Систем за управљање документима штеди ваше драгоцено време тако што ефикасно организује документе и омогућава једноставну претрагу датотека.
Компаније са релативно мање радне снаге често имају потешкоћа у управљању бројним документима и пословним записима. Ако се одлуче за робустан систем управљања документима (ДМС), биће им лакше да организују документе.
Штавише, ови алати такође повећавају ефикасност тима омогућавајући им да брзо приступе подацима који су им потребни.
Преглед садржаја
Шта је управљање документима?
Управљање документима значи управљање, чување и праћење докумената (ворд докумената, ПДФ-ова или било којег другог формата) у дигиталном формату. Користећи овај систем, компаније могу безбедно да чувају документе и централизују цео процес.
Предности система за управљање документима
Боља продуктивност
Продуктивност је кључ успеха компаније. Систем за управљање документима ефикасно и безбедно организује досијее компаније. Као резултат тога, тим може мање да брине о одржавању докумената и да се фокусира на задатке који су најважнији. Када знате да су све ваше датотеке безбедно ускладиштене, безбрижност делује као гориво за продуктивност.
Побољшана безбедност
Свака компанија жели да заштити своје кључне податке и податке од кључне важности. Можете да складиштите осетљиве документе у систему за управљање документима и да контролишете приступ овим датотекама. Дакле, управљање документима постаје веома следљиво, а његови ревизорски трагови се могу касније користити ако је потребно.
Смањени простор за складиштење
Не морате више да одржавате ормаре за датотеке, канте за складиштење и кутије. Са ДМС-ом, можете да будете без папира и да управљате својим документима дигитално без заузимања било каквог физичког простора.
Брзо преузимање докумената
Претраживање докумената и преузимање датотека може бити дуготрајан процес. Користећи систем за управљање документима, можете брзо да пронађете датотеку коју желите и уштедите драгоцено време. ДМС вам омогућава да претражујете датотеке на основу имена, метаподатака и садржаја користећи врхунску технологију.
Оптимална тимска сарадња
Већина решења за управљање документима омогућава вам да сарађујете са саиграчима. Може да складишти датотеке прикупљене са различитих ресурса, а људи могу приступити датотекама са удаљених локација. Неки алати такође дозвољавају спољним корисницима преко овлашћеног приступа.
Читајте даље да бисте сазнали које су најбоље апликације за управљање документима које мала и средња предузећа могу да користе.
Уређујем
Уређујем је систем за управљање документима који вам помаже да конвертујете податке у знање високе вредности повезивањем докумената. Све документе чува у једној фасцикли и категорише их према пројекту или клијенту.
Корисници могу да креирају, претражују и деле податке брзо и ефикасно на иМанаге-у. Такође вам омогућава да лако пронађете било који документ и на тај начин повећава продуктивност.
Овај алат се може интегрисати са различитим алаткама за продуктивност Оффице 365 и Гоогле Воркспаце-а за поједностављено управљање документима.
Кутија
Користећи Кутија, компаније могу безбедно да складиште, управљају и сарађују на садржају без обзира на тип уређаја. Његова функција управљања животним циклусом докумената осигурава да је процес управљања садржајем у складу са прописима, политикама задржавања података и захтевима за откривање.
Можете подесити одговарајуће корисничке дозволе за сваки документ тако да само прави људи имају приступ. Такође вам помаже у ревизији активности корисника ради потпуне видљивости и контроле.
Бок такође може неприметно да се интегрише са отвореним АПИ-јима и пословним апликацијама. Са својим атрибутима као што су историја верзија, дељене везе и коментарисање, сарадња међу члановима тима постаје лака. Штавише, користи прилагођене метаподатке за категоризацију и организовање докумената.
Фолдерит
Да ли тражите решење за управљање документима које вам нуди релативно одржив систем складиштења и управљања дигиталним документима? У том случају, наставите Фолдерит. То је систем за управљање документима заснован на облаку који вам помаже да останете без папира на начин прилагођен кориснику.
Он безбедно чува метаподатке и старије верзије датотеке или документа. Корисници могу да траже своје жељене датотеке користећи назив датотеке, метаподатке, кључне речи и садржај документа. Такође подржава ток рада за одобравање, повезивање датотека, аутоматско задржавање, подсетник, нумерисање докумената, ревизијски траг и локалну резервну копију.
Можете неприметно да контролишете приступ дигиталним документима са различитим дозволама. Помоћу ове алатке можете интегрисати Оффице 365 апликације и ДоцуСигн.
ОпенКМ
ОпенКМ је решење за управљање пословним документима које вам омогућава да контролишете производњу, складиштење и дистрибуцију дигиталних докумената. Уз то, можете имати бољу контролу над протоком докумената и побољшати ефикасност напора вашег тима.
Ова апликација нуди неколико административних алата, као што су дефиниција корисничке улоге, напредна претрага, контрола приступа, ниво безбедности документа, детаљни дневник коришћења, подешавање аутоматизације и корисничка квота.
Овде можете креирати респираторни садржај за брзо доношење одлука и стварање знања. Штавише, користећи овај ДМС, можете прикупљати податке из било ког дигиталног извора и сарађивати са саиграчима.
еФилеЦабинет
еФилеЦабинет је моћан систем за управљање документима који мала и средња предузећа могу да користе за онлајн организацију података, без обзира на то колико докумената имају.
Да бисте сачували датотеку, једноставно је отпремите на ову платформу. Корисници могу лоцирати било коју датотеку користећи назив датотеке или шаблон фолдера. Такође, еФилеЦабинет вам омогућава брз приступ документима који се често користе.
Иако олакшава сарадњу међу члановима тима, овај алат вам такође омогућава да додате различите нивое безбедности за контролисан приступ. Такође подржава интеграцију са алаткама трећих страна, као што су МС Оффице, ДоцуСигн и Салесфорце.
Неке од његових других карактеристика су аутоматизовани радни ток, двофакторска аутентификација, шифровано дељење датотека, аутентификација заснована на локацији или ИП-у и дозволе засноване на улози.
ДоцуВаре
ДоцуВаре је платформа на којој можете да дигитализујете своје документе и да их обезбедите са било ког уређаја, у било које време. Осим тога, помаже вам у обради рачуна и управљању запосленима. Посебно је корисно за компаније које се ослањају на удаљене тимове или имају распоређену радну снагу.
ДоцуВаре нуди безбедно складиште за све ваше критичне пословне документе, као што су уговори, информације о запосленима и финансијски записи. Након што сачувате датотеку на овој алатки, ви или ваше колеге можете директно да уређујете или коментаришете тај документ на истој платформи.
Штавише, има паметне алате за продуктивност тако да корисници могу лако да претражују, прате и сарађују. Ова апликација такође користи податке индекса за уредно организовање свих ваших докумената.
Алфресцо
Алфресцо је платформа која нуди функције као што су управљање документима, управљање веб садржајем, управљање записима и сликама и складиште садржаја ради поједностављења организационог радног тока.
Овај алат отвореног кода је компатибилан са Виндовс и Уник оперативним системима. Упркос томе што се лако може прилагодити, новим корисницима је потребно неко време да науче како да га покрећу.
Завршне речи 📃
Уз ефикасно решење за управљање документима, неће бити потребе да пролазите кроз безброј ормарића за неопходну датотеку. Овај чланак говори о неким најбољим алатима који вам помажу да изградите систем за управљање документима за вашу организацију.
Ови алати имају карактеристике да задовоље потребе различитих индустрија. Слично томе, можете научити о алатима за управљање дигиталном имовином.