Процена трошкова пројекта није једноставна математика већ сложен процес.
Да би управљање пројектом било успешно, потребна је добра процена трошкова. Многи трошкови се појављују током животног циклуса пројекта, али тачна метода процене чини сву разлику од неуспелог плана до успешног.
Укључује директан унос клијената и омогућава менаџеру пројекта и тиму да се састану како би савршено разумели пословну вредност, приоритете функција, листе ствари које је лепо имати, итд.
У овом чланку ћете научити како да се носите са овим ризицима и сродним питањима тако што ћете разумети процену трошкова, њен значај, како да почнете са тим, његове технике и друге важне ствари.
Почнимо!
Преглед садржаја
Шта је процена трошкова за пројекат?
Процена трошкова узима у обзир директне трошкове, индиректне трошкове и многе друге факторе да бисте израчунали буџет пројекта који испуњава ваше финансијске обавезе. Ово је заиста важан корак за успешан пројекат.
Од изградње пута до развоја апликације, технике процене трошкова пројекта могу се применити у свакој области. У животном циклусу управљања пројектом, процена трошкова је додавање појединачних трошкова коришћењем метода процене и валидних података. Ово се користи за процену будућих трошкова пројекта на основу данашњег искуства.
Да бисте то урадили, мораћете да следите неколико једноставних корака:
- Јасна идентификација задатака
- Учешће у изради предрачуна трошкова
- Доступност одговарајућих података
- Стандардизоване структуре за процену трошкова
- Одредбе за будуће неизвесности
- Искључени трошкови
- Прегледи независних процена
- Ревидирање процена
Једноставно речено, процена трошкова говори о финансијама и ресурсима који су вам потребни да унапред завршите пројекат са дефинисаним обимом. Менаџер пројекта и тим морају узети у обзир директне и индиректне трошкове да би наставили са проценом.
Неки типични елементи које треба да узмете у обзир су рад, објекти, ресурси, материјали, опрема, добављачи, ризици и време.
Зашто је процена трошкова важна?
Процена трошкова пројекта је могућа коришћењем техника процене трошкова и структуре поделе радова (ВБС). Ово се користи за визуелизацију обима вашег пројекта и додељивање трошкова сваком пројектном задатку.
Кроз процену трошкова пројекта, клијент може проценити како ће менаџер пројекта моћи да се носи са пројектом и постигне циљеве и циљеве пројекта. На овај начин, заинтересоване стране и руководиоци пројекта предвиђају квалитет који ће добити након његовог завршетка.
За успешан завршетак пројекта, заинтересоване стране морају планирати буџет који ће даље прихватити заинтересоване стране како би испунили очекивања квалитета. Неопходна је добра процена пројекта да би се осигурао стварни напор. Ово вам помаже да останете на правом путу и распореду.
Када извршити процену трошкова?
Па, процена трошкова се користи за предвиђање трошкова, цене и количине ресурса потребних за завршетак пројекта. Тачност процене трошкова пројекта зависи од нивоа пројекта, пројекта, дизајна и услова пројекта и процењених вредности ресурса који су вам потребни.
Када имате ресурсе, опрему, радну снагу и још много тога, можете почети да процењујете укупне трошкове пројекта помињући обим и квалитет пројекта. Дакле, потребне су технике, трајање, задаци и још много тога да би се предвидио укупни трошак.
Како тачно проценити цену?
Када процените трошкове пројекта, потребно је да поделите пројекат на појединачне задатке и да схватите који тим ће шта радити. Када је пројекат спреман, кључни циљ је осигурати да не пређете буџет.
Извођење процене трошкова укључује неколико једноставних корака. Хајде да о њима разговарамо један по један.
Саставите листу потребних задатака и ресурса
Први корак у процесу процене трошкова је да утврдите који ресурси и задаци су вам потребни. Да бисте то урадили, можете разбити цео пројекат на мале делове. То укључује истраживање, дизајн, фронт-енд или бацк-енд развој, писање текстова, тестирање или исправке грешака, покретање и још много тога.
Листа задатака варира у зависности од пројекта, али кораци остају исти. Када поделите посао између различитих чланова тима према сатници, биће вам лакше да израчунате цену рада и време потребно за подношење пројекта.
