Naučite kako da obezbedite svoje PDF datoteke lozinkom i zaštitite osetljive podatke, bilo da su u pitanju poslovni ili lični dokumenti.
Hakeri neprestano traže načine da ugroze preduzeća i pojedince, pristupajući njihovim osetljivim informacijama i koristeći ih za finansijsku korist.
Prema podacima Statiste, u trećem kvartalu 2022. godine zabeleženo je 15 miliona slučajeva povrede podataka širom sveta. To je značajan porast od 167% u poređenju sa drugim kvartalom iste godine.
Značajan broj ovih masovnih povreda podataka potiče iz PDF dokumenata. Glavni razlog je taj što kompanije i pojedinci često ne obezbeđuju svoje PDF-ove lozinkom, ili nisu sigurni kako to da urade.
Ako ste zabrinuti za poverljivost vaših poslovnih ili ličnih podataka sadržanih u PDF datotekama i tražite rešenje, na pravom ste mestu! Nastavite da čitate kako biste saznali više o potencijalnim ranjivostima PDF dokumenata, scenarijima u kojima je zaštita PDF-a lozinkom ključna, kao i alatima koji vam mogu pomoći u zaštiti PDF-ova lozinkom.
Ranjivosti privatnih poslovnih dokumenata
Prestanite da distribuirate poslovne PDF dokumente klijentima, partnerima i zaposlenima ako za to koristite nezaštićene PDF-ove. Kada je vaš poslovni PDF otvoren, svako može pristupiti njegovom sadržaju i iskoristiti ga na način koji možda ne biste odobrili.
Takođe, hakeri ne moraju uvek direktno pristupiti vašim osetljivim poslovnim podacima u vašoj kompaniji. Moguće je da treće strane sa kojima ste podelili poslovne PDF-ove mogu postati žrtve hakerskog napada, a samim tim i vaša organizacija.
Poslovni PDF-ovi otkrivaju osetljive i korisne informacije koje hakeri mogu iskoristiti za pristup serverima vaše organizacije.
Na primer, ako delite nezaštićen PDF sa klijentima ili dobavljačima, hakeri mogu targetirati i dobiti pristup email nalozima ili cloud skladištu pojedinaca koji su sačuvali vaš dokument u PDF formatu.
Kroz otvoren pristup, haker će saznati kako formatirate svoje poslovne datoteke. Mogu kreirati lažnu kopiju, ubaciti malicioznu izvršnu (.exe) datoteku u PDF i poslati je nazad vašoj kompaniji, simulirajući odgovor od klijenta.
Vaš zaposleni, ako nije dobro obučen za sajber bezbednost, možda neće posumnjati u autentičnost dokumenta i otvoriti ga zajedno sa izvršnom datotekom. To bi moglo da instalira ransomware na servere vaše organizacije i stavi vaše poslovne podatke u ruke hakera.
Kako pomaže zaštita PDF-a lozinkom?
#1. Sprečava neovlašćeno kopiranje
Osoba koja ne zna lozinku za otvaranje PDF-a ne može pristupiti dokumentu. Ovo vam pomaže da zaštitite osetljive informacije od neželjenog kopiranja.
Kada delite PDF datoteku zaštićenu lozinkom sa klijentom, dobavljačem ili zaposlenim, imate poverenja u njih. Ako dođe do kršenja politike privatnosti, onda je to ograničeno na mali broj ljudi sa kojima ste podelili PDF.
#2. Zaustavlja nezakonit pristup osetljivim podacima
Ako čuvate PDF-ove bez lozinke na serveru vaše kompanije i zaposleni dobije pristup bez provere datoteke, mogli biste biti u velikom problemu. Alternativno, neki klijenti mogu slučajno proslediti vaš PDF trećoj strani koju niste ovlastili.
U takvim situacijama, ako ste zaštitili svoje PDF-ove lozinkom, možda nećete postati žrtva povrede podataka.
