Оутлоок има корисне алатке уграђене у клијент е-поште, као што су Цлуттер, Цонверсатион Цлеан Уп и Фоцусед Инбок, које помажу да ваше пријемно сандуче буде уредним. Оутлоок Онлине укључује функцију под називом Свееп, алатку која се користи за брисање или премештање е-порука помоћу једноставних правила. Ево како то функционише.
Свееп је алатка која вам омогућава да поставите правила о томе где треба да се шаљу е-поруке од одређених пошиљалаца. Правила чишћења се покрећу једном свака 24 сата и можете креирати правила у било којој фасцикли коју желите, а не само у пријемном сандучету.
Алатка Свееп доступна је на траци са алаткама на врху Оутлоок Онлине. Појавиће се када изаберете било коју е-пошту из фасцикле у којој се налазите (осим порука од вас и Мицрософта које вам говоре да је Цлуттер преместио неке поруке).
Свееп је алатка за премештање, што значи да имате опције које е-поруке да преместите и опцију да изаберете фасциклу у коју ће е-поруке бити премештене.
Подразумевано, Свееп ће преместити све поруке е-поште од изабраног пошиљаоца у фасциклу Избрисане ставке, па иако је Свееп алатка за кретање, може се користити и за брисање е-поште.
Можете да промените „Премести у“ из избрисаних ставки у било коју фасциклу коју желите, укључујући пријемно сандуче. То значи да Свееп није само за брисање пријемног сандучета.
Ако сте одлучили да почнете да категоризујете своје е-поруке, на пример, можете да користите Свееп да брзо преместите све поруке е-поште од одређеног пошиљаоца у фасцикли Архива у фасциклу за обраду и примените категорију на све одједном. То би било много брже него ручно проналажење е-поште.
Друга опција — „Премести све поруке из фасцикле и све будуће поруке“ — такође ће преместити све поруке е-поште од изабраног пошиљаоца, али ће такође преместити све будуће поруке од тог пошиљаоца.
Као и код прве опције, друга опција има више снаге него што се чини на први поглед. Ова опција ће радити у било којој фасцикли, тако да можете да је користите за аутоматизацију система архивирања. Рецимо да сте особа која има систем датотека за своју е-пошту. Сваки пут када се бавите е-поштом, морали сте ручно да је преместите у праву фасциклу. Али помоћу Свееп-а то можете аутоматизовати.
Подесите правило чишћења у фасцикли Архива да бисте преместили сваку е-пошту од одређеног пошиљаоца у исправну фасциклу. Затим, када се позабавите е-поштом у свом пријемном сандучету, пређите у Архиву и пустите правило Свееп да је пошаље одатле у исправну фасциклу.
Трећа опција — „Увек задржите најновију поруку и преместите остатак из фасцикле“ — је динамичка верзија алата за чишћење разговора у Оутлоок клијенту. Тај алат се покреће ручно када му ви кажете, и то је одличан алат који препоручујемо да користите, али верзија Свееп ће се покренути аутоматски.
За поруке од људи, ова опција можда није применљива јер вам људи могу е-поруком о различитим стварима. Али савршен је за е-поруке са подсетницима од ствари као што су систем распореда сати или обичне поруке упозорења.
Последња опција—„Увек премештај поруке старије од 10 дана из фасцикле“—одлична је за свакога ко је затрпан е-поштом која се скупља у пријемном сандучету попут муља у кориту реке.
Постоји много е-порука са којима, ако их не решите у року од недељу дана или тако нешто, нећете уопште бити обрађени. Стога, зашто их не бисте аутоматски преместили из пријемног сандучета?
Ако вам то не одговара, ова опција је и даље корисна за рад са е-порукама које садрже информације које су временски ограничене. Да ли добијате имејлове о локалним догађајима у наредној недељи? Ова опција је савршена за њихово уклањање. Ако имате прилику да их прочитате, онда одлично, можете сами да се носите са њима. Ако не, нека се Свееп позабави њима уместо вас.
Не морају да се бришу јер можете да их пошаљете у било коју фасциклу коју желите, тако да се понуде ваучера могу избрисати, али е-поруке локалног астрономског друштва о стварима које се дешавају на небу ове недеље могу бити архивиране.
Да бисте видели сва своја правила чишћења и избрисали их ако желите, кликните на Подешавања > Прикажи све Оутлоок поставке.
Отворите Емаил > Свееп.
Моћи ћете да видите сва правила чишћења која сте креирали и да их избришете.
Све у свему, Свееп је изненађујуће моћан алат за кретање. Можете га користити да ваше пријемно сандуче буде чисто или као једноставан алат за ток посла за усмеравање поште из фасцикле у фасциклу. Мислимо да је то одличан додатак Оутлоок-овом арсеналу који вам помаже да задржите контролу над својом е-поштом.