene situacije.
Iako je arhiviranje mejlova korisno, iznenađujuće je koliko ljudi ne koristi ovu moćnu funkciju. U ovom tekstu ćemo detaljnije razmotriti arhiviranje mejlova i istražiti neke od najboljih softvera za arhiviranje koje obavezno treba uzeti u obzir.
Prednosti arhiviranja mejlova
Arhiviranjem mejlova, vi ih zapravo čuvate za buduću upotrebu. Mnogi profesionalci u korporativnom svetu koriste arhiviranje kako bi osigurali svoje podatke ili se vratili važnim mejlovima u budućnosti. U nastavku su navedeni razlozi zbog kojih vam arhiviranje mejlova može koristiti:
#1. Skladištenje 📦
Svaki mejl koji primite čuva se na aktivnim serverima. Veliki priliv mejlova može dovesti do usporavanja performansi servera. Da biste poboljšali performanse, morate brisati mejlove. Ali šta ako se u njima nalaze važni podaci? U tom slučaju, arhiviranje mejlova je od velike pomoći.
Ono vam omogućava da prenesete važne podatke iz mejlova na bezbedan server van lokacije ili u oblak, odakle im možete lako pristupiti.
Pročitajte i: Pouzdane usluge hostinga za mejlove za mala i velika preduzeća
#2. Bezbednost 🔒
Kada se vaši mejlovi arhiviraju, oni ostaju zaštićeni u sigurnom okruženju uz redovno pravljenje rezervnih kopija podataka.
Postoje alati za arhiviranje mejlova koji pružaju odlične mogućnosti oporavka u slučaju katastrofe, ali to važi samo ukoliko odaberete pravi softver. Ključni pokazatelj dobrog softvera za arhiviranje mejlova je 99,9% garantovano vreme neprekidnog rada.
#3. Produktivnost 👨💻
Puno prijemno sanduče može otežati pronalaženje određenog mejla. Ukoliko vaš posao zahteva traženje konkretnih mejlova, prvo ćete morati da pregledate brojne poruke.
Arhiviranjem mejlova, lako možete pristupiti potrebnim mejlovima iz arhive i rezervne kopije podataka. Takođe, kako bi vaš tim bio na istoj strani, korisno je koristiti alate za deljeno prijemno sanduče i za upravljanje timskim mejlovima.
#4. Usklađenost ⚖
Organizacije u mnogim industrijama vode evidenciju komunikacije putem mejlova za zvanične potrebe. To se može zahtevati prilikom revizije ili istrage. Brisanje svih mejlova možda nije najbolja ideja ako želite da izbegnete probleme sa zakonom i nadležnim organima.
Možete arhivirati i čuvati važne mejlove u arhivi i biti sigurniji. Sve u svemu, arhiviranje mejlova može imati brojne prednosti na ličnom i organizacionom nivou.
Uvod u softver za arhiviranje mejlova
Softver za arhiviranje mejlova osmišljen je za oporavak u slučaju katastrofe tako što vam pomaže da čuvate važne mejlove i preuzimate ih po potrebi. Ovi alati takođe pomažu u uklanjanju neželjenih mejlova, oslobađanju prostora za skladištenje na serveru i ubrzavanju operacija sa mejlovima. Istovremeno, možete koristiti bezbednosna rešenja za mejlove kako biste se zaštitili od neželjenih i phishing napada.
Softver za arhiviranje mejlova može biti koristan u mnogim situacijama, bilo za ličnu ili profesionalnu upotrebu.
Ako vodite kompaniju, neophodno je da imate rešenje za arhiviranje mejlova kako biste osigurali usklađenost sa industrijskim propisima, tako da se celokupna komunikacija putem mejlova unutar vaše organizacije može sačuvati u slučaju zvanične istrage ili revizije.
Kako funkcioniše softver za arhiviranje mejlova
Kada arhivirate određene mejlove, vi ih u suštini premeštate iz primarnog prijemnog sandučeta u poseban folder arhive. Na taj način možete sačuvati mejl za buduću upotrebu i bez problema mu pristupiti.
Uz efikasno rešenje za arhiviranje mejlova, možete prebaciti važne mejlove na sigurniju lokaciju, omogućavajući oporavak u slučaju katastrofe.
Glavna prednost korišćenja softvera za arhiviranje mejlova je što ispunjava zahteve organizacione usklađenosti, ali to varira od softvera do softvera. Kompanije takođe mogu da prilagode alat za arhiviranje svojim potrebama. Na primer, kompanija može da arhivira sve dolazne mejlove ukoliko je to neophodno, smanjujući potrebu za čestim čišćenjem prijemnog sandučeta.
