Вештачка интелигенција (АИ) има потенцијал да поједностави састанке, реши основне проблеме током састанака и учини их продуктивнијим.
Састанци, било онлајн или офлајн, важни су за сваког професионалца и посао. Ово омогућава тимовима да разговарају о кључним питањима или стратегијама током кратке дискусије.
Међутим, припремити се за састанак и учинити га успешним није тако лако. Потребно је много размишљања, креирања планова, документовања, уређивања, презентације, заказивања и још много тога.
Ако све то радите ручно, то би могло одузети много времена и труда и може укључивати одређене неефикасности и грешке.
То може утицати на састанак и исход. Дакле, потребно вам је решење за све изазове са којима се суочавате.
Можете искористити потенцијал вештачке интелигенције како бисте подстакли своје састанке, управљали њима као професионалац и учинили их успешним.
У овом чланку ћу разговарати о неким од изазова повезаних са састанцима и како их АИ може решити.
Почнимо!
Преглед садржаја
Управљање временом
Понекад се састанци на мрежи могу протегнути преко предвиђеног времена. Ово би могло бити заморно и незгодно за учеснике јер би могли имати друге обавезе након састанка.
Слично томе, ако састанак не почне у право време, ствара проблеме. Ово тера људе да чекају, што нико не воли у овом брзом свету. Ово такође може наговестити да домаћин није толико озбиљан у вредновању времена других људи. Као резултат тога, неки од њих би могли напустити седницу, што може утицати на ваш дневни ред.
Због тога је потребно правилно управљати временом састанка. Ово ће омогућити свим учесницима да се придруже састанку, имају сјајну дискусију, заврше је у право време, а затим се врате својим обавезама.
АИ решење: АИ вам може помоћи да управљате својим састанцима на мрежи и учините догађај успешним. За ово, постоје АИ алати за праћење напретка ваших састанака на мрежи, тако да можете осигурати да се тачно време одржава од почетка до краја.
Осим надгледања, АИ алати могу слати подсетнике када је време да се заврши. Тако можете правилно закључити састанак уместо да га радите на брзину.
Заказивање састанка
Било да је у питању онлајн или офлајн састанак, заказивање може бити заиста изазовно. Потребно је да пронађете одговарајући датум и време који одговара свим учесницима. А с обзиром на то колико су данас сви запослени, постаје тешко окупити све у исто време, чак и ако су онлајн.
Поред тога, постоје и други изазови током процеса заказивања, као што су упућивање на календаре, координација са вашим тимом, решавање сукоба и још много тога.
АИ решење: Са АИ, процес заказивања састанка постаје лакши. То не само да може поједноставити процес заказивања, већ га и учинити ефикаснијим. Можете добити поуздан алат за планирање који покреће АИ да бисте поједноставили овај процес. Може анализирати распореде сваког учесника и, у зависности од њихове доступности, предложити пожељно време састанка.
Штавише, ови алати вештачке интелигенције су дизајнирани да узму у обзир друге факторе учесника као што су временске зоне којима припадају, време путовања, итд. како би предложили погодна времена за састанке. Поред тога, алатка може да реши конфликте везане за заказивање и аутоматски шаље позивнице учесницима.
За заказивање можете користити алате као што су Рецлаим.аи, У смеру казаљке на сату итд.
Постављање јасног дневног реда
Понекад дневни ред састанка можда није јасан присутнима или домаћинима. То значи да нико нема јасно разумевање о чему се ради о теми дискусије, што пркоси општој сврси учешћа на састанку.
Такође, није тако лако смислити ефикасан дневни ред. Потребни су сати темељног истраживања, дискусија, организације, документације и исправки.
Као резултат тога, људи могу лако да скрену са дискусије или имају другачија очекивања од онога што се заиста дешава на сесији. Ово може учинити састанак контрапродуктивним, а циљ састанка би изгледао далек за постизање.
АИ решење: АИ може помоћи у креирању дневног реда састанка чак и на основу приоритета. Може да аутоматизује процес изградње дневног реда како би се уштедело много труда и времена. Може вам помоћи да истражите, организујете, документујете, форматирате и аутоматски исправите свој дневни ред.
Поред тога, АИ алати могу представити дневни ред на начин који је добро организован и лак за читање. Ово вас штеди од ручног прикупљања и форматирања података.
Руковање задацима који се понављају
Одржавање састанка укључује много понављајућих и дуготрајних задатака као што су планирање, истраживање, ручни унос података, документација, организација, слање позивница, итд. Дакле, ако већину свог времена уложите у ове свакодневне задатке, нећете имати довољно времена за креативност и побољшања. Дакле, то ће утицати на раст ваше организације.
АИ решење: Ако користите АИ алате за аутоматизацију ових процеса који се понављају, можете уштедети доста свог времена. Користећи помоћник за састанке са вештачком интелигенцијом, можете да поједноставите припреме за састанке, слање позивница и праћења и друге задатке.
