Алати за брисање имејлова показали су се као благодат за запослене и предузећа јер повећавају продуктивност смањујући време утрошено на брисање препуног пријемног сандучета.
Да ли сте знали да је више анкета показало да просечни запослени троши 28% на мејлове сваки дан?
Провера и рад на имејловима може бити неодољив ако тек треба да организујемо или управљамо нашим имејловима. У овом чланку ћемо разговарати о начинима да се постигне нула пријемних сандучића и ефикасно ради са имејлом. Ево табеле са неким алатима које морате да додате у свој арсенал е-поште за јасно и свеже пријемно сандуче!
Наслов
Опис
Истражите
СанеБок
Уклања нежељену е-пошту, креира фасцикле и паметну брзину вештачке интелигенције.
Цлеан Емаил
Организовани асистент, заустављање нежељених е-порука, фокусиран на приватност.
Надљудски
Управљање имејлом помоћу вештачке интелигенције са подсетницима и приказом статуса.
Маилстром
Групне радње путем е-поште за подршку за Гоогле, Иахоо и Оутлоок.
Преглед садржаја
Обриши пријемно сандуче = боља продуктивност
Управљање имејлом је ефикасно у максимизирању ефикасности на радном месту. Континуирана потражња за радом на даљину повећала је употребу Гмаил-а, јер се сматра професионалним извором комуникације у поређењу са другим платформама.
Због тога постаје неопходно организовати е-пошту на најбољи могући начин који ће помоћи да се поједностави ток посла. То је најбољи начин комуникације, којим треба управљати свакодневно или у одређено време јер садржи важне организационе документе.
#1. Временска ефикасност
Боље управљање имејлом повећава временску ефикасност, омогућавајући нам да се фокусирамо на примарни посао уместо на друге е-поруке. Обично нас многе е-поруке одвлаче од циљног задатка одласка на Гмаил, што захтева више времена, чак и за мале задатке. Управљање Гмаил-ом нам олакшава проналажење важних имејлова и смањује време проведено у претраживању. Стога се потенцијални резултат важних е-порука проналази брже него раније.
Такође прочитајте: Начини аутоматизације Гмаил задатака за повећање ефикасности
#2. Више профита
Временска ефикасност утиче на профитабилност пословања и смањује износ потрошен на рад. Од организовања стотина е-порука дневно до редовног прављења резервних копија и сортирања важних е-порука, ово повећава пословне трошкове. Управљање имејлом је омогућило руковање и сортирање неопходних е-порука. Ово је јефтино решење за одређивање приоритета важних задатака.
#3. Повећајте продуктивност
Када софтвер лако обавља задатак који одузима много времена, омогућава бизнисменима да се фокусирају на друге задатке. Ово омогућава лакши рад, помажући да се побољшају други продуктивни токови. Боље управљање спречава ометање блокирањем непотребних искачућих обавештења. Због тога може бити од помоћи да се концентришете на текући посао без прекида.
#4. Рад живот баланс
Предности управљања е-поштом се спајају да награђују предузећа кроз бољу равнотежу између посла и приватног живота. Уштеда времена, бенефиције и продуктивност на послу помажу нам да након посла живимо здравим и пажљивим животом. Лично управљање е-поштом раздваја личну и професионалну е-пошту, смањујући непотребно оптерећење посла код куће.
Шта је Зеро Инбок и његове предности?
Зеро Инбок је приступ управљању имејлом који има за циљ да Гмаил буде празан скоро све време. Стратегију је развио стручњак за продуктивност Мерлин Ман, који објашњава како мешање пријемног сандучета са листама обавеза може утицати на продуктивност.
За предузећа или запослене, имејлови су испуњени хиљадама мејлова који одвлаче пажњу од важног посла и могу их збунити током дана. Мерлин Манн је представио пет концепата за решавање овог проблема:
- Неке е-поруке су важније од других: Не треба сваку е-пошту третирати на исти начин. Мора се одговорити на само неколико важних е-порука, а остале треба избрисати. Показало се да овај концепт штеди време, али је важно да га издвојите имајући на уму шта је важно и што би могло бити потребно у будућности.
- Време је непроцењиво: нула пријемног сандучета је користан начин да уштедите време за продуктиван дан. Појединац мора да се позабави колико мејлова може да обради у току дана; ово такође помаже да се свакодневно прати напредак у раду. Концепт осигурава да само важан и вредан рад захтева прву пажњу и штити наше време.
- Мање може бити више: Концепт нула пријемног сандучета доказује да је мање речи довољно за преношење значења у одговору е-поште. Дуги есеји су непотребни и не треба да се осећамо обавезним када пишемо.