Pre nego što potražite rešenje za arhiviranje mejlova, najbolje je da razmotrite njegove karakteristike i pravila usklađenosti, i da na osnovu toga donesete odluku.
Ključne karakteristike koje treba tražiti u softveru za arhiviranje mejlova
Pre nego što se odlučite za određeno rešenje za arhiviranje mejlova, postoje neke ključne karakteristike sa kojima ne treba praviti kompromis.
Ovo su minimalni zahtevi ukoliko želite softver koji dobro funkcioniše i efikasan je za besprekorno skladištenje i pravljenje rezervnih kopija važnih mejlova. U nastavku su navedene karakteristike koje obavezno morate imati u softveru za arhiviranje mejlova:
- Funkcija brze i intuitivne pretrage za pristup podacima iz mejlova koji su sačuvani u softveru
- Besprekorno upravljanje velikim količinama ključnih podataka iz mejlova
- Usklađenost sa propisima
- Isplativost i efikasnost
Ukoliko uspete da pronađete alat koji ispunjava ✅sve gore navedene zahteve, našli ste idealno rešenje.
Sada kada smo se upoznali sa softverom za arhiviranje mejlova, istražimo najbolje opcije koje možete koristiti u zavisnosti od svojih potreba.
Mimecast
Mimecast nudi rešenje zasnovano na oblaku za probleme arhiviranja organizacija čija lista arhiviranih mejlova izgleda beskonačno. Omogućava vam da se oslobodite problema sa arhiviranjem mejlova uz pomoć naprednih funkcija osmišljenih da olakšaju proces nego ikada ranije.
Za razliku od standardnog softvera za arhiviranje mejlova, Mimecast je odličan za rastuće kompanije koje žele da se odluče za isplativije rešenje.
S obzirom na to da održavanje softvera za arhiviranje mejlova ponekad može biti skupo i složeno, smatram da su Mimecast-ove mogućnosti upravljanja arhivom mejlova veoma korisne. Ukoliko želite da arhivirate važne mejlove na bezbedno, sigurno i lako dostupno mesto, pametno je da izaberete Mimecast.
Mailstore Home
Ukoliko tražite rešenje na jednom mestu za mejlove sa više računara, sistema i programa, Mailstore Home je odlična opcija koja je takođe besplatna. On čuva bitnu komunikaciju putem mejlova u sigurnoj i zdravoj centralnoj arhivi.
Zahvaljujući naprednim mogućnostima ovog rešenja za arhiviranje mejlova, više ne morate da gubite mejlove zbog neispravnih PST fajlova, nepotpunih rezervnih kopija podataka ili bilo kog drugog problema.
Zahvaljujući funkciji pametne pretrage, MailStore Home olakšava traženje određenog mejla, čak i iz velikih arhiva podataka. Možete da prebacite mejlove u primarno prijemno sanduče i da ih vratite iz arhive kad god poželite.
Arhiva mejlova Pro
Email Archive Pro čini arhiviranje izuzetno jednostavnim. Samo jednim klikom, možete arhivirati nekoliko naloga za mejlove i foldera i sačuvati ih na bezbednu lokaciju za buduću upotrebu. Takođe, možete ih konvertovati u PDF-ove koji se mogu pretraživati za brzo i lako preuzimanje.
Ovo rešenje za arhiviranje mejlova takođe pruža nativnu podršku za G-suite integracijom sa Gmail API-jem. Uz Gmail OAuth, možete da uživate u poboljšanoj bezbednosti i pristupu mejlovima samo za čitanje.
Za besprekorno iskustvo arhiviranja mejlova, Email Archive Pro je pravi profesionalac u ovom poslu.
Barracuda
Da li vaša kompanija želi da smanji zahteve za skladištenje mejlova i da poboljša produktivnost korisnika? Barracuda je idealno rešenje da vam pruži upravo to. Pomoću ovog alata, možete bezbedno prebaciti važne informacije u oblak, tretirajući ih kao sekundarni nivo skladištenja za dodatnu zaštitu podataka iz mejlova.
S obzirom na to da se podaci čuvaju izvan operativnog okruženja mejla, oni su zaštićeni bez brige o brisanju ili oštećenju. Upravljanjem količinom podataka na vašem serveru za mejlove, možete značajno smanjiti troškove uz održavanje idealnog nivoa operativne efikasnosti.
