Научите како да лозинком заштитите ПДФ датотеку да бисте остали без бриге са поверљивим датотекама из пословних или личних извора.
Хакери увек проналазе начине да ставе предузећа и појединце у замке тако што добијају приступ њиховим осетљивим подацима и искоришћавају их за новчану добит.
Према Статиста-и, било је 15 милиона кршења података широм света у 3. кварталу 2022. То је нагло повећање од 167% у поређењу са 2. кварталом исте године.
Значајан део ових огромних повреда података долази из ПДФ докумената. Важан разлог је то што предузећа и појединци нерадо штите ПДФ-ове лозинком или не знају како то да ураде.
Ако сте забринути за поверљивост ваших пословних или личних података у ПДФ датотекама и тражите лек, дошли сте на право место! Читајте даље да бисте сазнали могуће рањивости ПДФ докумената, случајеве употребе заштите ПДФ лозинком и алате који ће вам помоћи у заштити ПДФ-ова лозинком.
Преглед садржаја
Рањивости приватних пословних докумената
Престаните да дистрибуирате професионалне ПДФ документе међу клијентима, клијентима и запосленима ако користите незаштићене ПДФ-ове за пословну употребу. Када је ваша пословна ПДФ датотека отворена, свако може приступити њеном садржају и користити га на повољан начин који можда нећете одобрити.
Такође, хакери не добијају увек приступ вашим осетљивим пословним подацима директно из ваше компаније. Могуће је да трећа лица са којима сте поделили своје пословне ПДФ-ове могу постати жртве хакерског напада, а потом и ваша организација.
Пословни ПДФ-ови откривају осетљиве и корисне информације које хакери могу да користе за приступ серверима ваше организације.
На пример, дистрибуирате незаштићени ПДФ међу клијентима/купцима/продавцима. Хакери би циљали и добили приступ имејловима или складишту у облаку појединаца који су чували документ ваше компаније у ПДФ-у.
Кроз отворени приступ, лош актер ће знати како форматирате своје пословне датотеке. Они ће направити лажну, додати злонамерну извршну (.еке) датотеку у ПДФ и послати је назад вашој компанији, опонашајући одговор од клијента.
Ваш запослени, ако није у великој мери обучен за сајбер безбедност, можда неће сумњати у документ и отворити га заједно са извршном датотеком. То би могло да инсталира рансомваре на сервер ваше организације и да ваше пословне податке стави у руке хакера.
Како ПДФ заштита лозинком помаже?
#1. Спречите неовлашћено копирање
Неко ко не зна лозинку за отварање ПДФ-а не може приступити документу. Помаже вам да заштитите осетљиве информације од нежељеног копирања.
Када делите ПДФ датотеку заштићену лозинком са клијентом/продавцем/запосленим, знате да им можете веровати. Ако не поштују политику приватности, знате да је то од одређеног скупа људи са којима сте поделили ПДФ.
#2. Зауставите незаконит приступ осетљивим подацима
Ако складиштите ПДФ-ове без лозинке на серверу ваше компаније и запослени без прегледа датотеке добије јој приступ, могли бисте бити у великој невољи. Алтернативно, неки клијенти могу случајно проследити вашу ПДФ датотеку трећој страни коју нисте овластили.
У таквим ситуацијама, ако сте своје ПДФ-ове заштитили лозинком, можда нећете бити жртва повреде података.
#3. Заштита штампања
Захваљујући својој способности да задржи интегритет података и форматирање, већина људи радије штампа из ПДФ датотека кад год им је потребна штампана копија документа. Ова функција такође повећава шансе да буде јавно дистрибуирана након штампања без одговарајуће дозволе.
Дакле, постављање лозинке за ПДФ датотеку није само да спречи друге да је копирају, већ и да их спречи да штампају документ. Многе апликације вам чак нуде опције да зауставите функцију штампања ПДФ датотеке.
Ако желите да заштитите своје ПДФ документе од неовлашћеног приступа, користите их у ту сврху.
#4. Избегавајте измене података
ПДФ датотеке нуде неупоредив интегритет садржаја, што значи да подаци који су ту укључени остају тачни и непромењени. Међутим, морате да га закључате снажном лозинком да бисте задржали доследност и валидност документа. То постаје посебно важно када у тај документ укључите коментаре и потписе.
Осим тога, дистрибуција ПДФ датотека које садрже уграђене форме поља која се могу испунити без заштите лозинком је велика не-не. Додавање заштите од уређивања таквим документима ће спречити кориснике да случајно или вољно уносе измене док раде на њима.
