Проблеми ће се појавити у сваком пројекту без обзира на то које мере предострожности предузмете и колико је систем модернизован. Али, имате моћну методу, познату као анализа основног узрока (РЦА), која вам помаже да без напора одредите проблеме.
Стручни менаџери пројеката и пословни лидери користе РЦА процедуру да открију проблеме који штете пословању. Идентификовање проблема вам такође помаже да развијете решења како бисте избегли исте проблеме у будућности.
Ако сте пословни менаџер, менаџер пројекта, руководилац операција или пословни руководилац приправник, морате научити о РЦА методи и пратећим алатима или шаблонима.
Наставите да читате чланак да бисте открили неке основне и напредне информације о РЦА. Такође ћете пронаћи неке једноставне шаблоне за анализу узрока који ће вам помоћи током каријере управљања пројектима.
Преглед садржаја
Шта је анализа основног узрока?
РЦА је поступак проналажења основних узрока проблема и уских грла за развој одговарајућих решења. Процес сматра да је заиста делотворно систематско спречавање и решавање тачних проблема, а не једноставно руковање појединачним симптомима.
Ваш тим може да изврши РЦА процедуру кроз скуп принципа, методологија и техника. Морате да формулишете процес тако да тим може да искористи ресурсе РЦА да идентификује елементе који изазивају проблеме за било који пословни тренд, пројекат или догађај.
Систем анализе основног узрока помаже вам да идентификујете основни узрок неуспеха или застоја организованог процеса. На пример, обрада карата за корисничку подршку, производња робе, итд., увек ће се суочавати са новим изазовима. Ваше оружје за борбу против таквих нових проблема је РЦА и његова документација.
Скоро све индустрије или комерцијалне активности користе овај алат за откривање дубљег проблема у основи операција или услужних процеса. Није економски исплативо сваки пут решавати исто питање. Дакле, морате идентификовати стварни узрок, а затим га једном искоријенити користећи РЦА технику.
Зашто је важна анализа основног узрока?
#1. Смањите трошкове
Ако неодржавање фабричких машина узрокује лом покретних делова, можете контактирати произвођача да замени те делове. Ако се то дешава често, то ће повећати трошкове производње. Уместо тога, можете извршити РЦА да бисте прецизно одредили главни узрок сервисирања инструмента, што ће уштедети време и новац.
#2. Откривање недостатака и главних узрока
Ако се ваше предузеће бави производима, услугама, процесима, технологијама и системима, извођење РЦА пре лансирања производа ће вам помоћи да идентификујете основне грешке у дизајну. Када их поправите и испоручите производе или услуге, задобићете поверење купаца.
#3. Развијте поједностављен алат за решавање проблема у процесу
РЦА документи омогућавају свима који су повезани са процесом да решавају будуће проблеме након чланка помоћи. Дакле, не морате да штедите стручњака или плаћате трећим лицима сваки пут када се појави стари проблем.
#4. Учините радна места безбеднијом
Већина радних места која се баве критичним и опасним задацима обављају РЦА како би открили проблеме безбедности на радном месту. Помаже организацији да остане у складу са локалним или међународним захтевима за безбедност на радном месту.
#5. Брже изнесите производе на тржиште
Ако пажљиво изводите РЦА пре него што започнете производни процес, можете да решите грешке у дизајну које обично испливају када крајњи корисници користе производ. Тако ћете квалитетне производе пласирати на тржиште брже од конкуренције.
#7. Одмах реагујте на проблем
РЦА помажу предузећима да развију стандардне оперативне процедуре (СОП) за безбедносне проблеме, застоје софтвера, кварове у процесу, природне катастрофе, итд. Дакле, ваш тим може једноставно да следи СОП и брже реагује на нове и старе проблеме.
Обавезне компоненте шаблона за анализу узрока
Ако креирате РЦА шаблон или прилагођавате постојећи, имајте на уму да морате да укључите следеће елементе у РЦА документ:
#1. Опис догађаја
Морате да креирате детаљан СОП за опис догађаја у РЦА. Такође, требало би да постоји формат прихваћен у целој компанији у који ће особље или руководиоци уносити детаље. Подаци описа треба да садрже датум, време, дефиницију инцидента, сведоке, жртве итд.
