Поједноставите процес набавке за мала и средња предузећа помоћу ових врхунских софтверских апликација за набавку.
Управљање процесом набавке је сложено јер укључује куповине, залихе, поруџбине, фактуре, добављаче, плаћања и још много тога. Али у исто време, то је од виталног значаја за успех компаније. Због тога предузећа треба да аутоматизују и управљају овим процесом помоћу апликација.
Ако чекате до последњег тренутка да примените софтвер за набавку у вашој компанији, доћи ће до последица ручне обраде. Стога је мудро почети са применом ових алата чим приметите трење неефикасних ручних процеса.
Хајде да заронимо дубоко у основе софтвера за набавку и научимо о најбољим алатима у овој области.
Преглед садржаја
Шта је софтвер за набавку?
Набавка значи проналажење и набавку добара и услуга које су потребне за пословање. Дакле, софтвер набавке се односи на пословно решење које аутоматизује различите фазе процеса набавке.
Било да се ради о анализи трошкова, управљању уговорима или плаћању, такви алати вам могу помоћи да имате потпуну контролу над сваком операцијом процеса. Они се такође могу интегрисати са различитим ЕРП платформама како би процес био лакши.
Штавише, неки алати такође омогућавају свим запосленима приступ и извршавање задатака из централне јединице уз дозволу корисника.
Шта раде ови алати?
Софтверска апликација за набавку може да уради неколико задатака како би процес набавке учинио лаким за ваш тим. Запослени могу наручити куповину са било ког места и комуницирати са члановима тима. Ево главних задатака који овај софтвер може да обави:
- Генеришите налог за куповину и потврдите га
- Аутоматизујте пренос е-поруџбина
- Подсећа вас на недавне поруџбине и отказивања
- Пошаљите наруџбе на чекању одговарајућем особљу на даље радње
- Извршите финансијске трансакције и трансакције залиха по пријему налога
- Избегните несташице на месту одржавањем инвентара
- Прикупите податке и анализирајте трендове за максималну профитабилност
- Поједноставите процес стандардизације на различитим платформама
Хајде сада да разговарамо о томе када користите софтверске алате за набавку.
Ко користи софтвер за набавку?
Софтвер за набавку би вам био потребан када купујете сировине, рачунарски хардвер, канцеларијски материјал итд., у великим количинама током целе године. Дакле, свако предузеће које често купује залихе од независних добављача и жели да систем набавки учини транспарентним.
Углавном ћете пронаћи следеће компаније које користе алате за набавку:
- Произвођачи робе широке потрошње и уређаја
- Произвођачи возила
- е-трговина и малопродаја
Али, постоји специјализована фирма која такође користи овај софтвер, а то су консултанти за набавку или агенције.
Већина брендова предаје своје послове набавке овим агенцијама ради погодности и приступачности. Предузећа као што су Цапгемини, Баин & Цомпани, ГЕП Ворлдвиде, Аццентуре, итд., водеће су у консултантским услугама у области набавке.
Како софтвер за набавку помаже предузећима?
#1. Процуремент Аутоматион
Аутоматизација пословних процеса је евидентна у сваком домену, укључујући и набавку. Можете успешно аутоматизовати целу операцију набавке коришћењем софтвера за набавку.
Од откривања добављача до регистрације, избора производа до провере квалитета и коначно, потписивања уговора, све долази под једним софтвером.
У већини случајева, алат аутоматски обрађује интерне захтеве за куповину набавке. Потребно је само одобрење менаџера пре слања налога за куповину.
#2. Транспарентност у куповини
Пословни актери као што су менаџери и финансијски директори могу да посматрају трендове куповине из централног софтвера. Нема потребе да скачете кроз обруче да бисте добили извештаје о набавкама.
Такође, алат прати сваки корак док се договор не финализује, обезбеђујући корпоративну транспарентност на високом нивоу како би се избегла корупција.
#3. Оптимизација одобрења
Такви алати долазе са интелигентним алгоритмима за одвајање стварних налога за куповину од расипања. Дакле, менаџери за одобравање добијају само захтеве за куповину који су већину времена прави. Након тога, менаџери могу брзо да одобре куповне налоге.
#4. Видљивост потрошње
Контролна табла алата вам одмах показује укупну потрошњу компаније на куповину залиха, ко су ваши добављачи, колико им плаћате итд. Помаже вам да буџетирате пројекте, уштедите на непотребној куповини итд.
Функције које треба тражити при одабиру софтвера за набавку
Већина алата за набавку нуди стандардни скуп функционалности. Међутим, пре куповине, уверите се да имају бар следеће карактеристике:
- Алат би требало да долази са контролном таблом за управљање добављачима на којој можете укључити нове добављаче или прегледати уговоре са постојећим.
- Биће згодно ако софтвер нуди и функцију откривања добављача.