- Слобода од кривице: Превише е-порука може бити неодољиво, али живот у кривици није решење. Према Ману, оставите кривицу иза себе, фокусирајте се на чишћење нереда и покушајте прво да решите важна питања.
- Лагање себи не празни инбокс: Пре свега, морамо бити искрени према себи, прихватити ситуацију која се дешава и покушати да се носимо са њом. На хиљаде е-порука мора да се одговори у ограниченом времену, али избегавање њих ће наставити да гомила е-поруке које више нису корисне.
Такође прочитајте: Најбољи софтвер за архивирање е-поште за складиштење за будуће ревизије/преузимања
Користи
Управљање е-поштом и концепт нултог пријемног сандучета штеде време и доказано раде за предузећа. Нулта е-пошта се сматра корисним јер нам омогућава да се фокусирамо на важне задатке без прекида.
- Метода Зеро Инбок штеди време углавном зато што нас учи како да рукујемо имејлом у то време. Када јасно разумемо са чиме треба да се бавимо, већа је вероватноћа да ћемо одговорити на неопходне задатке без ометања.
- Ово побољшава комуникацију са заинтересованим странама, јер нула пријемног сандучета омогућава тренутне одговоре на долазне е-поруке. Испитаници добијају корист уместо да чекају сатима.
- Концепти нултог пријемног сандучета спречавају да се важни задаци пропусте јер празно пријемно сандуче прво приказује новопримљене е-поруке. Е-поруке које заслужују пажњу добијају приоритет и побољшавају пословну продуктивност.
Зашто очистити Гмаил пријемно сандуче
Брисање пријемног сандучета је идеалан начин за повећање продуктивности. Постоји много порука у Гмаил-у неке особе у једном дану, укључујући малвер, смеће, нежељену пошту, па чак и промоције. Ове нежељене датотеке треба уклонити јер ометају главну функцију или заузимају простор Гмаил-а. Организовано пријемно сандуче је кључно за продуктиван дан са фокусом на листе обавеза.
- Лако пронађите важне е-поруке: организовани гмаил је неопходан да би важне е-поруке биле безбедне. Ово је важно приликом праћења како бисмо лако могли да пронађемо е-поруке које су нам потребне. Нежељене или нежељене е-поруке оптерећују продуктивност у ужурбаном пословном распореду. Када редовно чистимо пријемно сандуче, можемо да се позабавимо важним задацима без прекида.
- Да бисте ослободили меморијски простор: Гоогле нуди 15 ГБ бесплатног меморијског простора који деле Диск, Слике и друге Гоогле апликације. Потпуно попуњен простор за складиштење узрокује кашњење и престанак примања е-порука. Због тога је потребно с времена на време очистити складиште да би пријемно сандуче било здраво и да би се одржао ефикасан ток е-поште.
- Да бисте обрисали нежељене датотеке: Гмаил има фасцикле за нежељену пошту које аутоматски чувају нежељене е-поруке у пријемном сандучету. Гоогле их аутоматски брише у року од 30 дана, али неке е-поруке су злонамерне и имају комерцијалне сврхе које покушавају да се повежу са нама. Неопходно је брисање и блокирање тих е-порука, јер пошиљалац може покушати да се повеже преко других е-порука. Веома је препоручљиво да опозовемо претплату или да обришемо нежељене е-поруке како бисмо избегли било какво ометање или штету.
- Останите фокусирани: систематски поредак спречава ум да лута. Када започнемо дан, поплава мејлова ствара притисак и чини нас изгубљеним у погледу тога одакле да почнемо; систематска структура мејлова даје нам идеју да предузмемо акцију.
Према томе, јасно пријемно сандуче је једноставан начин да продуктивно започнете дан.
Како очистити Гмаил пријемно сандуче
Постоје начини за брисање е-порука јер морају бити филтриране у смислу категорије, величине, пошиљаоца, прочитаних или непрочитаних. Ево неколико корака за групно брисање е-порука:
#1. Избришите групно
Брисање је једноставан начин да брзо обришете наше Гмаил пријемно сандуче, првенствено да бисте решили проблем пуне меморије. Гоогле дозвољава уклањање многих нежељених имејлова који заузимају простор за складиштење, као што су непожељна пошта, промоције и друго. Ово смањује оптерећење појединачног брисања поште, за шта је потребно време.
Кораци за групно брисање имејлова:
- Пријавите се на Гмаил на мобилном телефону, рачунару или лаптопу.
- Кликните на поље лево од дугмета Освежи.
- Кликом на поље изабраћете све поруке е-поште.
- Кликните на дугме Избриши, које се појављује као дугме за смеће у реду.
