Последњих година дошло је до промене у пословној култури и култури радног места. Послодавци све више промовишу канцеларијски софтвер без папира како би олакшали брз, практичан и лакши приступ информацијама.
Са овом врстом канцеларије, запослени могу да заобиђу своје распореде, а информације се лакше дистрибуирају у целој организацији.
Уз растућу забринутост за животну средину, предузећа се све више ослањају на канцеларије без папира. Сваке године просечан канцеларијски радник генерише више од 2.000 фунти отпада, према студији коју је спровела Национална асоцијација добављача канцеларијских производа (НАОП).
На предузећима је да или повећају своје напоре за рециклажу или смање количину отпада који генеришу.
Можда бисте размотрили модел канцеларије без папира ако ваша компанија тражи одрживи приступ смањењу производње отпада. Елиминише потребу за традиционалним документима као што су писма, извештаји и фактуре користећи канцеларијски софтвер без папира.
Фотокопирање и сортирање хрпа папира се може елиминисати, штедећи време административног особља. Штавише, предузећа могу да уштеде новац на штампању са канцеларијом без папира.
Можда изгледа застрашујуће остати без папира у својој канцеларији, али није тако тешко као што мислите. У овом водичу ћемо објаснити основе одласка без папира и дати савете како да почнете.
Следећи кораци ће вам помоћи да организујете своју канцеларију и учините је ефикаснијом, олакшавајући вам живот на послу.
Преглед садржаја
Утицај на животну средину због канцеларија које се баве папиром
Папир је свестран материјал који се користи вековима. Може се користити у различите сврхе, од писања и штампе до паковања и изолације. Са све већом популарношћу употребе папира, неопходно је бити свестан утицаја отпада на животну средину.
Има значајан утицај на животну средину због високе стопе производње и потрошње. У ствари, према Програму Уједињених нација за животну средину (УНЕП), индустрија папира је једна од три највеће светске индустрије за животну средину.
Канцеларије оријентисане на папир доприносе штети по животну средину када дигиталне платформе постану нова нормала.
Шта је канцеларија без папира?
Канцеларије без папира су популаран тренд у пословању, где запослени не морају да носе никакву папирологију са собом. Са канцеларијом без папира, сва папирологија која се раније обављала у канцеларијама сада се може обавити електронски.
Ово смањује употребу папира и омогућава запосленима да раде са било ког места у свету. Канцеларија без папира је важна из неколико разлога и вероватно ће постати још популарнија у наредним годинама.
Предности канцеларије без папира
Није тајна да се технологија стално развија. Прошли су дани када смо морали да премештамо папир по канцеларији да бисмо остали организовани.
Савремени канцеларијски софтвер без папира може лако да пронађе упите у највећим документима у року од неколико секунди. Због тога се канцеларије крећу ка канцеларији без папира са данашњим напредним канцеларијским софтвером без папира, укључујући дигиталне датотеке и електронске записе.
Ево неколико предности зашто бисте требали размислити о усвајању канцеларије без папира:
Побољшава комуникацију
За разлику од старих дана када су запослени морали сатима да чекају да документи стигну у њихове поштанске сандучиће, сада могу да приступе информацијама моментално када им затребају путем дигиталних система. То значи брже време одговора на захтеве купаца и побољшану комуникацију између запослених и менаџмента.
Смањује трошкове енергије
За производњу и отпрему папира је потребно много енергије, што се временом повећава. Ако будете без папира, можете смањити потрошњу енергије у вашој канцеларији коришћењем електронских докумената уместо физичких. Ово може смањити ваш рачун за енергију на пола или више.
Штеде време
Када је све дигитално, нема потребе за копирањем и лепљењем информација из једног документа у други.
Можете лако да приступите свим информацијама које су вам потребне директно из удобности свог стола без трошења додатног времена тражећи их. Ово штеди време, смањује непотребан стрес и притисак и помаже да се осигура да никада нећете пропустити тај критични рок.