#3. Zaštita od štampanja
Zahvaljujući svojoj sposobnosti da sačuva integritet podataka i formatiranje, većina ljudi radije štampa iz PDF datoteka kada im je potrebna štampana kopija dokumenta. Ova funkcija takođe povećava šanse da dokument bude javno distribuiran nakon štampanja bez odgovarajuće dozvole.
Dakle, postavljanje lozinke za PDF datoteku ne sprečava samo druge da je kopiraju, već i da štampaju dokument. Mnoge aplikacije vam čak nude opcije da zaustavite funkciju štampanja PDF datoteke.
Ako želite da zaštitite svoje PDF dokumente od neovlašćenog pristupa, koristite ovu mogućnost.
#4. Sprečava izmene podataka
PDF datoteke nude izuzetan integritet sadržaja, što znači da podaci koji su u njima ostaju tačni i nepromenjeni. Međutim, neophodno je zaključati datoteku snažnom lozinkom kako bi se zadržala doslednost i validnost dokumenta. Ovo je posebno važno kada u dokument uključujete komentare i potpise.
Pored toga, distribucija PDF datoteka koje sadrže ugrađene forme sa poljima koja mogu da se popunjavaju bez zaštite lozinkom je rizična. Dodavanje zaštite od uređivanja takvim dokumentima će sprečiti korisnike da slučajno ili namerno naprave izmene tokom rada sa njima.
#5. Obezbeđuje pristup na osnovu uloga
Mnoge kompanije dozvoljavaju svojim zaposlenima da pretražuju interno skladište datoteka u oblaku kako bi pronašli ono što im je potrebno za posao. Međutim, neki osetljivi interni dokumenti mogu se čuvati u zajedničkoj arhivi. Preduzeća treba da zaštite ove datoteke od neovlašćenih ljudi, čak i ako su deo organizacije.
Kada je u pitanju pristup PDF-u, to nije jedini razlog za korišćenje lozinki. Vaša interna mreža može biti meta napadača koji žele da ukradu dokumente. Tokom povrede podataka, lozinke funkcionišu kao efikasna mera kontrole pristupa za zaštitu vaših kritičnih informacija.
#6. Sprečava pregled privatnih dokumenata
Takođe, PDF datoteke zaštićene lozinkom sprečavaju ljude da pregledaju njen sadržaj. Možda ne mislite da je ovo ključni razlog za omogućavanje lozinke, ali u određenim situacijama pregled može uzrokovati ličnu i poslovnu štetu.
Na primer, imate PDF datoteke sa kritičnim podacima na zajedničkom računaru ili platformi u oblaku vaše organizacije. Ako kolega, koji nema ovlašćenje da vidi podatke, može da pregleda sadržaj datoteke, može doći do neželjenih problema.
#7. Osigurava usklađenost sa industrijskim standardima
Većina industrija koje rukuju korisničkim podacima moraju da se pridržavaju određenih pravila i propisa. Vladini propisi, zakoni i industrijski standardi su na snazi kako bi se osigurala privatnost i bezbednost osetljivih dokumenata od javnog i/ili neovlašćenog pristupa.
U medicinskoj industriji, HIPAA reguliše kako medicinske organizacije treba da postupaju sa medicinskim kartonima pacijenata. Pravna industrija je još jedna koja mora zaštititi poverljivost klijenata.
Pored toga, kompanije koje posluju u Evropi moraju da poštuju pravila GDPR-a. Korišćenjem zaštite lozinkom, organizacije mogu osigurati maksimalnu usklađenost sa svim industrijskim propisima.
#8. Sprečava neželjeno deljenje
Iako su PDF datoteke popularne zbog svoje mogućnosti deljenja, ista funkcija može biti štetna ako ne želite da se vaš PDF deli sa bilo kim. Deljenje PDF datoteke sa nekim znači da ona može biti deljena i sa drugim ljudima. Međutim, ovo se može sprečiti ako datoteku zaštitite lozinkom.
