Софтвер за процесну документацију је од суштинског значаја за предузећа јер пружа структурирану мапу пута за предузећа да поједноставе своје пословање. Документовање процеса је суштинска компонента управљања пројектом јер одговара на важно питање – Како ће се ствари радити?
Раније би се менаџери пројеката ослањали на ручни приступ за креирање документације процеса, али сада могу да пређу на пуноправне алате за документацију процеса који вешто поједностављују цео процес.
У овом водичу навели смо најугледнији доступни софтвер за документацију процеса, али прво хајде да боље разумемо идеју документације процеса. Али пре него што почнемо, ево згодне табеле са софтвером за документацију процеса који смо навели.
Наслов
Опис
Истражите
Сцрибе
АИ алат за једноставну документацију процеса са снимцима екрана.
Миро
Скалабилна документација процеса и мапирање са интеграцијама.
Документ360
Поједностављени пословни процеси и управљање променама.
Процесна улица
Превуците и испустите шаблоне, стандардизоване контролне листе.
Хефло
БПМН 2.0 подршка, преузимање/извоз, ВИСИВИГ едитор.
Богати шаблони, сарадња у реалном времену, превлачење и испуштање.
ФловСхаре
Динамичко праћење, снимање екрана, извоз у различитим форматима.
ПроПрофс
Увоз из Ворд/ПДФ-а, помоћ осетљива на контекст, мултимедија.
Дакле, како функционише софтвер за обраду докумената? Једноставно говорећи, процесни документ је детаљан водич који објашњава како извршити задатак. На пример, објашњава комплетну процедуру преноса ваших података са старих сервера на медиј за складиштење у облаку.
Документ процеса може бити у облику дијаграма тока, упутства или једноставно политике. Ово подразумева да је документација процеса активност снимања или документовања корак по корак процеса обављања задатка.
Документација процеса показује се корисном за чланове тима, нове столаре, па чак и за купце када треба да схвате како да раде одређени посао.
Преглед садржаја
Како документујете процес?
Процедура документације процеса је подељена на следеће кораке:
- Изаберите процес који морате да документујете и утврдите његову сврху и обим.
- Опишите границе процеса и дајте одговоре на питања као што су шта почиње процес и када се процес завршава.
- Наведите резултате процеса и радње које је потребно извршити након тога.
- Наведите софтвер и опрему потребну за обављање процеса. Ово може да варира од платформи за кодирање до простора за складиштење у облаку и сервера.
- Размислите како ће процес функционисати. Можете креирати корак по корак процес од почетне до завршне фазе.
- Наведите имена заинтересованих страна, доносилаца одлука и запослених који играју улогу у документацији процеса.
- Сада пренесите све детаље у систем процесне документације и уверите се да ништа не пропустите.
Када се позабавите горе наведеним, долазимо до једноставног дела јер га не можете поделити са члановима тима, који му касније могу лако приступити.
Важност документовања пословних процеса
Документовање пословних процеса нуди бројне предности на дуги рок. Неки од запажених су следећи:
- Кохерентан пословни процес – Елиминишите двосмисленост процеса како би запослени могли да испоруче жељени резултат.
- Смањите оперативне грешке – Уклоните неефикасност у пословању да бисте побољшали културу рада.
- Испуните законску усаглашеност – Избегните правне одговорности у будућности ако се поступак несвесно води погрешно.
- Управљање променама – Осигурајте да се запослени лако прилагођавају променама у постојећим пословним процесима.
- Минимизирајте време обуке – Смањите време за пријем нових радника тако што ћете обезбедити да брзо уче.
- Доделите задатке – Осигурајте да сваки запослени има одређен скуп одговорности како се пословни ток не би пореметио.
Када је процес већ стављен у процедурални формат, запосленима је лакше да знају који су кораци које треба пратити.
Шта је софтвер за документацију пословних процеса?
Без сумње, процесна документација је сложен задатак и постоје шансе за људске грешке ако се уради ручно. Ова констатација проблема довела је до увођења софтвера за процесну документацију, који поједностављује пословни процес креирања докумената, елиминишући простор за грешке. Испод су неке од вероватних предности које софтвер за процесну документацију може да понуди.
- Онлине алати омогућавају члановима тима да приступе свим документима пословног процеса са централизованог места.