Идентификујте и доделите ресурсе
Морате осигурати да имате довољно људи са одговарајућом вјештином која је потребна за пројекат за додјелу ресурса. Морате навести доступне чланове и доделити задатке према њиховој стручности. Ово резултира адекватним планирањем ресурса, што доводи до успешног завршетка пројекта.
Процените дужину задатка
Овде морате да процените дужину задатка да бисте креирали распоред пројекта са неким бафером. Пошто не можете да предвидите будућност неке особе, већа је вероватноћа да ће ваш тим узети додатни бафер како би се пројекат завршио у право време без икаквог стреса.
Користећи методу праћења времена, можете тачно да нацртате трајање пројекта. Не можете очекивати стопу искоришћења од 100% од свог тима. Очигледно, ово ће довести до исцрпљености. Дакле, идеална стопа искоришћења за сваки тим је 80%, остављајући мало слободног времена за ваш тим.
Израчунајте цену пројекта
Много пута постоје слични записи које ћете наћи у својој бази података. Можете користити претходне записе да анализирате колико дуго је сваки задатак трајао и цену.
Ако га немате, морате га израчунати од нуле. Прво, потребно је да направите грубу процену како би се ваш тим могао састати и одлучити о тачном времену и цени.
Користите алате за процену трошкова
Кључно је пратити све. Да бисте избегли избацивање из колосека, морате се усредсредити на промене и ажурирати их у складу са тим. Са алаткама за управљање, можете свакодневно управљати задацима свог тима без муке, што резултира успешним завршетком пројекта.
На овај начин можете пратити и буџет. Према сату дневника сваког члана, алат предвиђа статус пројекта. Тако можете пратити колико пројекта тек треба да буде завршено и преостало време.
Процена наспрам цитата: разлика
Процене и цитати служе у сличне сврхе, али термини нису заменљиви. Оба се разликују када је у питању оно што представљате на листи. Коришћење тачног термина у право време осигурава да ваш клијент има тачне информације које су му потребне за одлучивање.
Процена
Процена је образована или груба претпоставка колико ће коштати одређени посао. Заснован је на информацијама доступним у то време. Процена се може променити када добијете ажуриране информације.
Претпоставимо да узмете уговор за преуређење куће, а клијент треба да зна цену. Прво ћете морати да проверите величину куће и собе, колико посла треба да се уради и шта да додате и одузмете. У овом случају, можете дати процену на основу њиховог захтева, рецимо, 30.000 долара.
Када почнете са радом, одједном видите да цена фарбе мало расте због квалитета боје коју захтева клијент. Тада ће ваша процена бити мало ажурирана у складу са тим.
Цитат
С друге стране, понуда је фиксна изјава о послу у одређеном временском оквиру. Правно је обавезујући и не може се променити осим ако ваш клијент не затражи неки посао изван обима посла. Ако се обим промени, мораћете да ажурирате редослед промена у складу са тим и постигнете коначан договор.
Узмимо исти пример. Ако клијент тражи понуду уместо предрачуна на почетку рада, потребно је да пажљиво проучите цену рада, материјала, времена итд., да бисте свом клијенту дали коначну понуду која се не може променити касније осим ако клијент не жели додатни посао који није наведен у листи понуда.
Међутим, процена је најбоља пракса када нисте сигурни у цену материјала и очекивања клијента. Али, када пружате редован сервис, добро знате цену својих услуга и материјала и желите да се заштитите од додатног посла, понуда може бити бољи избор.
Такође, процене се могу преговарати, док су понуде тачне и правно обавезујуће.
Уобичајене технике процене трошкова
У зависности од величине и типа пројекта, очекивања руководилаца и заинтересованих страна, метода фактурисања и других фактора, могу се применити различити алати и технике за процену трошкова пројекта. Они су следећи:
- Аналогна процена: Ова техника показује преседане који вам помажу да дефинишете будуће трошкове у раним фазама вашег пројекта коришћењем историјских података.
- Процена одоздо према горе: техника одоздо према горе је детаљнији приступ који процењује појединачне задатке, а затим их сумира да би се добио укупни трошак пројекта. Овај метод се користи у сложеним пројектима где је варијабли још више, као што су грађевински пројекти, развој софтвера итд.
- Процена одозго надоле: Техника процене одозго надоле је једноставна техника за одређивање обима посла након што се сазна укупна цена пројекта. Овај метод се обично користи за процену различитих елемената по фиксној цени коју је иницијално одредио клијент.