Mnoge aplikacije i platforme vam omogućavaju da sprečite dalje deljenje PDF datoteke ograničavanjem broja uređaja na kojima korisnik može da otvori datoteku. Takođe, postoji i mogućnost dodavanja datuma isteka. Nakon tog datuma, ljudi ne mogu da otvore ili dele datoteku.
#9. Sprečava keširanje veb stranica
Pored gore navedenih tačaka, još jedan razlog za zaštitu PDF datoteke lozinkom je sprečavanje lokalnog keširanja. Kada neko pregleda ili menja PDF datoteku koristeći veb pregledač, može nenamerno sačuvati kopiju tog dokumenta na svom uređaju.
U većini slučajeva, veb stranice se keširaju na hard disk korisnika da bi se koristile za pristup van mreže i oporavak datoteka. Zaštita PDF datoteke lozinkom će sprečiti ovu situaciju i zaštititi vaš dokument.
#10. Sprečava pirateriju i štiti intelektualnu svojinu
PDF datoteke su odličan format za distribuciju elektronskih publikacija. Iz tog razloga, neophodno je preduzeti potrebne mere da se spreči neovlašćena proizvodnja kopija distribuiranog fajla.
Kada je u pitanju zaštita malih ili neformalnih publikacija od piraterije, zaštita lozinkom je veoma korisna. Ako pripadate kompaniji koja distribuira bele knjige, industrijske izveštaje ili studije slučaja putem PDF dokumenata, lozinka može zaštititi vaše intelektualne podatke od plagiranja.
Da ne spominjemo da kreativne kompanije, kao što su izdavačka i filmska industrija, treba da zaštite svoje neobjavljene rukopise i scenarije kako bi sprečile pirateriju i curenje informacija.
Kako zaštititi PDF datoteku lozinkom
Najjednostavniji i najpogodniji način za zaštitu PDF-ova lozinkom, bilo za poslovnu ili ličnu upotrebu, je putem aplikacije Adobe Acrobat Reader. Pratite ove korake u vašem Adobe Acrobat Reader-u:
- Otvorite PDF dokument koji želite da zaštitite lozinkom u Adobe Acrobat Reader-u.
- Na bočnoj traci „Svi alati“ izaberite „Prikaži sve alate“.
- Otvoriće se meni sa svim dostupnim alatima. Izaberite „Zaštiti PDF“. Ova funkcija je trenutno dostupna samo za licenciranu verziju Adobe Acrobat Reader-a.
- U okviru menija „Zaštita PDF-a“ izaberite „Zaštiti lozinkom“.
- Sada unesite novu lozinku i potvrdite je ponovnim unosom.
- Kliknite na „OK“ da biste zaštitili PDF lozinkom.
Možete postaviti i lozinku za dozvole, kako biste omogućili pristup PDF dokumentima na osnovu uloga. Na primer, zaposleni koji ima pristup samo lozinki za otvaranje PDF-a ne može kopirati, uređivati, menjati ili brisati PDF.
S druge strane, ako podelite lozinku za dozvole sa zaposlenim, on može unositi različite promene u PDF datoteku.
Neke aplikacije za uređivanje PDF-ova, kao što je Foxit, imaju dodatak za MS Word. Ovaj dodatak vam takođe omogućava da kreirate PDF-ove iz Word aplikacije. Pored toga, dodatak vam omogućava da koristite funkciju zaštite lozinkom aplikacije za uređivanje za šifrovanje PDF-ova radi dodatne bezbednosti.
MS Office funkcija „Šifrovanje lozinkom“
Microsoft Word 2013 i novije verzije ove aplikacije vam omogućavaju da zaštitite PDF datoteku lozinkom kada je kreirate iz Word dokumenta.
