План управљања променама омогућава вашем пословању да се стално развија и прихвата нове технологије и маркетиншке праксе како би се ускладио са динамичним тржиштем. Ако то не учините, ризикујете стагнацију или прекид пословања.
Ако поседујете или управљате предузећем, морате научити како да покренете, примените и анализирате план управљања променама. Према недавном истраживачком извештају компаније ВалкМе, 79,7% предузећа је изразило потребу да се прилагођава променама сваких пет година или мање. Међутим, само 34% тих покушаја промена је успело.
Статистика управљања променама показује да је процес изазован. Али можете га савладати читајући овај чланак до краја.
Преглед садржаја
Шта је управљање променама?
Управљање променама је систематски приступ имплементацији и ефикасном управљању организационим променама. Укључује планове за предвиђање препрека на путу, ублажавање тих уских грла и вођење организације кроз успешну трансформацију.
Промена или трансформација може укључивати било шта, од замене постојеће апликације за е-пошту новом до потпуне промене производа и услуга вашег предузећа.
Предузећа се углавном ослањају на одељење људских ресурса или консултантску агенцију треће стране за очекивану пословну трансформацију. Ово ствара дистанцу између промене и пословних менаџера, супервизора и чланова тима. Међутим, најбољи начин да се постигне успешна транзиција укључује укључивање сваког погођеног појединца и тима.
Улога управљања променама у успеху организације
Промена је неизбежна у данашњим економским и тржишним условима. Организације које ефикасно усвоје такве тржишне трансформације ће вероватно напредовати. Ево плана управљања променама. Осигурава поуздану стратегију за имплементацију промена и избегавање трвења запослених, продаваца, извођача итд.
Ако промена захтева додатне напоре и вештине од запослених или извођача радова, овај план ће вам помоћи да постигнете такве резултате. Овај концепт пословног управљања омогућава вам да укључите запослене од врхунског до крајњег нивоа у све фазе трансформације како би они разумели критичност промене.
Штавише, управљање променама омогућава вашем предузећу да се прилагоди драстичним променама на тржишту, радној снази или економији како бисте могли да останете оперативни.
Предности управљања променама
- Ваше предузеће може проактивно да се позабави отпором променама и ублажи потенцијалне препреке ка глаткијој транзицији.
- Постављање јасних циљева за иницијативе за промене омогућава вам да пратите напредак и мерите ефикасност ваших напора за трансформацију пословања.
- Можете креирати план управљања променама. Стандардизујте га и сачувајте за будуће пројекте трансформације пословања.
- Управљање променама се бави вишеструким аспектима промена, укључујући људе, процесе и технологију. Тако можете осигурати уравнотежен и свеобухватан приступ пословним трансформацијама.
- Током процеса управљања променама, можете пружити адекватну подршку, обуку и смернице постојећим запосленима како бисте побољшали њихову продуктивност.
План управљања променама и његове компоненте
План управљања променама је нацрт за све пројекте трансформације пословања. У њему су наведени кораци потребни за спровођење промена у целој организацији. Такође укључује токове посла за комуникацију, коришћење технологије, имплементацију нових пословних апликација и тако даље. У наставку пронађите компоненте таквог плана:
#1. Обим
У оквиру, морате дефинисати границе и обим промене. Требало би да наведете специфичне области, одељења или процесе који ће се променити услед трансформације. Штавише, када јасно дефинишете обим, то помаже да се успостави фокусиран и управљив напор за промену.
#2. Циљеви
Требало би да наведете жељене резултате или циљеве које ваша организација жели да постигне у циљу. Пратите СМАРТ стратегију да бисте креирали своје циљеве како бисте лако проценили учинак. Циљеви могу укључивати побољшање ефикасности пословних операција, повећање задовољства услугом корисника или имплементацију нових технологија.