Може вам помоћи у генерисању дневног реда, документовању детаља састанка, заказивању састанака, слању позивница, слању упозорења и обавештења и још много тога.
Снимање сесије
Ако се на састанку разговара о неким кључним стварима, можда бисте желели да се вратите на то и касније то примените у свом учењу или пројекту. Разлог је што се на састанку може разговарати о много ствари и није могуће запамтити све. За ово, можда ћете желети да снимите текући састанак како бисте се могли вратити на њега и осврнути се на тачке о којима се на њему расправља.
Међутим, не нуде све услуге за састанке на мрежи ову функцију снимања сесија састанка. Дакле, можете заувек изгубити важне дискусије или поене. Ово може утицати на ваш пројекат или на ваше разумевање предмета или теме о којој учите.
АИ решење: АИ алати могу да вам помогну да снимите цео састанак тако да не изгубите ништа о чему се разговарало на њему. Можете поново да репродукујете снимљену сесију и разумете важне теме. Ово ће вам помоћи да завршите своје пројекте и задатке ако се на састанку објасне поступне процедуре.
Неки АИ алати које можете користити за снимање сесија састанка укључују Лоом, Фатхом, Фирефлиес итд.
Резимирајте састанак
Ако нисте били у могућности да присуствујете састанку из било ког разлога, добијање резимеа тачака о којима се разговарало може заиста бити од помоћи. Чак и ако сте присуствовали састанку, резиме може бити од помоћи.
Свеобухватан, добро осмишљен резиме састанка ће укључивати кључне ставке, одлуке, исходе, процедуре, итд. Али ако покушате сами да резимирате састанак, то би могло одузети много времена и труда и може изазвати одређене грешке и нетачности .
Решење вештачке интелигенције: Можете да искористите АИ да резимирате састанак. Алат вештачке интелигенције може вам помоћи да то постигнете тако да можете да ухватите важне тачке, одлуке и друге детаље и да их користите у свом учењу или раду.
Можете само да користите овај алат да бисте добили свеобухватан, добро форматиран и документован резиме. Дакле, без обзира да ли сте присуствовали састанку или не, можете разумети целу суштину састанка тако што ћете проћи кроз овај резиме. Ово ће вам дати потпуну јасноћу о темама о којима се расправља са тачношћу.
Ово такође чини учеснике без проблема, тако да не морају да праве белешке током сесије и губе важне детаље током процеса. Они могу присуствовати састанку са пуним фокусом и испунити циљ придруживања састанку.
Неки од алата које можете користити за сумирање састанка су МеетГеек, Оттер, Сембли, итд.
Анализирање података
Стицање увида у учинак ваших састанака је важно. Помоћи ће вам да пронађете основна питања током састанка, било да се ради о дневном реду, распореду, времену, координацији или било чему другом.
Можете анализирати ове податке да бисте решили те проблеме и побољшали своје састанке. То ће осигурати да ће учесници имати неометано искуство састанка без сукоба или проблема.
Дакле, када се састанак заврши, морате користити неке начине да измерите како је састанак прошао и позитивне и негативне стране сесије. Али ако не мерите ове податке, никада нећете сазнати за проблеме који могу утицати на ваше следеће сесије.
АИ решење: Аналитика заснована на вештачкој интелигенцији може вам помоћи да прикупите корисну аналитику и увиде како бисте побољшали своје састанке и учинили их ефикаснијим. Многи алати на тржишту могу вам помоћи да прикупите виртуелне податке о састанцима, као што су видео, аудио, белешке, присуство, ангажовање, учешће, резултати, управљање временом, ефикасност, коришћење дневног реда и још много тога.
Поред тога, аналитичке алатке које покреће вештачка интелигенција могу представити ове информације у лако разумљивом, структурираном формату. На овај начин постаје вам лакше да разумете податке гледајући их. Тако можете брзо пронаћи проблеме, пратити напредак ваших састанака током времена и извршити потребна побољшања.
Штавише, АИ алати за преузимање детаља омогућавају вам да имате ширу слику о вашим виртуелним састанцима, процењујући како се састанци одвијају и шта је функционисало, а шта није. Ово може довести до бољих састанака и ефикасности у вашим будућим састанцима.
Неки алати вештачке интелигенције за прикупљање аналитике састанка су Гонг, Цхорус.аи и још много тога.
Ефикасна сарадња и комуникација
Недостаци у комуникацији међу учесницима састанка могу довести до смањене координације. Али општа идеја одржавања састанка је здрава дискусија како би се дошло до закључка и циља састанка.
Понекад би језик могао бити препрека између учесника или одређене физичке сметње. Такође, учесници састанка могу бити нови једни за друге, тако да започињање разговора може изгледати као изазов за њих. За то, домаћин мора да обезбеди да створи такво окружење да се сви могу виртуелно срести и да се удобно упусте у дискусију.
Али ако се то не одржава, то ће утицати на тимску сарадњу. Слично томе, ако водите онлајн час, мораћете да обезбедите да сви ваши ученици добију здраво окружење за учење и алате за комуникацију са вама у невољи.