- Мора постојати услужни програм за управљање ризиком који ће блокирати непотребну потрошњу или погрешне налоге за куповину.
- Ваш алат за набавку мора имати функцију ревизије како бисте могли да ревидирате наруџбенице, плаћања добављача итд.
- Најбољи алат за набавку ће такође понудити функцију буџетирања где можете да унесете месечни или тромесечни буџет и држите куповине унутар те бројке.
- Такође би требало да постоји комуникацијска функционалност која ће обавестити корисника софтвера о новим налозима за куповину, фактурама, доспелим налозима итд.
- Добро је ако апликација нуди мобилну верзију за праћење потрошње, одобравање поруџбина, финализацију понуде и још много тога.
- Поуздан софтвер за набавку треба да вам омогући да поставите корпоративну политику о куповини.
- Коначно, алат мора да омогући представницима набавке да креирају прилагођене токове набавке ако софтверу недостају шаблони за одређене сценарије куповине.
Сада када знате о концепту овог алата и задацима које може да обавља, погледајте најбоље софтверске апликације за набавку које мала и средња предузећа могу да користе.
Прецоро
Ако припадате малом или средњем тиму, Прецоро вам може помоћи кроз поједностављење процеса куповине и елиминацију ручног рада. То вам штеди драгоцено време и новац и омогућава вам да се фокусирате на хитније ствари.
Овај иновативни и невероватно брз софтвер може да оптимизује систем набавке за плаћање у вашој организацији ради боље радне ефикасности. Ефикасно се бави задацима укљученим у процес куповине, као што су захтеви, наручивање и фактурисање.
Штавише, Прецоро побољшава ваш систем куповине побољшавајући ваш ток рада за одобравање. Фазе тока посла као што су процес захтева, наруџбенице, одобрење, фактурисање и управљање фактурама могу се обавити електронским путем помоћу овог алата.
Апликација такође знатно олакшава контролу процеса, одобравање и анализу трошкова у покрету.
Користећи ово поуздано решење, компаније могу имати редовне извештаје и анализу података. Детаљни и свеобухватни извештаји покривају све процесе дијаграма тока и податке о набавкама.
Осим тога, ови извештаји вам омогућавају да пратите и решите грешке, прилагодите формате извештаја за заинтересоване стране и податке о извозу у реалном времену за рачуноводствену и финансијску анализу.
Киссфлов
Да ли желите да имате контролу над процесом од набавке до плаћања, али са довољно флексибилности? Киссфлов вам то омогућава својим једноставним и прилагодљивим решењем. За захтеве за куповину нуди течне обрасце тако да можете да прикупљате, одобравате и пратите захтеве за куповину.
Када се захтев одобри, он аутоматски генерише налоге и издаје поруџбине. За управљање добављачима, овај алат нуди ефикасан портал за укључивање, управљање и одржавање добављача.
Како користите ову апликацију, одобравање фактура у покрету постаје могуће. Такође подржава аутоматизовано тросмерно упаривање, проверу фактура са уговорима, наруџбеницама и листовима за унос услуга.
Киссфлов такође може да генерише увиде засноване на подацима и делотворне увиде у трендове куповине, расходе и перформансе добављача. Користећи овај софтвер, корисници такође могу генерисати тренутне извештаје који укључују прилагодљиве параметре.
Такође подржава беспрекорну интеграцију са разним алатима трећих страна. Ослободите се сувишности користећи га са разним ЕРП и финансијским апликацијама, укључујући Мицрософт Динамицс, Куицкбоокс, Ксеро, САП и НетСуите. Ово решење вам такође омогућава да користите моћне додатке и АПИ-је.
Теам Процуре
Као мала и средња предузећа, време је да поједноставите процес набавке помоћу Теам Процуре-а. Међутим, овај софтвер такође може да задовољи потребе предузећа која се баве сложеним пословима набавке на међународном нивоу.
Ова јединствена платформа заснована на облаку може да обради сва ваша одобрења, наруџбенице и инвентар. Када су у питању захтеви за куповину, решење их може сортирати према буџету, одељењу и озбиљности. На основу ових захтева, корисници такође могу да генеришу наруџбенице и прате распореде испоруке.
Тим набавке такође нуди функцију матрице цена, помоћу које компаније могу да управљају понудама које дају више добављача купљених од најнижег понуђача. Пошто различите организације имају различите потребе, то омогућава организацијама да креирају прилагођене токове рада за одобравање.
Овде је лако укључивање добављача и продаваца. Такође, има уграђене КПИ за праћење учинка. Чак и ако имате складишта на више локација, овај алат вам помаже да имате интегрисани систем управљања складиштем. Можете чак да интегришете његову услугу у свој постојећи систем преко персонализованог АПИ-ја.