#3. Улоге
Пројекат управљања променама мора да се састоји од следећих улога:
- Професионалац за управљање променама
- Спонзори или пословни актери који издају буџете и прате све пословне промене
- Вође тимова и менаџери радне снаге који ће охрабрити запослене да прихвате промену
- Менаџери пројекта креирају задатке и додељују задатке тимовима
- Менаџер за обуку и развој за обуку радне снаге
#4. Процена утицаја промене
Морате да извршите организациону или одељенску процену утицаја које ће промена створити. За ово можете направити најаву промене и послати је е-поштом свим запосленима заједно са онлајн формуларом. Замолите запослене да поделе искрене повратне информације о планираној промени, како би ваш тим могао да направи извештај о процени утицаја за спонзора промене.
#5. Процена ризика
Компонента процене ризика укључује утврђивање потенцијалних ризика повезаних са променом и следеће:
- Процена вероватноће ризика
- Утицај таквих ризика
- Развијање стратегија за ублажавање таквих ризика
Како планирати и имплементирати план управљања променама
Шаблони за управљање променама
Са шаблоном за управљање променама, не морате да планирате све од нуле. Можете једноставно користити било који алат за управљање пројектима са шаблоном пословне трансформације да бисте започели.
Многи програмери софтвера за управљање пројектима и радом истражују и стандардизују планове управљања променама за предузећа. Затим те планове објављују као шаблоне на мрежи или унутар софтвера. Дакле, прилично је лако пронаћи бесплатне или плаћене шаблоне за управљање предстојећим променама у вашем пословању.
Важност шаблона
- Такви шаблони вам помажу да уштедите време и труд
- Такође добијате професионални формат који можете да користите
- Бесплатни шаблони вам штеде накнаде које настају од преношења задатка консултанту
- Предлошци различитих формата, графика и креативних огласа су доступни за избор
- Шаблони засновани на софтверу се аутоматски интегришу са вашим алатом за управљање променама
#1. Шаблон мапе пута за управљање променама
мондаи.цом има једноставан за прилагођавање и унапред изграђен шаблон мапе пута за управљање променама који можете да користите. Долази са прекретницама, алатима и процесима који су вам потребни за имплементацију промене. Ако треба да представите преглед целог процеса трансформације, користите овај шаблон.
#2. Шаблон комуникације за управљање променама
Такође ћете морати да направите план комуникације за предстојеће промене које желите да направите у послу. То помаже да се смање несугласице међу запосленима. Да бисте га организовали, стандардизовали и сачували за будућност, можете да користите комуникацијски шаблон за управљање променама из Смартсхеет-а. Налази се у Гоогле табелама и можете је преузети као Екцел табелу ако радите на Мицрософт 365 решењима.
#3. Промените шаблон захтева
Захтев за промену је документ који можете користити за праћење текућих пословних промена. То је једноставан метод за снимање свих захтева за променом. Прати следеће:
- Опис тражене промене
- Предност или разлог захтева за промену
- Захтевају се техничке промене
Можете бесплатно користити овај образац за захтев за промену са Јотформ-а. Постоје два начина да уредите овај образац: пријавите се за плаћени Јотформ налог или уређујете анонимно бесплатно.
#4. Промените шаблон процеса контроле
Шаблон контроле промена је сличан формату захтева за контролу промена. Једина разлика је у томе што морате бити конкретнији у вези са променом у првом. Контрола процеса промене се фокусира на то како имплементирати аспект промене. Дакле, одобраваоци могу да виде ширу слику промене пре него што је одобре или одбију. Можете користити овај Миро шаблон за креирање процеса контроле промена.
Користан софтвер за планирање управљања променама
#1. Вхатфик
Ако планирате управљање променама, погледајте Вхатфик сада. То је поуздан алат за управљање пословном трансформацијом на нивоу предузећа. Његове карактеристике укључују следеће:
- Искачући прозор: Шаљите најаве директно на екране запослених
- Самопомоћ: Креирајте видео записе, везе и токове за предстојећу промену како би запослени могли да уче
- Беацон: Пословни менаџери могу креирати садржај без укључивања ИТ тима
#2. Фресхсервице
Тражите контролисано управљање променама у ИТ? Требало би да пробате Фресхсервице. Алат побољшава процес увођења промена и минимизира пословне утицаје услед промене. Такође, можете интегрисати процес са процесима конфигурације, инцидента и управљања имовином. Алат вам омогућава да креирате ток посла за визуелизацију статуса трансформације у фазама као што су планирање, чекање на одобрење, издање на чекању, преглед на чекању итд.