#5. Обезбедите приступ заснован на улогама
Многе компаније дозвољавају својим запосленима да претражују интерно складиште датотека у облаку како би пронашли оно што им је потребно за пословање. Међутим, неки осетљиви интерни документи могу увек бити ускладиштени у заједничкој архиви. Предузећа треба да обезбеде ове датотеке од неовлашћених људи, чак и ако су део организације.
Када је у питању приступ ПДФ-у, то није једини разлог за коришћење лозинки. Ваша интерна мрежа може добити уљезе који желе да украду документе. Током кршења података, лозинке функционишу као ефикасна мера контроле приступа за заштиту ваших критичних података.
#6. Спречавање прегледа приватних докумената
Штавише, ПДФ датотеке заштићене лозинком спречавају људе да прегледају његов садржај. Можда не мислите да је ово кључни разлог за омогућавање лозинке, али у одређеним ситуацијама преглед може проузроковати вашу личну и пословну штету.
На пример, имате неке ПДФ датотеке са критичним подацима на заједничком рачунару или платформи у облаку ваше организације. Ако колега, који нема овлашћење да види податке, може да прегледа садржај датотеке, може доћи до непредвиђених проблема.
#7. Осигурајте усклађеност индустрије
Већина индустрија које се баве корисничким подацима треба да се придржава неколико правила и прописа. Владини прописи, закони и индустријски стандарди су на снази како би се осигурала приватност и сигурност осетљивих докумената од јавног и/или неовлашћеног приступа.
За медицинску индустрију, ХИПАА регулише контролу како медицинске организације треба да рукују медицинским картонима пацијената. Правна индустрија је још једна која треба да заштити поверљивост клијената.
Поред тога, компаније које послују у Европи морају да се придржавају правила ГДПР-а. Користећи заштиту лозинком, организације могу осигурати максималну усклађеност са свим индустријским прописима.
#8. Зауставите нежељено дељење
Иако су ПДФ датотеке популарне због своје могућности дељења, иста функција може бити штетна за вас ако не желите да се ваша ПДФ датотека дели са сваком другом особом. Дељење ПДФ датотеке са неким значи да може да је дели са више људи. Али, ово се може спречити тако што ћете датотеку заштитити лозинком.
Многе апликације и платформе вам омогућавају да спречите даље дељење ПДФ датотеке ограничавањем броја уређаја на којима корисник може да отвори датотеку. Постоји и могућност додавања датума истека. Након тога, људи не могу да отворе или деле датотеку.
#9. Спречавање веб кеширања
Осим горе наведених тачака, још један разлог за заштиту ПДФ датотеке лозинком је да онемогућите локално кеширање. Када неко прегледа или промени ПДФ датотеку помоћу веб прегледача, може ненамерно да сачува копију тог документа на свом уређају.
У већини случајева, веб странице се кеширају на хард диску корисника да би се касније користиле за приступ ван мреже и опоравак датотека. Заштита ПДФ датотеке лозинком ће спречити ову ситуацију и заштитити ваш документ.
#10. Избегавајте пиратерију и заштитите интелектуалну својину
ПДФ датотеке су одличан и неупоредив формат датотеке на више платформи за дистрибуцију електронских публикација претплатницима. Из тог разлога, потребно је предузети неопходне мере да се спречи неовлашћена производња фајла из дистрибуиране копије.
Када је у питању заштита малих или неформалних публикација од пиратерије, заштита лозинком је веома корисна. Ако припадате предузећу које дистрибуира беле књиге, индустријске извештаје или студије случаја путем ПДФ докумената, лозинка може заштитити ваше интелектуалне податке од плагирања.
Да не спомињемо креативне компаније као што су издавачка и филмска индустрија треба да заштите своје необјављени рукописе и сценарио како би се спречила пиратерија и цурење.
Како заштитити ПДФ датотеку лозинком
Најприкладнији и најприступачнији начин заштите лозинком ПДФ-ова за пословну или личну употребу је апликација Адобе Ацробат Реадер. Пратите ове кораке на свом Адобе Ацробат Реадер-у:
- Отворите ПДФ документ који желите да заштитите лозинком на Адобе Ацробат Реадер-у.
- На бочној траци Сви алати изаберите Прикажи све алате.
- Отвориће се мени доступних алата преко целог екрана. Изаберите Заштити ПДФ. Тренутно је ова функција доступна само за лиценцирану верзију Адобе Ацробат Реадер-а.
- Унутар менија Заштита ПДФ-а изаберите Заштити помоћу лозинке.