- Такође нам омогућава да сакријемо имејлове које не желимо да избришемо, али да им приступимо кад год је то могуће. Дугме Архива омогућава ову функцију, која се налази десно са стране кутије.
И воила! Већи део вашег пријемног сандучета је сада чист!
#2. Избриши према категорији
Гоогле је категорисао е-пошту на основу њене употребе, тј. друштвени, ажурирани, примарни или промотивни. Омогућава брисање одређених категорија порука, што омогућава брисање одређене категорије е-поште и чување других.
Кораци за брисање имејлова у категоријама:
- Кликните на падајући мени са леве стране; приказана листа има одељак Категорија на дну.
- Изаберите конкретну коју желимо да избришемо, као што су друштвене мреже, ажурирања, форуми или промоције.
- Означите поље као нормално у горњем левом углу.
- Кликните на плави текст да бисте изабрали све имејлове.
- Кликните на Избриши или Архивирај како желимо.
На тај начин можете брзо да обришете ажурирања, нежељену е-пошту и промоције, а да не морате губити време на ручно искључивање.
#3. Брисање по временском периоду
Гоогле дозвољава брисање мејлова на основу одређених датума, чиме се смањује оптерећење померања. Можемо да прегледамо е-поруке пре или после жељеног датума и избришемо старе нежељене е-поруке или нове е-поруке које више неће користити у будућности.
Кораци за групно брисање:
- У Гмаил панелу за претрагу откуцајте пре:ГГГГ/ММ/ДД да бисте изабрали пошту пре одређеног датума.
- Унесите после:ГГГГ/ММ/ДД у поље за претрагу и притисните ентер да бисте добили пошту после одређеног датума.
- Е-поруке приказане на екрану припадају изабраном временском опсегу.
- Означите поново поље и кликните да бисте изабрали све разговоре.
- Кликните на Избриши или Архивирај.
Ово добро функционише за старе е-поруке које су сувишне и које само заузимају простор.
#4. Брисање од одређеног пошиљаоца
Гмаил олакшава брисање е-порука од појединачног пошиљаоца, што је корисно за брисање података са одређене адресе. Ову функцију можемо да користимо када је њихово пријемно сандуче препуно само једне особе, као што су трговци е-поштом.
Кораци за брисање е-поште од одређеног пошиљаоца:
- Означите поље на левој страни ако желимо да избришемо све е-поруке или можемо да посебно изаберемо прочитане непрочитане поруке.
- Кликните на брисање или архивирање
Фуј! Ко је мислио да чиста инбок може бити тако задовољавајућа, зар не?
#5. Брисање прочитано/непрочитано
Брисање прочитаних или непрочитаних порука је добар начин да повремено очистите е-пошту. То значи да можемо да избришемо све њихове прочитане поруке или да обришемо пријемно сандуче без гледања у њих.
Кораци за брисање прочитаних или непрочитаних е-порука:
- Да бисте избрисали прочитане или непрочитане поруке из е-поште, Унесите је: прочитано или је: непрочитано.
- Притисните ентер и означите поље на левој страни.
- Пратите кораке за групно брисање, означите поље за потврду и изаберите све разговоре.
- Даље, можемо изабрати опцију између брисања или архивирања
Ово је одлично за оне досадне е-поруке са претплатом које једноставно не желите да отварате!
#6. Брисање по величини
Брисање е-порука по величини је најбољи начин да ослободите ограничени простор за складиштење у Гмаил-у. Неке поруке е-поште садрже прилоге или велике датотеке које троше непотребан простор за складиштење, чак и ако су бескорисне. Гоогле дозвољава брисање имејлова на основу њихове величине, чиме се ослобађа платформа за складиштење.
Кораци за брисање имејлова на основу њихове величине:
- Кликните на Подешавања на десној страни траке за претрагу.
- Ово ће приказати опцију за избор величине за прилог.
- Унесите величину и изаберите веће или мање од.
- Изаберите имејл и кликните на Избриши.
Тако можете брзо ослободити простор тако што ћете се ослободити е-порука које заузимају највише простора за складиштење.
Ево неколико алатки за које мислим да су од велике помоћи да нам помогну да очистимо и ефикасно управљамо имејлом:
СанеБок
СанеБок је софтвер за управљање е-поштом са аутоматизованим помоћником за е-пошту. Алат уклања нежељену е-пошту из пријемног сандучета и ставља је у одређену фасциклу, штедећи време управљања.
Кључна карактеристика
- Алат уклања нежељену е-пошту из пријемног сандучета и ставља је у одређену фасциклу.
- Има фасциклу СанеБлацкХоле, која нам омогућава да ставимо одређеног пошиљаоца на њега, и нећемо примати никакву пошту од тог пошиљаоца.