#3. Врике
Врике је идеалан за планирање процеса, коришћење свих техника за пословне трансформације и имплементацију у хибридну радну културу. Даје вам потпуну видљивост техника и алата управљања променама заједно са процесом. Алат има графичке приказе циљева, токова посла, задатака и људи, који се састоји од плана трансформације.
#4. СервицеДеск Плус
СервицеДеск Плус вам помаже да конфигуришете улоге, статусе, типове и шаблоне целог пројекта управљања променама у ИТ-у. Ако наиђете на било какве проблеме и грешке током процеса, можете их сачувати као дневник. Такође, постоје аутоматизовани токови посла тако да можете аутоматизовати поновљене задатке пројекта промене. Да не спомињемо да његови шаблони такође укључују метрику управљања променама за мерење успеха.
#5. СисАид
СисАид-ов алат за управљање променама помаже вам да управљате процесом пословне трансформације у складу са смерницама Библиотеке инфраструктуре информационих технологија (ИТИЛ) за управљање променама. Његове фазе управљања променама укључују картице за унос података за детаље промене, анализу, одобрење ЦАБ-а, имплементацију, издавање, преглед, затварање и историју, све што захтевају ИТИЛ-ове смернице.
#6. Управљање променама – ВалкМе
ВалкМе вам може помоћи да паметно спроведете пословну трансформацију тако што ће израчунати буџет за улагање у технологију. Такође, анализира да ли ће овај буџет издржати дугорочну промену, тако да не морате да пролазите кроз честе трансформације. Требало би да користите овај алат да бисте стекли потпуни увид у процес промене и побољшали утицај трансформације.
#7. Продавница промена
Могли бисте да изаберете Тхе Цханге Схоп током планирања управљања променама за приступачност, интегрисане технологије и боље управљање повратним информацијама запослених. Све функције долазе са једном претплатом. Занимљиво је да је Тхе Цханге Схоп развио алат за симулатор промена тако да можете да креирате неколико сценарија шта ако пре него што уложите време, новац и труд.
#8. Гива
Једноставан софтвер за омогућавање промена, Гива, нуди једноставан начин за планирање и праћење промена заснованих на ИТИЛ-у у оквиру организоване контролне табле. Можете креирати и применити токове рада контроле промена како би менаџмент могао да провери и одобри промену. Штавише, можете прегледати све пројекте трансформације пословања са мешовитим, успешним и неуспешним резултатима из апликације засноване на облаку.
#9. Компас за промене
Да ли желите алат за графички приказ утицаја планиране промене у пословању? Пробајте Компас за промене. Такође вам омогућава да створите увид из додатних података како бисте могли да измените стратегију трансформације за максималну корист. Штавише, можете брзо да унесете промене у одељења без ометања пословних операција.
#10. Иссуетрак
Напредна апликација за управљање променама, Иссуетрак, повећава вероватноћу успеха пословне трансформације. Пружа све алате за тражење промене, преглед захтева и одобравање. Алат вам помаже тако што нуди менаџер задатака за управљање променама, услужни програм за контролу усклађености, ток рада аутоматског додељивања задатака и обрасце за прикупљање или пружање повратних информација.
Најбоље праксе за управљање променама
У наставку пронађите најбоље праксе које треба да следите када трансформишете своје пословање:
Закључак
Пут до управљања променама је једноставан и линеаран ако примените прави план. Такође, немојте занемарити потребу за ангажовањем запослених током процеса. Можда ће вам требати паметни алати да документујете, планирате и аутоматизујете неке од његових фаза, па проверите и горе поменуте алатке за управљање променама.
Пословна трансформација ће укључивати буџетску потрошњу. Зато погледајте ова решења за управљање потрошњом која су прикладна за било коју величину и тип предузећа.