Предузећа и привредни субјекти сматрају радне налоге извором истине за све што се односи на новчани буџет и послове које треба обавити.
Документација је неодвојива функција сваког пословања, било онлајн или офлајн. Током животног циклуса предузећа, наићи ћете на многе комерцијалне документе као што су фактуре, стандардне оперативне процедуре (СОП), рачуни за снабдевање итд.
Један веома цењен документ је сервисна карта, а након издавања, ваша пословна машинерија почиње да испоручује производе/услуге и остварује приход по завршетку поруџбине.
Интерни или екстерни пословни налози могу бити веома збуњујући ако немате искуства у креирању и управљању таквим документима. Али не брините јер ће вам овај чланак помоћи да стекнете довољно знања о овој пословној компоненти. Без даљег одлагања, прочитајте је.
Преглед садржаја
Шта је радни налог?
Када добијете налог за посао од клијента, то је формални захтев за одржавање, испоруку производа, пружање услуга итд. Радне карте су неопходне у формалном пословању, било да је задатак веома сложен, као што је изградња електране, или леп једноставно, као испорука рачунарске опреме.
Такви званични документи варирају од индустрије до индустрије. Међутим, стандардне информације које садрже су примарни резултати, датум почетка, датум завршетка, особа која подноси извештај, особа за извршење и наручилац.
Такође, траг пословних папира почиње радним налогом. Када задатак напредује и документ прелази из једне руке у другу, он функционише као формални медиј комуникације између укључених страна.
И на крају, када се посао заврши, рачуновође користе овај документ за измирење потраживања или обавеза. Штавише, екстерни или интерни ревизори прво траже налоге за посао када ревидирају било које пословање.
Друге фразе које би пословни људи могли да користе уместо радних налога су:
- Сервисна карта
- Налог за посао
- Радна карта
- Картица за посао
Сврха налога за радове
Једина сврха таквог документа је да води евиденцију о свим овлашћењима за рад, детаљима пружаоца услуга, трошковима и времену завршетка посла. Екстерни клијенти попут потрошача и интерни клијенти као што су запослени могу креирати улазницу за услугу.
Затим папир иде правој екипи, у зависности од тога да ли је реч о спољном или интерном налогу за рад. Компаније често користе компјутерски софтвер за креирање ваучера који путују кроз многе дигиталне или физичке столове.
Овде пронађите на први поглед листу циљева налога за рад:
- Објасните питање, поправку и инсталацију/испоруку робе
- Обезбеђивање ресурса и опреме потребне за посао или одржавање
- Понудите техничарима детаљна упутства о послу/задатку/одржавању
- Званично евидентирање материјала, рада и ресурса утрошених за завршетак посла
- Пратите све послове поправке и одржавања који су обављени на сваком овлашћењу
- Садржи монетарне податке као што су трошкови, порези, намети, цес, итд.
Услови управљања радним налозима
Ворк Аппровер
Администратор или неко из тог тима се бави додељивањем и одобравањем захтева за одржавање за управљање опремом. Понекад, подршка на рецепцији за односе са купцима и надлежно складиште такође могу да обављају улогу одобравача.
Подносилац захтева за рад
Подносилац захтева је појединац или тим који захтева да се заврши одређени посао. Потрошачи генеришу наруџбине за посао путем онлајн или личних куповина у индустрији услуга и робе.
У пословним сценаријима, клијенти на комерцијалном нивоу могу да захтевају посао, или такође може доћи од интерног тима, као што менаџер за корисничку службу захтева поправке радне станице.
Теренски техничари
У радним картама за одржавање, техничари на терену су инжењери, млинари, сервисери итд., који поседују вештине за извршавање задатака наведених у документу радног налога.
Компоненте радног налога
Предузеће може да сними многе ставке и повезане податке користећи документе налога за посао. Ево неких примера ставки које морате да укључите.
Обавезни елементи
#1. Имовина је примарна компонента сваког радног листа.
#2. Име подносиоца захтева је такође обавезно.
#3. Обим посла је још једна битна ставка јер ће одредити вештине, алате и стандардну оперативну процедуру (СОП).
#4. Захтевач посла такође треба да попуни поље под називом Опис проблема. То помаже техничарима или сервисеру да брзо схвате проблем.
#5. Замена делова машине или захтеви за посебним алатима такође треба да буду у документу.
#6. Сва предузећа имају неку врсту опасности по здравље. То треба навести у радном налогу.
