Препоручујемо да користите ОХИО (Само рукујте једном) за тријагу ваших е-порука. Суштински део ОХИО-а је архивирање е-порука које морате да задржите – извадите их из пријемног сандучета! Ево зашто је архивирање критично — и зашто се не бисте требали мучити са фасциклама.
Преглед садржаја
Зашто морате да архивирате своје е-поруке
Кратак резиме из нашег чланка у ОХИО: ваше пријемно сандуче није архива, канта, ормар за досије или депонија. То је пријемно сандуче!
Када имате стотине или хиљаде е-маилова у пријемном сандучету, они брзо буду закопани. Ван вида је ван памети. Много је теже пронаћи одређене имејлове, због тога ваш клијент е-поште ради спорије (чак и ако е-пошти приступате преко прегледача као што је Гмаил), а може да искористи ваш простор за складиштење ако користите Оутлоок или Аппле Маил на свом телефону.
Закључак: Нема смисла држати све своје е-поруке у пријемном сандучету и има много добрих разлога да то не учините.
Имајући то на уму, морате да рукујете е-поштом (одговорите на/проследите је, претворите је у задатак, подесите састанак), а затим или избришете е-пошту или је архивирате. Ево како то треба да урадите.
Где треба да архивирате своје е-поруке
Ваше е-поруке треба да иду у фасциклу Архива. Не би требало да иду у једну од неколико стотина пажљиво организованих фасцикли; требало би да иду у једну фасциклу Архиве.
То је прилично смела изјава, па је потребно мало оправдања.
Прво, хијерархији фасцикли је потребно време за постављање и одржавање, време које би било боље потрошити на руковање вашим имејловима. Друго, може бити потребно доста труда да се одлучи где треба да иде е-порука — да ли е-порука вашег колеге о томе зашто би могли да пропусте рок за пројекат иде у фасциклу за тај пројекат? Фасцикла за ту особу? Фасцикла за научене лекције?—и доношење одлука је и дуготрајно и исцрпљујуће. На крају, може бити излуђујуће тешко пронаћи е-пошту касније када би могли бити у било којој од неколико фасцикли, а свака фасцикла има стотине е-порука.
Једна архива олакшава премештање е-поште из пријемног сандучета јер не морате да користите никакве ресурсе за размишљање или доношење одлука. Само рукујете поштом и преместите је у своју архиву. Не може бити једноставније, а када покушавате да останете на врху бесконачног тока е-поште, желите да ваш процес буде што једноставнији и лакши. Свака потешкоћа или иритација се увећавају у великој мери, тако да ће нешто што је мала сметња или срање за једну е-поруку бити огромна сметња и срање времена за стотине е-порука.
За неке људе, ово ће бити добродошло олакшање мучењу структуре фасцикли, али неки други људи ће морати да удахну у папирну кесу на саму помисао да изгубе своју мукотрпно дизајнирану, замршену, логичну, прелепу структуру фасцикли. Ако сте то ви, онда ће, нажалост, ово бити тешко прогутати. Препознајемо ваш бол, чак иако смо сигурни да ће дугорочне предности једне архиве више него надокнадити краткорочни бол промене вашег система
Како да масовно архивирате своје е-поруке
Вероватно се чини очигледним да да бисте архивирали своје е-поруке, само их морате преместити у фасциклу Архива, и у томе сте у праву. Али ако имате стотине или хиљаде е-порука у пријемном сандучету, њихово померање појединачно ће изгледати прилично застрашујуће. У идеалном случају, морате пронаћи начин да их преместите на велико.
Ако користите клијент као што је Мицрософт Оутлоок или Аппле Маил, лако је масовно бирати пошту. Кликните на е-пошту у пријемном сандучету, померите се надоле, притисните тастер СХИФТ на тастатури и изаберите другу е-пошту. Сви имејлови између прве и друге ће бити изабрани. Можете их превући и отпустити у фасциклу архиве или користити дугме Архива. Као икона дискете која се користи за представљање Саве, постоји стандардна икона Архива која изгледа као традиционална картонска кутија за архиву. Ово се налази у Оутлоок-у и Аппле Маил-у (и клијентским апликацијама и мобилним апликацијама) за дугме Архива.
Ако користите Оутлоок клијент, такође можете да креирате радњу Куицк Степ која означава све изабране е-поруке као прочитане и премешта их у фасциклу Архива једним кликом на дугме (или пречицом на тастатури).
Ако сте одлучили да почнете изнова, увек можете да изаберете све поруке е-поште у пријемном сандучету користећи пречицу на тастатури Цтрл + А (Цомманд + А на Мац-у) и архивирате их. Не можемо да вам кажемо да ли је то права ствар, али ћете сигурно врло брзо добити празно сандуче.
У веб интерфејсу као што је Гмаил, можете да изаберете страницу по једну тако што ћете кликнути на поље за потврду на врху странице.
Када изаберете имејлове, кликните на Архивирај да бисте их преместили.
Не постоји пречица на тастатури да изаберете све е-поруке у вашем Гмаил пријемном сандучету (иако ће * + а изабрати све имејлове на страници), али када изаберете све имејлове на страници, трака за поруке ће се појавити изнад е-порука дајући вам могућност да изаберете све е-поруке у пријемном сандучету.
Кликните на ову везу да бисте изабрали све е-поруке у пријемном сандучету. Трака за поруке ће се променити како би вам омогућила да поништите избор.
Колико е-порука треба да архивирате?
Број е-порука које желите да архивирате одједном зависи од вас. Као што смо раније рекли, имати празно пријемно сандуче је у најбољем случају привремено, ау најгорем готово немогуће. Не контролишете шта долази у ваше пријемно сандуче, јер свако са вашом адресом може нешто да вам пошаље. Дакле, чак и ако успете да испразните пријемно сандуче, оно неће остати празно. Уз то, није лоша мета на коју треба циљати, јер ако имате празно сандуче за пријем, чак и за кратко време, дефинитивно скидате притисак са ваших рамена. Али неће остати празан, због чега је управљање вашом е-поштом процес, а не циљ. И наравно, не морате да архивирате е-пошту ако не морате да је задржите, можете да је избришете — то је одлична опција за уштеду простора.
Дакле, уместо да усредсредите све своје напоре на архивирање (или брисање) сваке појединачне поште у пријемном сандучету, фокусирајте се на оствариве циљеве који ће смањити ваш стрес е-поште. Само ви знате шта ће смањити ваш стрес е-поште, али примери циљева су:
На крају дана нема поште високог приоритета
Нема поште старијих од два радна дана у вашем пријемном сандучету
Нема поште од вашег особља/менаџера/купаца (избришите по потреби) на крају недеље
Одредите која вам е-пошта изазива највећи стрес. Рукујте и архивирајте (или избришите) те е-поруке као приоритет.