- СанеБок омогућава креирање фасцикли за признанице или породице, смањујући сложеност Гмаил-а.
- Обезбеђује фасциклу СанеАттацхмент која чува све прилоге е-поште у облаку како би се ослободио простор за складиштење.
- Можемо заказати паузу од е-поште тако што ћемо модификовати њену „функцију Не узнемиравај“ или можемо да одложимо е-пошту да бисмо се фокусирали на свој посао.
То је паметна и обучена вештачка интелигенција која убрзава е-пошту и омогућава нам да се фокусирамо на наш основни посао.
Цлеан Емаил
Цлеан Емаил је организовани помоћник за е-пошту који ефикасно управља преоптерећеним, нежељеним и непрочитаним имејловима. То је софтвер фокусиран на приватност који преузима потпуну контролу над нашим имејловима. Филтрира и групише сегменте е-поште, помажући у идентификацији важне и нежељене поште.
Кључне карактеристике
- Овај софтвер нам омогућава да зауставимо нежељене е-поруке, укључујући и отказивање претплате на билтене.
- Има функцију скрининга која блокира пошту од нежељених и нових пошиљалаца.
- Чиста е-пошта омогућава лако брисање великог броја е-порука и препоручује предлоге за чишћење на основу наших навика.
- Софтвер омогућава креирање прилагођеног правила за е-пошту, помажући у одржавању уз минималан напор. То значи да корисници могу да подесе да архивирају или аутоматски читају друштвене е-поруке свакодневно.
Помоћник за е-пошту лако обрађује велики број е-порука, пружајући нам најбољу приватност.
Надљудски
Надљудски је софтвер за управљање заснован на вештачкој интелигенцији који нам помаже да лако управљамо имејлом у Гмаил-у и Оутлоок-у. Софтвер има уграђене исечке који помажу у бржем састављању е-порука, писању најприкладнијих фраза, пасуса или целих хладних порука е-поште ако је потребно.
Кључне карактеристике
- Омогућава постављање подсетника за послате е-поруке, помажући у управљању важним послом без делегирања.
- Омогућава одлагање е-поште за одређени временски период, помаже да се терет остави по страни и фокусира се на други посао по потреби.
- Можемо да видимо статус њихове е-поште када је прималац прими или прочита. Такође омогућава дељење статуса међу тимом како би се побољшала ефикасност.
- АИ омогућава аутоматску корекцију за писање, помоћне додатне знакове, знакове који недостају, транспоноване знакове, недостајуће знакове интерпункције и нетачно писање великих слова.
Софтвер са АИ-ом побољшава могућности писања е-поште, чиме се штеди време. Такође нас подсећа на мејлове, тако да корисник може да обави важне задатке.
Маилстром
Маилстром је софтвер за управљање е-поштом који подржавају Гоогле, Иахоо и Оутлоок. Овај систем је дизајниран за предузећа свих типова и величина како би помогао слање, брисање или архивирање на велико једним кликом.
Кључне карактеристике
- Овај алат покреће људска интелигенција која лако идентификује и групише хиљаде имејлова.
- Штити пријемно сандуче од нежељене поште, омогућавајући блокирање нежељених пошиљалаца или субјеката.
- Користи ИМАП водећи у индустрији путем ОАутх2 енкрипције, што значи да софтвер никада не добија корисничку лозинку.
- Софтвер омогућава отказивање претплате на билтен без посете одређеној веб локацији.
Људска интелигенција Маилстром Софтваре-а издваја га од других, јер третира е-пошту из људске перспективе.
Завршне речи
Чишћење Гмаил-а је важан задатак за сваког пословног човека, професионалца и појединца. Наше пријемно сандуче је често испуњено важним порукама и задацима, али руковање нередом и нежељеном е-поштом је такође део посла.
Организовано пријемно сандуче чини ум срећним на почетку дана и позитивно утиче на продуктивност. Када је пријемно сандуче испуњено превише е-порука, потребно нам је појашњење шта да радимо или како да то урадимо.
Према томе, е-поруке треба да буду јасне и без непотребних датотека и порука како би се осигурали најбољи резултати. Различити софтвери доступни на интернету пружају услугу за најбољу оптимизацију Гмаил-а.
Неки користе вештачку интелигенцију да дају најбоље резултате, али међу свим тим, безбедност је највећа брига међу нама. Гмаил садржи мејлове које не желимо да делимо, па је софтвер изабран након анализе његове безбедности.
Не користите Гмаил? Ево неких апликација за чишћење поште које раде и на Иахоо-у и Оутлоок-у!