ПроцурементЕкпресс
ПроцурементЕкпресс је идеалан софтвер за набавку који може поједноставити све повезане токове посла. Такође вам помаже да елиминишете дуге ручне процесе, трагове на папиру и могуће инциденте преваре.
Његов иновативни систем одобрења вам омогућава да поставите максималне трошкове и одредите ланце одобравања. Компаније такође могу доделити унапред одређене нивое одобрења различитим запосленима. Поред тога, организације могу да прилагоде и аутоматизују све кораке ланца одобрења ради оптимизоване ефикасности.
Апликација вам омогућава да креирате брзе и прецизне поруџбине на основу вашег односа са појединачним добављачима. Можете укључити неопходна поља и падајуће меније да бисте креирали професионалне и контекстуалне поруџбине.
У складу са финансијском структуром ваше компаније, можете да распоредите трошкове на различите локације како бисте избегли прекомерну потрошњу. Користећи функцију извештавања у апликацији, корисници такође могу да анализирају свеобухватне поделе трошкова. Штавише, решење може креирати буџете за различите пројекте и одељења.
Процурифи
Реците збогом папирним процесима, спором одобравању и сложеним решењима уз Процурифи. Овај софтвер за проактивно управљање потрошњом нуди потпуну видљивост и контролу над трошковима компаније.
Како користите овај алат, постаје могуће одобрити све наруџбенице са једног места. Овде такође можете да видите потрошњу у реалном времену у односу на буџете. Такође нуди физичке и виртуелне картице потрошње за беспрекорну потрошњу.
Процурифи такође подржава креирање тока посла за аутоматизацију и праћење сваког корака куповине. Такође можете подесити дозволу за куповину на основу одељења и локације. Могућност сортирања свих поруџбина за добављача је још једна истакнута карактеристика овог алата.
Апликација може да изврши анализу учинка добављача тако да можете доносити информисане одлуке о куповини и пословним одлукама. Овде можете да увезете каталошке ставке и детаље, укључујући слике.
Ово решење се директно интегрише са вашим омиљеним пословним апликацијама као што су Амазон Бусинесс, Орацле, Куицкбоокс и Слацк.
Цоупа
Цоупа је платформа која вам пружа видљивост и контролу трошкова која вам је потребна за управљање процесом набавке. Одабир овог решења за своју компанију значи да можете да набављате са лакоћом куповине, а истовремено штедите драгоцено време запослених.
Главне карактеристике ове апликације су:
- Поједностављивање процеса набавке и поруџбине
- Праћење налога за куповину у реалном времену
- Упозорења за снижене цене и друге погодности
- Флексибилни обрасци за унос података за услуге засноване на СОВ-у
- Контролна табла за управљање буџетом у реалном времену
Осим тога, алат подржава одобрење путем е-поште и мобилних телефона. Такође, компаније га могу користити за управљање залихама и уговорима.
Беллветхер
Уз Беллветхер, можете учинити процес набавке транспарентним и брзим. Помаже вам да се ослободите вербалних одобрења и дуге комуникације путем е-поште и телефонских позива.
Овај софтвер вам омогућава да подесите захтеве, налоге за куповину и фактуре уз минимално време и труд. Функције као што су напредни ток посла и буџетирање обезбеђују већу видљивост и контролу над потрошњом.
Овај алат заснован на облаку нуди неопходну флексибилност и прилагођавање вашим потребама. Ако вашој компанији треба више језика или прилагођена поља, Беллветхер вам то може пружити. Штавише, омогућава вам приступ апликацији ван локације.
ПаирСофт
ПаирСофт је софтвер прилагођен кориснику који предузећа могу да користе за аутоматизацију тока посла кроз П2П процес. Такође је корисно за стицање видљивости потрошње и добре односе са добављачима и продавцима.
Софтвер се може брзо поставити на ваш систем или постојећи ЕРП и користити са лакоћом. Омогућава вам да управљате поруџбинама поједностављујући цео процес. Такође добијате потпуни увид у потрошњу по категоријама.
ПаирСофт такође може олакшати комуникацију у реалном времену између компанија и добављача. Обрада фактура и валидација су друге аутоматизације задатака које можете да урадите са овим софтвером. Такође подржава аналитику и извештавање.
Завршне речи
У овој ери дигитализације, компанијама је изазов да управљају својим процесом набавке без икаквог софтвера или аутоматизованог решења. Ови алати могу отворити неколико нових могућности у свакој фази овог процеса.
Штавише, апликације обезбеђују оптималну ефикасност чак и када повећате своје пословање. Погледајте листу најбољих софтвера за набавку да бисте изабрали најприкладнији за ваше потребе. Такође, можете погледати основне карактеристике које робустан алат за аутоматизоване набавке треба да има.
Као СМБ, можда ћете желети да знате о најбољим алатима за управљање документима.