Barracuda takođe obezbeđuje usklađenost sa državnim i regulatornim zahtevima i pojednostavljuje e-otkrivanje.
Jatheon
Jatheon ima moćno lokalno rešenje za arhiviranje mejlova koje će vam pomoći da skladištite, preuzimate, upravljate i revidirate ogromnu količinu podataka iz mejlova i nestrukturiranih informacija preduzeća.
Napredni paket za arhiviranje Jatheon omogućava vam da analizirate arhivirane podatke i steknete uvid koji se može koristiti u svim odeljenjima. On pojednostavljuje e-otkrivanje tako što omogućava pristup za upravljanje i zaštitu podataka, istovremeno pružajući specifičnu funkciju pretraživanja koja olakšava pronalaženje i preuzimanje podataka.
Za sveobuhvatno rešenje za arhiviranje mejlova, Jatheon je odličan izbor. Može da unapredi upravljanje podacima otkrivanjem problema pre nego što eskaliraju i sprečavanjem neprimerenog ponašanja zaposlenih.
Quest
Quest rešenje za arhiviranje mejlova čini skladištenje, upravljanje i preuzimanje podataka iz mejlova lakšim nego ikada, i može se primeniti gotovo neprimetno.
Pomoću ovog rešenja možete smanjiti dugoročne potrebe za skladištenjem podataka i potrebu za upravljanjem performansama vašeg servera za mejlove tako što ćete čuvati priloge iz mejlova za jednu instancu odvojeno od servera.
Quest se takođe ističe efikasnim mogućnostima zadržavanja jer se pridržava smernica usklađenosti sa propisima. Štaviše, možete kreirati oznake za kategorizaciju, omogućavajući vam da prebacite i preuzmete samo podatke po vašem izboru.
Libraesva
Libraesva je jedno od vodećih rešenja za arhiviranje mejlova za zaštitu važnih poslovnih informacija, poboljšanje efikasnosti zaposlenih i pojednostavljivanje usklađenosti.
Ukoliko tražite jednostavno, ali efikasno rešenje za upravljanje mejlovima, upravljanje rizikom i usklađenost, ne morate tražiti dalje od Libraesve.
Bez obzira na to da li koristite server za mejlove na lokaciji ili u oblaku, Libraesva može da obezbedi najbolja rešenja za arhiviranje mejlova. Dolazi sa nativnom integracijom sa Office 365 i Microsoft Exchange-om, a ekskluzivni dodatak za Outlook softvera omogućava vam da lako pristupite arhiviranim mejlovima, bilo na Windows-u ili Mac-u.
ArcTitan
ArcTitan je integrisan i automatizovan alat sa Office 365, koji vam omogućava super-brzu pretragu mejlova za podatke koje ste sačuvali u arhivi. Dopalo bi vam se lako podešavanje i isplativa primena ovog softvera. On pretvara ključne podatke iz mejlova u skladište tako što ih čuva u arhivi.
Bilo da vam je potrebno rešenje za arhiviranje mejlova za vaše poslovanje, obrazovanje ili mala i srednja preduzeća, ArcTitan je odlična opcija za potrebe dinamičnog arhiviranja. Da ne pominjemo da daljinski pristup mejlovima čini ceo posao još boljim.
N-able
Ukoliko više volite rešenja zasnovana na oblaku za skladištenje i zaštitu podataka iz mejlova, N-able je jedan od najboljih u tom poslu. To je robusno i šifrovano rešenje za arhiviranje mejlova u oblaku kako bi se osiguralo da vaši podaci ostanu bezbedni i zaštićeni.
Pomoću njega možete zaštititi svoje podatke i ispuniti zahteve usklađenosti koje su postavila regulatorna tela koja se odnose na industriju, kao što su HIPAA, FRCP i SOX.
Mala i srednja preduzeća mogu profesionalno da upravljaju zahtevima za skladištenje dolaznih i odlaznih mejlova pomoću N-able, dok istovremeno smanjuju troškove skladištenja lokalne infrastrukture.
Smarsh
Efikasan alat za snimanje važne komunikacije putem mejlova, Smarsh može da skladišti mejlove koji uključuju priloge, istovremeno omogućavajući vašoj organizaciji da se pridržava državnih propisa i pravila o čuvanju zapisa.
Jedna od najboljih karakteristika ovog softvera je to što podržava direktno snimanje izvora u izvornom formatu kako bi se osiguralo očuvanje punog konteksta podataka.