Proces je prilično jednostavan i može se izvršiti u nekoliko koraka:
- Dok je Word datoteka otvorena, pritisnite Alt+F, a zatim Alt+E.
- Otvoriće se ekran za kreiranje PDF/XPS dokumenta.
- Kliknite na „Kreiraj PDF/XPS“.
- Izaberite „Opcije“ iznad dugmeta „Objavi“.
- U kontekstnom meniju koji se pojavi izaberite „Šifruj lozinkom“.
- Unesite lozinku i potvrdite je.
- Kliknite na „Objavi“ da biste dobili PDF datoteku zaštićenu lozinkom iz Word datoteke.
Na Mac računaru pomoću aplikacije za pregled
Aplikacija „Preview“ na macOS-u je podrazumevani pregledač PDF-ova i slika za Mac računare. Takođe omogućava korisnicima Mac-a da uređuju PDF i slikovne datoteke. Osim toga, možete koristiti njen podrazumevani PDF uređivač da dodate zaštitu lozinkom dokumentu. Opciju ćete pronaći u meniju „Izvoz“ u okviru aplikacije.
Zaštitite PDF lozinkom pomoću Adobe Acrobat-a
Zaštita PDF lozinkom je Adobe-ova online alatka koja vam pomaže da šifrujete PDF datoteke snažnom lozinkom na mreži. Potrebno je samo da posetite gore navedenu veb aplikaciju i izaberete datoteku sa svog računara kako biste ograničili pristup PDF-ovima lozinkama.
Videćete vizuelni interfejs za unos i potvrdu lozinke kada otpremite nezaštićenu PDF datoteku. Klikom na „Sačuvaj lozinku“ dokument će biti šifrovan lozinkom. Kada završite, videćete dugme „Preuzmi“ da preuzmete PDF na svoj laptop ili desktop računar.
PDF 2 Go.com: Zaštitite PDF
„Zaštiti PDF“ od PDF 2 Go.com nudi napredni interfejs za zaštitu PDF-ova lozinkom i dodeljivanje pristupa na osnovu uloga. Takođe, možete da uvezete PDF-ove iz skladišta u oblaku, kao što su Dropbox i Google Drive.
Kada uvezete datoteku, unesite lozinku da otvorite dokument i potvrdite je. Zatim, izaberite ograničenja koja želite da dodate, kao što su: „Sprečiti štampanje“, „Sprečiti kopiranje“ i „Sprečiti izmene“. Ako izaberete ograničenja, morate da dodate posebnu lozinku za kontrolu dozvola.
pdfFiller od airSlate
AirSlate-ov pdfFiller nudi mogućnost zaštite PDF-a lozinkom za registrovane korisnike. Morate se prijaviti putem e-pošte da biste pristupili veb aplikaciji pdfFiller. Možete da otpremite PDF-ove i izaberete opciju „Zaštiti“ klikom na ikonu menija za ćićevape na svakoj datoteci i postavite lozinku.
Takođe možete kreirati PDF fasciklu zaštićenu lozinkom tako što ćete aktivirati fasciklu šifrovanih dokumenata na pdfFiller-u.
Završne reči
U današnje vreme, većina preduzeća i zabrinutih pojedinaca štiti PDF-ove lozinkom kako bi sprečili hakere da dođu do njihovih ličnih podataka. Bez obzira da li delite PDF biografiju sa poslodavcem ili šaljete PDF dokument sa opisom radova klijentu, neophodno je zaštititi ove datoteke lozinkom.
Većina PDF uređivača ima ugrađene alatke za šifrovanje pomoću kojih možete zaštititi PDF datoteke lozinkom direktno sa svog laptopa, računara ili pametnog telefona. Postoje i razne aplikacije u oblaku. Možete koristiti gore navedene alatke kako biste zaštitili svoje PDF-ove od neželjenih pogleda.
Možda će vas interesovati i najbolji PDF uređivači za ličnu ili poslovnu upotrebu.