- Параметријска процена: Параметријска процена је приступ статистичког моделирања који користи историјске податке неких кључних покретача трошкова за израчунавање трошкова новог задатка.
- Процена у три тачке: Ова техника долази са три различита сценарија, укључујући највероватније, оптимистични и песимистички. Они се стављају у једначину да би се добила коначна процена.
- Анализа резерви: Ова техника говори колико резерве за непредвиђене случајеве треба да се додели. Овај метод покушава да избегне неизвесност.
- Цена квалитета: Овај приступ користи новац потрошен на или током пројекта да би се прескочили неуспеси. Ово такође користи новац примењен након успешног пројекта за решавање неуспеха.
Параметри процене трошкова
Морате задовољити свог клијента својим проценама како би ваш клијент предвидео квалитет пројекта. Али, многи пројекти наилазе на неуспехе због лоше процене трошкова.
Хајде да разговарамо о параметрима које треба да узмете у обзир приликом процене трошкова вашег пројекта.
време
Време је главни фактор приликом процене трошкова пројекта. Време је директно пропорционално труду. Збир времена проведеног на пројекту је укупни напор тима да заврши пројекат. Време потребно за обављање појединачних задатака, заједно са временом бафера, је неопходан корак за представљање правилне процене трошкова.
Напор
Напор је такође кључни параметар у процени трошкова пројекта. Међутим, напор потребан за завршетак пројекта даје вам јасну представу о трошковима. Овде менаџер пројекта треба да размотри ресурсе које ће тим добити да заврши пројекат, а напори се могу израчунати према ресурсима. Мање ресурса резултира већим напором, а више ресурса мање напора.
Ресурси
Као што је објашњено раније у овом чланку, ресурси се такође узимају у обзир приликом процене трошкова. Управљање ресурсима је процес поседовања правих фактора у тренутку потребе за одређеним задатком у пројекту. Са ограниченим ресурсима, тешко је израчунати укупне трошкове пројекта.
Прецизност
Процена трошкова пројекта може се прихватити само ако је тачна. Користећи најприкладнију технику процене трошкова, припремајући се за неочекиване трошкове и ревидирајући процене пројекта током целог пројекта, можете постићи прецизност.
Документација
Док размишљате о идејама са својим тимом, потребно је све документовати како бисте могли да донесете праву одлуку у право време. Мораћете да забележите све претпоставке како бисте спречили неспоразуме док тиму омогућите да схвати оправданост процене.
Кредибилитет
Генерално, процена трошкова пројекта се заснива на претходном искуству или чињеницама. Док израчунавате трошкове, можете повећати кредибилитет процене додавањем историјских података и мишљења стручњака.
Верификација
Увек проверите пре него што пређете на коначну одлуку. Можете проверити математичке операције које се користе за процену трошкова пројекта и проверити да ли је тачна. Можете се ослонити на документацију да бисте осигурали тачност прорачуна.
Идентификација ризика
Можете планирати ризике док радите процену. Ово је кључни фактор који треба узети у обзир. Неки ризици су чести, док су неки случајни. Морате ефикасно да управљате проценом додавањем времена бафера. Ово обезбеђује правилан завршетак пројекта у задатом року и довољна средства у тренутку хитних захтева.
Неки кораци у процени трошкова
За валидне и поуздане процене трошкова, морате следити неколико једноставних корака.
- Дефинишите сврху пројекта
- Развијте груби план тако што ћете договорити састанак са члановима вашег тима
- Дефинишите карактеристике система, перформансе и сврху
- Одредите одговарајућу технику процене трошкова
- Идентификујте претпоставке, правила и прибавите податке
- Развити процену поена
- Спровести анализу осетљивости
- Спровести анализу несигурности и ризика
- Документујте процену
- Ажурирајте процену на време у складу са трудом и ресурсима
Закључак
Процена трошкова се користи за предвиђање укупне цене пројекта заједно са ценом и количином ресурса потребних у оквиру пројекта. То се ради да би се донеле ефективне инвестиционе одлуке. За ово ћете морати да поделите комплетан пројекат на мање делове да бисте боље проценили ресурсе, рад и време.
Међутим, процену трошкова је лакше рећи него урадити. Стога ће вам одређивање тачне технике помоћи да направите успешан план процене трошкова за вашег клијента.
Такође можете истражити неки најбољи софтвер за управљање задацима и пројектима.