- Сада унесите нову лозинку и потврдите је поновним куцањем.
- Кликните на Ок да бисте заштитили ПДФ лозинком.
Такође можете да подесите лозинку за дозволе да бисте омогућили приступ ПДФ документима заснован на улози. На пример, запослени са приступом само лозинки за отварање ПДФ-а не може да копира, уређује, мења или брише ПДФ.
Напротив, ако сте поделили лозинку за дозволе са запосленим, они могу да унесу различите промене у ПДФ датотеку.
Неке апликације за уређивање ПДФ-а, као што је Фокит, додају МС Ворд додатак. Овај додатак вам такође омогућава да креирате ПДФ-ове из Ворд апликације. Штавише, додатак вам омогућава да користите функцију заштите лозинком апликације за уређивање за шифровање ПДФ-ова ради додатне безбедности.
МС Оффице функција „Шифровање лозинком“.
Мицрософт Ворд 2013 и новија верзија ове апликације вам омогућавају да ПДФ датотеку заштитите лозинком када је креирате из Ворд датотеке.
Процес је прилично једноставан и наведен у једноставним корацима:
- Док је Ворд датотека отворена, притисните Алт+Ф и Алт+Е.
- Отвориће се екран за креирање ПДФ/КСПС документа.
- Кликните на Креирај ПДФ/КСПС.
- Изаберите Опције изнад дугмета Објави.
- У контекстном менију који следи изаберите Шифруј лозинком.
- Унесите лозинку и потврдите је.
- Кликните на Објави да бисте добили ПДФ датотеку заштићену лозинком из Ворд датотеке.
На Мац рачунару помоћу апликације за преглед
Апликација Превиев на мацОС-у је подразумевани прегледач ПДФ-а и слика за Мац рачунаре. Такође омогућава корисницима Мац-а да уређују ПДФ и сликовне датотеке. Даље, можете користити његов подразумевани ПДФ уређивач да додате заштиту лозинком датотеци документа. Опцију ћете пронаћи у менију Извоз у апликацији.
Заштитите ПДФ лозинком помоћу Адобе Ацробат-а
Заштита ПДФ лозинком је алатка компаније Адобе на мрежи која помаже код шифровања ПДФ-а снажном лозинком на мрежи. Само треба да посетите горњу веб апликацију и изаберете датотеку са свог рачунара да бисте ограничили приступ ПДФ-овима помоћу лозинки.
Видећете визуелни интерфејс за унос и потврду лозинке када отпремите незаштићену ПДФ датотеку. Кликом на Сачувај лозинку ће документ шифровати лозинком. Када завршите, видећете дугме Преузми да бисте преузели ПДФ на свој лаптоп или десктоп.
ПДФ 2 Го.цом: Заштитите ПДФ
Заштитите ПДФ од ПДФ-а 2 Го.цом нуди напредни интерфејс за заштиту ПДФ-ова лозинком и додељивање приступа заснованог на улози. Такође, можете да увезете ПДФ-ове из складишта у облаку као што су Дропбок и Гоогле Дриве.
Када увезете датотеку, унесите лозинку да бисте отворили документ и потврдили је. Затим изаберите ограничења која желите да додате, као што су Спречавање штампања, Спречавање копирања и Спречавање измена. Ако изаберете ограничења, морате додати посебну лозинку за контролу дозвола.
пдфФиллер од аирСлате
аирСлате-ов пдфФиллер нуди могућност заштите ПДФ лозинком за регистровани налог. Морате се пријавити путем е-поште да бисте приступили веб апликацији пдфФиллер. Можете да отпремите ПДФ-ове и изаберете опцију Заштити тако што ћете кликнути на икону менија за ћевап на свакој датотеци и поставити лозинку.
Такође можете да креирате ПДФ фасциклу заштићену лозинком тако што ћете активирати фасциклу шифрованих докумената на пдфФиллер-у.
Завршне речи
Ових дана већина предузећа и забринутих појединаца штити ПДФ-ове лозинком како би хакере држали даље од ваших личних података. Било да делите ПДФ биографију са послодавцем или шаљете ПДФ документ о обиму рада клијенту, ове датотеке морате заштитити лозинком.
Већина ПДФ уређивача има строге алате за шифровање за заштиту лозинком ваших ПДФ датотека директно са вашег лаптопа, рачунара или паметног телефона. Такође, постоје и апликације у облаку. Можете користити горе наведене алате да заштитите своје ПДФ-ове од знатижељних очију.
Можда ћете бити заинтересовани и за најбоље ПДФ уређиваче за личну или пословну употребу.