Смањује отпад
Велики део смањења отпада је ограничавање онога што иде у канту за смеће. Ако останете без папира, можете избећи штампање безбројних комада папира који се бацају у канту за отпатке.
Уместо тога, сачувајте све информације дигитално на рачунару или у дигиталним датотекама. То значи мање отпада и мање одлазака у центар за рециклажу.
Како имплементирати идеју о канцеларији без папира на радном месту?
Управљање свим папирима које акумулирате у данашњем дигиталном свету може бити тешко. Али када примените окружење без папира, то не само да чини ваше пословање ефикаснијим већ и помаже у решавању проблема као што су рециклирање и складиштење. Ево неколико начина како да останете без папира за своје пословање:
#1. Користите платформе за складиштење у облаку
Прелазак на канцеларију без папира постаје све популарнији, али није без изазова. Један од највећих изазова је то што се многи запослени и даље ослањају на папирна документа да заврше свој посао.
То значи да им је потребан приступ овим документима где год да се налазе, што може бити проблем ако су далеко од свог стола или им се рачунар квари.
Један од начина да се реши овај проблем је коришћење платформи за складиштење у облаку. Ове платформе омогућавају запосленима да чувају своје документе електронски и да им приступају са било ког уређаја. Ово елиминише потребу да носе пуно папирних докумената и олакшава праћење свега што им је потребно.
Још једна предност коришћења ових платформи је да вам могу помоћи да уштедите новац. Ако своје документе складиштите електронски, нећете морати да плаћате њихов простор на чврстом диску. Ово је посебно важно ако имате много докумената за чување.
Све у свему, коришћење платформи за складиштење у облаку је одличан начин да побољшате ефикасност ваше канцеларије без папира. Они обезбеђују лак начин за запослене да приступе својим документима, што смањује њихово време у потрази за њима.
#2. Имплементирајте електронске комуникационе алате
Није тајна да електронски комуникациони алати постају све чешћи на данашњем радном месту. Канцеларијски радници на свим нивоима прихватају ове алате као што су е-пошта, Мицрософт Оффице 365 или Слацк да би повећали ефикасност и смањили отпад папира.
Једна од најзначајнијих предности коришћења ових алата је да могу помоћи да се елиминише непотребна папирологија. Ово штеди време и енергију и смањује ризик од људске грешке.
Поред тога, електронски комуникациони алати такође могу помоћи у побољшању ефикасности и продуктивности у канцеларији. Омогућавајући запосленима да деле датотеке и сарађују на пројектима у реалном времену, ови алати могу повећати ефикасност до 50%.
Компаније које су успешно примениле ове алате значајно су повећале продуктивност и задовољство запослених.
#3. Обучите запослене у вези са електронским софтвером
Како се предузећа крећу ка радном месту без папира, запослени морају бити адекватно обучени како би избегли потенцијалне несреће. Ако запослени обучавају како да раде без папира, можете бити сигурни да могу да рукују свим датотекама или документима који треба да се чувају електронски.
Не само да ће ово уштедети ваше пословно време и новац, већ ће такође помоћи вашем тиму да остане продуктиван и безбедан док радите у окружењу без папира.
#4. Направите електронски радни простор
Канцеларије без папира постају све популарније, не само зато што су еколошки прихватљивије, већ и зато што су боље за продуктивност ваших запослених.
Креирање електронског радног простора прилагођеног вашим потребама осигурава да сви у вашој канцеларији буду продуктивни и да се могу фокусирати на свој посао.
Канцеларијски софтвер без папира олакшава рад без папира
Ручно извођење сваког корака који је укључен у креирање радног простора без папира може бити разбеснело.
Штавише, управљање тако сложеним спојем различитих апликација је задатак. Ево неколико канцеларијских софтвера без папира који су направљени по мери да би омогућили канцеларијама да лако пређу на дигитални начин без много обуке или алокације ресурса.