#7. Датуми и време су такође веома потребни. Може постојати датум почетка, време почетка, датум завршетка (очекивано), време завршетка (очекивано), стварни датум/време завршетка итд.
#8. Наруџбина услуге такође треба да садржи контакт податке за подносиоца захтева, менаџера наруџбине, техничара, итд. Дакле, можете укључити бројеве мобилних телефона, бројеве телефона, ФАКС ИД-ове, адресе е-поште, веб локације, адресе канцеларије итд.
Добровољне компоненте
#9. Картица за посао може да садржи више поља за потпис за купца, менаџера, техничара, рачуновођу итд.
#10. Радно време такође треба да буде присутно за одговарајуће фактурисање и усаглашавање.
#11. Имати листу задатака у обрасцу налога за услугу је добро. То ће омогућити менаџеру радних налога, фасилитатору и купцу да буду синхронизовани у вези са обављеним послом.
#12. Модерни формати сервисних карата такође долазе са посебним пољем за важност поруџбине. На пример, у зависности од нивоа приоритета, менаџери планирају налоге за услуге.
#13. Можда ћете желети да укључите и контролну листу алата, рачунарских апликација, резервних делова, потрошног материјала итд., који ће бити одјављени и враћени у инвентар.
#14. Можете укључити процењену цену посла који се испоручује за поруџбине са отвореним трошковима. За опште поруџбине са унапред одређеним ценама, нека предузећа помињу стварне трошкове.
#15. Коначно, ИД наруџбине и назив радног места би требало да буду ту јер вам помажу да документујете карту за посао.
Врсте радних налога
Превентивно одржавање
Производне или производне јединице било које компаније издају радне карте за сервисирање опреме. Помаже да се избегне квар машина и губици у производњи.
Опште намене
Компаније издају сервисне карте када им је потребна трећа страна да изврши једнократни задатак као што је уклањање некоришћене опреме, инсталирање антивируса на лаптоп рачунаре итд.
Инспекција машина
Компаније одобравају једнократне радне налоге за инспекцију од стране стручњака треће стране за процену опреме, имовине или алата.
Елецтрицал
Интерни или екстерни клијенти могу захтевати потребе за напајањем, осветљењем и ожичењем путем таквих докумената.
Хитан
Овакви налози за посао су углавном непланирани за решавање несрећа. Таква наређења можете издати да бисте заштитили живот особља или спасили скупу опрему од трајних оштећења.
Специјални пројекти
Понекад је потребно да надоградите производну јединицу без замене постојећих машина. Посебно захтевате надоградњу опреме или софтвера који повећавају продуктивност користећи ову радну карту.
Предности коришћења радних налога
#1. Ваше пословање документује све пријаве за посао са потребном евиденцијом. Агенција за ревизију ће тражити ове записе кад год постоји било каква ревизија како би се потврдио учинак ваше компаније.
#2. Своје пословање чините транспарентнијим тако што ћете укључити карте за сваку услугу. Клијенти воле да раде са агенцијама које се посебно баве радном документацијом и деле прикупљене податке са њима.
#3. Брзо платите интерне или екстерне техничаре тако што ћете погледати радни налог и учинити их задовољним.
#4. Помозите тиму за инвентар да унапред набави све резервне делове како одржавање машина не би наишло на уско грло.
#5. Анализирајте белешке о пословима и предузмите одговарајуће мере да бисте избегли било какав квар машина у будућности.
#6. Предузећа која су усредсређена на услуге и производе могу разумно проценити годишњи приход тако што ће прегледати попуњене и фактурисане документе о наруџбини услуга.
#7. Коначно, радни налози функционишу као нит комуникације између више одељења. Дакле, ваше пословне јединице могу елиминисати штетне ефекте рада у силосима.
Ево неких платформи на којима можете пронаћи готове шаблоне:
Шаблони радних налога за штампање: ТемплатеЛаб
ТемплатеЛап је један од најпоузданијих извора за аутентичну пословну документацију. Овде ћете такође пронаћи висококвалитетне шаблоне, обрасце и формате за радне налоге. Његов садржај је лако преузети.
За разлику од неких конкурената, не морате да откривате гомилу информација о себи или компанији да бисте добили везу за преузимање.
Једноставно пронађите образац релевантан за ваш комерцијални или лични рад и кликните на дугме за преузимање да бисте добили датотеку. Штавише, можете лако да отворите датотеке шаблона помоћу било које апликације за обраду речи и табела као што су Мицрософт Ворд, Мицрософт Екцел, Гоогле документи и Гоогле табеле.