АИ решење: софтвер који покреће вештачка интелигенција може да смањи јаз у комуникацији међу учесницима састанка. Нуди могућности као што су обрада природног језика, препознавање говора, превод језика итд.
Да би састанак био продуктивнији, упознајте присутне са дневним редом унапред тако што ћете им послати добро документован дневни ред. Ово ће им омогућити да се припреме за састанак и да остану фокусирани током сесије.
Штавише, можете користити АИ алате за сарадњу током састанака. Долази са функцијама као што су дељење података, комуникација у реалном времену и уређивање докумената, виртуелна табла, управљање пројектима и још много тога. Помоћу ових функција можете омогућити својим тимовима да ефикасно раде заједно.
Дакле, ако неко од присутних жели нешто да дода, може користити функцију подизања руке (многи софтвери подржавају ову функцију). Домаћин може укључити слушаоце и дозволити им да говоре. Слично, кроз уређивање докумената у реалном времену, више корисника може приступити и уређивати један документ ради исправки или давања неких предлога.
Неки од АИ алата које можете користити за побољшање комуникације и сарадње су ЦлицкУп, Спацемакер, Воице Апп за превођење итд.
Доношење информисаних одлука
Много пута доношење добре одлуке постаје тешко за тимове, чак и након сати дискусија. А ако не можете да донесете одређену одлуку или донесете одлуке на брзину, а да све не измерите, чини се да је сврха састанка бесмислена.
Једна лоша одлука може утицати на целу вашу организацију и њене аспекте. Зато је неопходно доносити информисане, исправне одлуке у право време.
АИ решење: АИ може помоћи у поједностављивању процеса доношења одлука. Користећи АИ алате, можете да добијете податке у реалном времену, извршите прецизну анализу и искористите предиктивно моделирање да бисте доносили одлуке засноване на информацијама заснованим на информацијама.
Поред тога, АИ може помоћи у побољшању састанака:
- Омогућавање превода језика у реалном времену
- Прављење белешки са састанка
- Аутоматско преписивање састанака
- Интеграција више алата тако да корисници могу приступити различитим алатима из једног интерфејса
- Обезбеђивање састанака напредним енкрипцијама, МФА и другим методама
- Помаже вам да одржите усклађеност са прописима као што су ГДПР, ХИПАА итд.
АИ алати које можете користити за доношење одлука укључују Ратионале, Сцалер, итд.
АИ помоћници за састанке
Хајде да укратко разговарамо о неким АИ алатима који вам могу помоћи да поједноставите састанке и учините их ефикаснијим.
#1. МеетГеек
Користите МеетГеек, помоћник за састанке све у једном са вештачком интелигенцијом који ради са свим платформама, укључујући Зоом, Теамс и Гоогле Меет. То ће повећати вредност ваших састанака, позива клијената и интервјуа за запошљавање.
Алат за вештачку интелигенцију може аутоматски да снима видео записе састанака и сумира састанке, транскрибује их и дели увиде о њима. МеетГеек може да аутоматизује све, од вођења белешки и преписивања до координације одлука.
Алат безбедно организује све детаље састанка на локацији за претрагу и омогућава вам да обогатите своје библиотеке додавањем аудио датотека и транскрипата. Интегрише се са 2000+ апликација преко Запиер-а заједно са многим другим алатима.
#2. Видра
Учините своје састанке веома продуктивним и искористите их на најбољи начин уз Оттер. Нуди кључне ставке за понети, белешке и транскрипције уживо. Такође ће вам помоћи да планирате и закажете састанке повезивањем Оттер-а са Мицрософт-ом или Гоогле календаром.
Оттер ради са платформама као што су Теамс, Зоом и Гоогле Меет. Можете да снимите снимке у реалном времену да бисте их касније погледали и означите своје саиграче разним акцијама како бисте им дали идеју о састанку. Оттер такође може да креира аутоматизоване резимее са хиперлинковима и шаље их е-поштом учесницима.
#3. Лакис
Лакис може оснажити тимове поједностављивањем састанака и хватањем кључних увида из интеракција са клијентима. Преко 20.000 професионалаца верује овом помоћнику за састанке са вештачком интелигенцијом који вам може помоћи да останете фокусирани на састанке, означите ставке које ћете касније пратити и ухватити коментаре.
Алат такође бележи резултате састанка и помаже вам да донесете јасне одлуке. Нуди персонализоване шаблоне за фокусирање на разговоре. Такође нуди транскрипције у реалном времену, означавање, уређивање светске класе, функције претварања звука у текст и интеграцију са популарним алатима.
Закључак
Помоћу вештачке интелигенције можете да учините своје састанке продуктивним и успешним јер вам може помоћи да поједноставите скоро сваки аспект ваших састанака. Од планирања, креирања дневног реда и документације до заказивања састанка, позивања чланова и вођења састанка, АИ вам може помоћи до краја.
Такође можете истражити неке најбоље шаблоне дневног реда за продуктивније састанке.