Потпиши сада
Многи људи су упознати са традиционалном методом на папиру приликом потписивања докумената. Међутим, овај процес понекад може бити дуготрајан и не постоји гаранција да ће сви потписи бити тачни.
Срећом, нови алат на мрежи под називом Сигн Нов олакшава процес без папира за потписивање докумената на мрежи.
Сигн Нов омогућава корисницима да креирају дигиталне потписе користећи свој рачунар или мобилни уређај. Када завршите свој потпис, можете га сачувати у датотеци или поделити са другима. Поред тога, Сигн Нов пружа корисне савете и упутства како бисте били сигурни да су ваши потписи тачни и читљиви.
Услуга је бесплатна и може јој се приступити са било ког рачунара са приступом интернету. Документи се могу потписати са било ког места широм света и нема потребе за штампањем или факсирањем документа.
Унесите детаље рада, изаберите врсту потписа, а затим пошаљите образац. Услуга ће аутоматски креирати дигиталну копију документа и послати је на вашу адресу е-поште.
Поред тога, овај алат се може користити у различите сврхе, као што је потписивање докумената на мрежи, генерисање споразума и преговарање уговора. Укратко, ако тражите једноставан начин да потпишете своју правну документацију, Сигн Нов вреди покушати.
Пдф Филлер
Допашће вам се ПДФ филер ако сте заузет професионалац са много докумената за управљање. Овај онлајн алат вам омогућава да брзо и лако уређујете, креирате и управљате документима.
Попуните поља, кликните на Пошаљи и ваше промене се аутоматски чувају. Осим тога, ако треба да одштампате копију или да је поделите са неким другим, ПДФ филер вам такође може помоћи у томе.
То је свестран алат који се може користити за трансформацију вашег статичког ПДФ-а у интерактивно искуство за пошиљаоца и примаоца.
ПДФ Филлер има различите функције које га чине идеалним избором за људе који морају брзо да ажурирају или управљају својим датотекама. Штавише, одличан је и за људе који морају да аутоматизују креирање и попуњавање ПДФ докумената на мрежи.
Погледајте најбоље алате за компримовање ПДФ-а [Online + Software].
ДескТиме
Управљање нечијим радним и личним временом је тешко, али ако тражите апликацију која ће вам помоћи у томе, онда је ДескТиме савршен алат.
Помоћу ове апликације можете лако да пратите све што захтева вашу пажњу уз помоћ аутоматског праћења времена. Без обзира да ли се ради о сатима проведеним на послу или о томе колико сте дуго спавали синоћ, ова апликација има сва звона и звиждаљке које вам олакшавају управљање распоредом.
ДескТиме је врхунска апликација за успешно управљање распоредом и пословањем на мрежи. Апликација нуди разне функције које је чине савршеним алатом за управљање временом и организацију.
Апликација је бесплатна за преузимање и нема куповине у апликацији. Такође се може користити за праћење вашег времена и времена других.
Такође можете да користите ову апликацију за управљање својим пословним активностима на мрежи, укључујући праћење података о продаји и ажурирања друштвених медија. Овај врхунски уређај за праћење времена је савршен алат за свакога ко жели да побољша своју ефикасност и продуктивност.
Преузми – Веб | Андроид | ИОС
Јуро
Сложеност правних уговора је прилично застрашујућа, али дигитално решење као што је Јуро је идеално за такве случајеве. То је алатка за аутоматизацију правних уговора која може помоћи вашем тиму да поједностави креирање, потписивање и праћење правних уговора.
Аутоматизацијом свакодневних задатака уговора, можете уштедети време и осигурати тачност у креирању уговора. Такође пружа кориснички интерфејс који свима у вашем тиму олакшава коришћење.
Ово чини процес лакшим и приступачнијим за све укључене. Поред тога, Јуро се интегрише са неколико популарних правних софтверских програма, тако да можете лако управљати и пратити своје уговоре са једног места.