Može da pomogne u razdvajanju internih, eksternih, dolaznih i odlaznih poruka. Štaviše, nudi i pristup ličnoj arhivi koji omogućava vašim zaposlenima da pristupe svojoj istoriji mejlova.
Nema sumnje da je Smarsh pravi paket za arhiviranje mejlova.
MailMeter
MailMeter ima sve funkcije koje očekujete od dobrog softvera za arhiviranje mejlova na jednom mestu. Od navigacije po prijemnim sandučićima do sprovođenja e-otkrivanja i DSAR pretraga i pružanja upravljanja mejlovima u oblaku i lokalnoj mreži, to je sveobuhvatno rešenje za vaše potrebe arhiviranja mejlova.
Napredni interfejs alata olakšava sužavanje opsega pretrage mejlova iz bilo kog razloga, koristeći definisane kriterijume.
MailMeter može biti izvanredan ako vodite posao jer morate da se bavite velikom količinom podataka iz mejlova. Ulaganjem u ovaj softver, možete lako sprečiti gubitak podataka i zaštititi svoje podatke iz mejlova.
Arcserve
Arcserve čini upravljanje mejlovima besprekornim, što može da bude pojednostavljujuće snimanje i skladištenje mejlova na nekoliko lokacija, odeljenja i kod krajnjih korisnika.
Softver se može integrisati sa različitim platformama nezavisnih proizvođača, uključujući Gmail, Microsoft Office 365, Microsoft Exchange i IBM Domino. Dakle, bez obzira na to koju uslugu koristite, potreban vam je samo Arcserve da sve to poveže.
Cryoserve
Cryoserve je odlično rešenje da bi se olakšalo snimanje, skladištenje i pretraživanje mejlova. Popularnost ovog softvera može se pripisati tome koliko može biti svestran. Može se koristiti kao rešenje za arhiviranje mejlova, SaaS zasnovan na oblaku, hardverski uređaj i hibridno rešenje koje odgovara vašoj IT infrastrukturi.
Čuvajući kopije svih primljenih i poslatih mejlova, Cryoserve pretvara podatke u resurs za svakodnevnu upotrebu. Možete biti mirni znajući da su svi vaši kritični poslovni podaci u sigurnim rukama i da se lako mogu preuzeti kada je to potrebno.
Intradyn
Da li želite da obezbedite svoje podatke iz mejlova u slučaju budućih sudskih sporova, upita o pravu na saznanje ili zahteva za eDiscovery? Intradyn vam može pomoći u tome sa lakoćom. On čuva dolazne i odlazne mejlove kako bi se osiguralo da imate evidenciju o svim komunikacijama, a istovremeno štiti vaše podatke za buduću upotrebu.
Intradyn vam omogućava da uvezete neobrađene mejlove u RFC822 formatu i da prebacite istorijske mejlove. Osim toga, radi sa svim vrhunskim uslugama za mejlove, uključujući MS Exchange, Gmail, Office 365 i još mnogo toga.
Microfocus
Microfocus fleksibilno brine o svim vašim potrebama arhiviranja mejlova uz pomoć jedne arhive i više platformi. Ovaj alat pojednostavljuje snimanje, čuvanje, zadržavanje, pretraživanje i otkrivanje interne i eksterne komunikacije putem mejlova, društvenih medija i tekstualnih poruka.
Ukoliko tražite rešenje koje brine o komunikaciji na svim platformama koje vaše preduzeće koristi, Microfocus je alat koji to radi.
Može se sa sigurnošću reći da je to sveobuhvatno rešenje za arhiviranje mejlova.
Završne misli
Rešenja za arhiviranje mejlova pojednostavljuju skladištenje i zaštitu vaših mejlova, istovremeno obezbeđujući brz i besprekoran pristup. Takođe, pomaže u pridržavanju industrijskih pravila snimanja komunikacija putem mejlova u zvanične svrhe. Ovo smanjuje administrativni zadatak upravljanja mejlovima jer je proces automatizovan. Da biste dodatno povećali produktivnost, možete koristiti i softver za izradu šablona za mejlove.
Na kraju krajeva, sve se svodi na softver koji izaberete. Oni koji su navedeni u ovom tekstu pažljivo su odabrani i imaju izuzetno dobre rezultate u pogledu brzine, troškovne efikasnosti i pouzdanosti.
Zatim pogledajte najbolja rešenja za filtriranje i zaštitu neželjene pošte.