Сајт приказује широк спектар примера карата за услуге као што су:
- Примери радова на поправци аутомобила
- Шаблони за радове на одржавању
- Обрасци за ИТ рад
- Примери спољних послова графичког дизајна
Штавише, ови шаблони садрже мање ограничено форматирање, тако да можете персонализовати табеле и колоне онако како желите.
Бесплатни шаблони радних налога: Смартсхеет
Смартсхеет помаже вам да интегришете тикете за посао у ваш систем управљања пројектима. Пошто је то власнички провајдер софтвера за управљање пројектима, ако користите његове бесплатне шаблоне за преузимање и увезете документ у Смартсхеет, не улажете новац већ аутоматизујете цео процес пријема и решавања тикета за услугу.
Неки значајни шаблони које можете добро искористити су:
- Карте за посао одржавања
- Сервис радних налога
- Зауставите службене карте за рад
- Радна карта за уређење
- Сви шаблони за праћење налога
Његови хостовани шаблони долазе у два начина испоруке садржаја. Прво, можете преузети пример датотеке у ПДФ, Екцел или Ворд формату и прилагодити је у десктоп апликацији која подржава ове типове датотека.
Алтернативно, можете да увезете шаблоне на контролну таблу Смартсхеет пројекта. Други метод је веома згодан за брза и сложена окружења у којима одобраваоци тикета и менаџери морају да управљају стотинама радних налога.
Шаблони радних налога: Јотформ
Ако сте слободњак или власник малог предузећа који треба да опслужује велике пословне клијенте који захтевају формалне документе налога за посао, можете испробати шаблоне са Јотформ. Помаже вам да уштедите новац на неколико основа као што су:
- Наручивање професионалног пословања од креатора
- Куповина лиценци софтвера за управљање радним налозима
- Именовање стручњака за пословне документе који могу да креирају такве карте за посао за вас
Уместо тога, само користите шаблоне који се лако прилагођавају и увозите их у Јотформов власнички онлајн ПДФ уређивач. Обе услуге су бесплатне за комерцијалну употребу.
Значајни шаблони карата за услуге које можете да користите су:
- Подешавање производа за купце
- Сервисирање возила
- Поправка аутомобила
- Одржавање
- Веб дизајн
- Видео продукција
- Нега кућних љубимаца
- Фрееланце веб девелопмент
Штавише, не морате да поседујете опсежне техничке вештине да бисте користили Јотформс едитор. То је једноставан алат за уређивање ПДФ-а за превлачење и испуштање који може да користи свако ко зна како да користи веб прегледач.
Шаблони радних налога: Темплате.нет
Темплате.нет је још једна популарна дестинација за документе за личну и пословну употребу. Има релативно лаку траку за претрагу где можете да унесете своје захтеве као што су документи, шаблони, графички дизајни итд., а платформа ће преузети неке висококвалитетне примере.
Његов пословни одељак вам омогућава да приступите неким изузетним примерима радних налога које можете да прилагодите директно у уређивачу или помоћу апликација за обраду текста. Међутим, могућност његове бесплатне употребе је донекле ограничена.
Прво, морате се претплатити на бесплатни или плаћени налог. Затим можете преузети до три шаблона сваког дана, то је бесплатан налог. Алтернативно, можете користити уређивач. У сваком случају, постојаће ограничење за преузимање.
Међутим, омогућава вам да преузмете своје налоге за посао у различитим форматима датотека као што су Аппле Пагес, Аппле Нумберс, Гоогле Схеетс, Гоогле документи, Мицрософт Ворд и Екцел.
Закључак
Радни налог је само папирни траг. Дигитална трансформација предузећа у различитим индустријама сада је траг ПДФ-ова, Гоогле докумената или Мицрософт Ворд датотека на таблету, лаптопу или мобилном телефону.
Укратко, описује посао који треба завршити, до када, ко и цену задатка. Ваша пословна радна снага почиње да испуњава задатке када је генерисан налог за посао, а радна снага се одмара када се приход књижи у књиге предузећа према стандардним рачуноводственим условима.
Сада када сте прошли кроз детаљну дискусију о тикетима за услуге и неким изворима шаблона, требало би да будете у могућности да креирате копије таквих докумената високог учинка.
За успешан посао потребно је више од само налога за рад. Морате донети информисане одлуке о томе који задатак ћете прихватити или проћи тако што ћете добити предлоге од најбољих стручних мрежа.