Предности коришћења Јуро-а укључују аутоматизацију процеса креирања уговора, праћење и праћење усклађености, као и аутоматизацију преговарања и испуњавања уговора.
Такође нуди низ функција које помажу предузећима да побољшају ефикасност и ефективност у оквиру својих законских уговора. Дакле, ако тражите начин да аутоматизујете свој процес стварања уговора, не тражите даље од Јуро-а.
Филецентер
Са све већим бројем дигиталних датотека које имате, лако је бити преоптерећен количином података којима морате да управљате. Али један од начина да се носите са овим је коришћење алата као што је Филецентер.
Уз помоћ ове алатке, можете брзо да организујете своје документе и управљате свим својим дигиталним датотекама, што их чини лаким за проналажење.
Филецентер је систем за управљање датотекама заснован на облаку који олакшава приступ, дељење и сарадњу на датотекама са било ког уређаја или локације. Овом алату можете приступити са било ког рачунара који има интернет везу.
Није вам потребан никакав посебан софтвер или хардвер да бисте користили ФилеЦентер. Само отворите веб локацију и почните да тражите датотеке које су вам потребне. Такође можете да користите ову алатку за дељење фасцикли или складиштење великих датотека у облаку.
Ако тражите једноставан начин да поједноставите ток посла и помогнете да останете организовани, Филецентер је савршено решење.
М-Филес
Ако сте као већина радника знања, увек тражите начине да будете продуктивнији. Али са сталним приливом нових информација и пројеката, може бити тешко пратити корак. Ту долази М-Филес.
Ова платформа за управљање документима заснована на метаподацима је дизајнирана да помогне радницима да ослободе свој потенцијал продуктивности. М-Филес платформа вам омогућава да лако приступате датотекама и сарађујете на њима са било ког уређаја или рачунара обезбеђујући централизовану локацију за све ваше документе.
Поред тога, платформа М-Филес нуди моћне могућности претраживања које вам омогућавају да брзо и лако пронађете управо оно што тражите.
Једна од најбољих ствари код М-Филес-а је то што могу помоћи предузећима да повећају свој профит. Преглед и креирање М-фајла осигурава да су сви ваши основни пословни подаци организовани и лако доступни.
Ово олакшава праћење вашег напретка и праћење финансија. Још једна велика предност М-Филес-а је што су они приватни. Ваши пословни подаци нису јавно доступни да их други виде. Ово може заштитити вашу пословну репутацију и вредне пословне тајне.
Цлоудли
Цлоудли-јева моћна решења за виртуелизацију факса преко ИП-а омогућавају вам да виртуелујете своје операције уз истовремено чување критичних података безбедним.
Њихова решења вам омогућавају да брзо и лако креирате, управљате и примењујете виртуелне машине у облаку без бриге о инфраструктури потребној за њихову подршку.
Са Цлоудлијевим Фак/ИП решењима, можете безбедно да шаљете и примате факсове широм света без потребе за наменском линијом за факс или машином.
Цлоудли нуди неколико предности за предузећа која морају да виртуелизују своје пословање. Прво, помаже у консолидацији ваше инфраструктуре и побољшању ефикасности омогућавајући вам да покренете више апликација на једном серверу.
Ово вам штеди време и новац, јер више не морате да купујете засебне сервере за сваку апликацију. Такође штити ваше податке омогућавајући вам да виртуелујете своје сервере.
Ако један сервер поквари, остали ће наставити да функционишу. Коначно, Цлоудли може помоћи у смањењу трошкова аутоматизацијом комуникације између ваших сервера и клијената.
Закључак
Канцеларије без папира постају све популарније, не само због еколошких предности, већ и због тога што вам могу уштедети много новца.
У овом водичу смо разговарали о начинима на које можете помоћи вашој канцеларији да остане без папира. Такође смо споменули најбољи софтвер без папира који ће помоћи вашој канцеларији да лако остане без папира.
Сада можете да проверите најбоља решења виртуелне радне површине за појединце и предузећа.