#2. Временска линија догађаја или трендова
Одељак са временском линијом треба да садржи детаљан опис свих инцидената пре, током и након несреће или проблема. То ће помоћи да се открију основни узроци догађаја. Можете укључити податке као што су време, датум, укључене особе, оштећене машине, отежани подаци итд., у временску линију.
#3. Метод и тим за истрагу
Успех целог РЦА процеса зависиће од његове методологије и тима који ће извршити процедуру. Метод РЦА треба да прати стандардне принципе, алате и шаблоне. Међутим, у зависности од процеса производње или система пружања услуга, потребно је да прилагодите одређене параметре.
Када завршите РЦА процедуру, израдите РЦА документ и пошаљите га свим одељењима на преглед и повратне информације. Анализирајте повратне информације и коментаре да бисте израдили коначни образац анализе основног узрока који ће одељење или компанија пратити.
Сада окупите искусне људе из процеса и објасните им РЦА процедуру. Ово ће бити тим који је одговоран за пажљиво праћење РЦА методе коју је предложила компанија.
#4. Основни узроци/истражни налази
Када добијете РЦА, морате истражити проблеме до максимално могућег грануларног нивоа. Опет, мора постојати посвећен тим за овај задатак. Можете укључити менаџере операција, сараднике у процесима, инжењере, стручњаке за податке итд., у зависности од вашег пословања.
Процес истраге ће такође захтевати претходно одобрене процедуре снимања, анализе и извештавања података.
#5. Акциони план за исправљање процеса/производа
Када истражитељи дођу до решења за питања РЦА, морате документовати те предлоге. Сада направите још један СОП за обуку погођених запослених о томе како да се позабаве таквим инцидентима у будућности.
Понекад ће предузећа морати да одобре такве СОП-ове од стране техничких, контрола квалитета и менаџера фабрике како би сви остали у току.
Неки популарни алати за анализу узрока
#1. Парето графикон
Овај РЦА алат је такође познат по правилу 80-20. Можете га користити за визуелизацију учесталости инцидената и њихових акумулираних ефеката. Аутор Парето графикона, Вилфредо Парето, рекао је да би 20% потенцијалних грешака изазвало 80% неуспеха у процесу.
Дакле, уз помоћ овог графикона, можете се фокусирати на 20% потенцијалних елемената вашег производа или услуге који ће вероватно изазвати недостатке производа или кварове на услузи.
Парето графикон је у суштини тракасти графикон који укључује узроке и учесталост грешака. Ако можете прецизно да направите графикон, он ће јасно визуелизовати искривљеност између кварова и узрока. Већина менаџера процеса сматра да је изненађујуће да мали фактори узрокују већину неуспеха.
#2. 5 Зашто
То је најједноставнији поступак за спровођење РЦА. Потребно је само да направите шаблон за анализу основног узрока са питањима заснованим на томе. Обично морате 5 пута да питате зашто инцидент. То би требало да вам омогући да истражите основни узрок квара било ког процеса или производа.
Међутим, постоји 5 РЦА заснованих на Зашто који могу да садрже више од 5 питања. Пошто процес захтева истражне способности и испитивање, требало би да следите процес у целој компанији за такав РЦА. У супротном, можда нећете веровати налазима РЦА који користи насумична питања.
Анализа 5 Зашто углавном укључује изјаву о проблему, а затим 5 питања о проблему. На пример, зашто је агент престао да обрађује карте клијената? Ако је одговор интернет, зашто је онда интернет пропао. Једноставно, наставите да постављате још питања док не дођете до основног узрока.
#3. Дијаграм рибље кости
Исхикава или дијаграм рибље кости је још један популаран визуелни метод РЦА. Коначни дијаграм изгледа као рибља кост и отуда име. Креатор алата је Каору Ишикава, познати иноватор управљања квалитетом из Јапана.
Крајњи десни или крајњи леви део графикона је грешка или проблем. Затим повлачите праву линију и укључујете категорије потенцијалних узрока као што су процедуре, окружење, људи, опрема, итд. Сада, унутар ових одељака, морате поставити грануларне разлоге.
Предузећа углавном користе ову алатку на свом шаблону за анализу узрока за проблем који је непознат или се никада раније није појавио. Штавише, стручњаци такође користе дијаграм рибље кости да анализирају сложене проблеме, открију различите аспекте основног узрока и открију уска грла у процесу.
#4. Дијаграм расејања
То је РЦА алат који вам помаже да креирате процесни РЦА шаблон за сложена питања. Када постоји више основних узрока него што се очекује од правила 80-20, потребно је да визуализујете однос између узрока и последице.
Дијаграми расипања су широко коришћени алат за проналажење корелација између варијабли које се могу мерити. Овде треба да направите дијаграм распршености варијабли узрока и последице. Морате ставити ефекте на Кс-осу, а узроке на И-осу.
Ако резултујући график расејања показује криву или праву линију, онда су компоненте у корелацији. Ако нема корелације, наставите да мењате вредности променљивих Кс-осе.
#5. ФМЕА
Анализа режима и ефеката кварова, или ФМЕА, је веома популаран алат за РЦА међу програмерима и дизајнерима производа. Помаже развојном тиму да открије потенцијалне проблеме пре производње производа на велико. Обично, тим користи један или два прототипа производа да идентификује грешке у дизајну и друге проблеме.
Затим почиње анализа режима квара на прототипу да би се идентификовали сви могући кварови. Сада једноставно наведите проблеме у другој табели, потражите основне узроке или извршите анализу ефеката.
До сада сте научили основе анализе узрока и њене алате. У наставку пронађите неке корисне шаблоне за горе наведене алате за анализу узрока (РЦАТ) из следећих бесплатних ресурса:
Смартсхеет
Можда већ знате Смартсхеет као један од водећих пословних алата за дигитални радни простор, даљинску сарадњу и аутоматизацију тока посла. Бићете запањени када сазнате да такође можете да користите његову библиотеку шаблона за креирање РЦА докумената који заиста функционишу.
Смарсхеет библиотека је богата различитим типовима примера анализе основних узрока који се лако уклапају у многе пословне пројекте или радна места. На пример, омогућава вам лак приступ следећем:
- Једноставан РЦА шаблон
- Сик Сигма ДМАИЦ метода за РЦА
- РЦА шаблон заснован на алату 5 Вхис
- Мапирање узрока здравствене заштите
- РЦА за хемијску компанију
Горе наведени шаблони су такође доступни у различитим форматима као што су Мицрософт Ворд датотеке, Мицрософт Екцел шаблон и Адобе ПДФ датотеке. Ове формате можете лако преузети без скакања кроз обруче.
Гуру
Тхе Гуру шаблон за РЦА процедуру је још један поуздан извор за израду РЦА документације за предузећа. Представља вам различите бесплатне примере и алате РЦА методе, као што су:
- РЦА документ заснован на Парето графикону који вам помаже да идентификујете проблеме као што су недостатак обуке, премало особља у сервисном центру и лоша припрема због чега се предузећа муче.
- Техника 5 зашто да се идентификује зашто је стопа обрта ваше компаније виша од тржишног просека или конкуренције.
- Дијаграм рибље кости као РЦА алат за идентификацију основних узрока који су нови или непознати.
- Сик Сигма и ДМАИЦ за РЦА
- ФМЕА за откривање проблема који се јављају током било ког животног циклуса развоја производа.
ТемплатеЛаб
ТемплатеЛаб је још један извор за различите шаблоне из области уметности, некретнина, пословања, права, финансија, итд. Стога се на овај ресурс можете ослонити и за висококвалитетан РЦА садржај као што су обрасци, примери и шаблони.
Садржају доступном на овој платформи лако се приступа преузимањем једним кликом. Пронаћи ћете РЦА документе у различитим форматима као што су Адобе ПДФ, Мицрософт Екцел и Мицрософт Ворд.
Репозиторијум РЦА докумената је богат примерима из стварног света као што су извештаји о истраживању РЦА, празни обрасци за прикупљање података РЦА, РЦА документи за почетнике, РЦА преко дијаграма рибље кости и РЦА за групу за развој пословања.
Биће вам лакше да уређујете шаблоне када преузмете Ворд или Екцел датотеке. Ако добијете ПДФ-ове, морате да користите ПДФ уређивач да бисте персонализовали примере докумената.
Завршне речи
У овом чланку смо вас провели кроз детаљну дискусију о анализи узрока. У чланку су такође наведени неки од виталних алата и шаблона за анализу основних узрока које можете да користите у сценаријима из стварног света.
Требало би да постанете сигурнији и вештији када решавате проблеме на радном месту или пројекту кроз анализу узрока.
Можда ће вас такође занимати ови алати за структуру рашчламбе посла за управљање пројектима.