- Функције складиштења у облаку вам омогућавају да приступите документацији процеса у покрету, за разлику од ручног документа, који је доступан само ван мреже.
- Софтвер вам омогућава да управљате њиме, ажурирате га и сарађујете на њему у реалном времену.
- Такође је могућ приступ аналитици корисника, што додатно помаже у побољшању базе знања и доношењу информисаних одлука.
Штавише, проналажење информација је лакше јер алатка за претрагу на мрежи олакшава брзу претрагу информација или водича који су вам потребни.
Карактеристике које треба тражити
Када бирате софтвер за процесну документацију за своје пословање, проверите следеће карактеристике:
- Требало би да се уверите да софтвер нуди пријатно корисничко искуство људима који нису упознати са таквим алатима.
- Ове платформе треба да буду у стању да визуелно представе различите типове података и такође треба да подржавају везе и друге облике медија.
- Уверите се да функција документације процеса омогућава члановима тима да сарађују у реалном времену.
- Требало би бити могуће извести процесни документ у различитим форматима или га директно учитати на различите платформе.
- Софтвер би требало да подржава интеграцију са једним или више алата везаних за пословање које тренутно користи ваша организација како би се омогућила поновна употреба информација.
Рекавши то, хајде да погледамо неке од најбољих софтвера за документацију процеса које смо испробали и које бисмо желели да препоручимо.
Сцрибе
Ако често одговарате на поновљена питања у вези са извршењем задатка, имамо решење за вас! Сусрет Сцрибебрз и лак метод документовања и дељења пословних процеса у року од неколико секунди.
Карактеристике:
- Охрабрите запослене и новозапослене да брзо схвате процес.
- Ојачати програме обуке аутоматизацијом процесне документације и креирањем СОП-а.
- Уживите доследност у организационе процесе са садржајем обуке на захтев.
- Аутоматизујте процес креирања водича за обуку да бисте надоградили центре за помоћ и базу знања.
Сцрибе је алатка заснована на вештачкој интелигенцији за брзо претварање дигиталних процеса у водич корак по корак без улагања много труда. Све што треба да урадите је да омогућите Сцрибе снимач и да прођете кроз цео процес. И гле! Имате аутоматски креиран водич корак по корак, заједно са приложеним релевантним снимцима екрана!
Миро
Брендови као што су Делл, Цисцо и Делоитте се ослањају на Миро, софтвер за процесну документацију и мапирање једноставан за коришћење који вам омогућава да мапирате критичне пословне информације. Лако скалабилна, платформа омогућава члановима тима да се повежу и оптимизују пословне процесе користећи уграђене алате за мапирање.
Карактеристике
- Уградите пословне процесе и стеам мапе у алате као што су Цонфлуенце, Цода и Нотион.
- Јира интеграција за преглед пословног процеса, мапирање путовања клијената и праћење одређених радњи.
- Различити пакети за управљање пројектима, мапирање путовања корисника и мапирање пословних процеса.
- Лако увозите мапе процеса са платформи као што су Мицрософт Висио, Драв.ио и Луцидцхарт.
- Богата библиотека шаблона за пружање најбољег искуства вашим клијентима и задовољавање њихових потреба.
Миро нуди алате као што су дијаграми тока, БПМН дијаграми, мапирање токова вредности и пливајуће траке, који вам помажу да анализирате специфичне сценарије и побољшате коришћење ресурса.
На овај начин можете визуализовати пословне планове и ефикасно комуницирати стратегију и трансформацију члановима тима.
Документ360
Провери Документ360, који помаже у преношењу бољег корисничког искуства за преко 10.000 корисника у више од 80 земаља. Нудећи стандардне оперативне процедуре, платформа вам омогућава да поједноставите различите пословне процесе ради бољег разумевања ваших запослених.
Карактеристике:
- Оперативни процес да се обезбеди јасно разумевање одобрених пословних процеса и да се шири свест о улогама и одговорностима запослених.
- Управљање променама за беспрекоран прелазак са застарелих пословних процеса на потпуно нове.
- Модул обуке запослених како би се осигурало да нови запослени могу ефикасно да схвате знање и унапреде своје способности.
Уз Доцумент360, можете осигурати да су пословни процеси јасни и конзистентни, што ће индиректно побољшати продуктивност у вашој организацији.
Процесна улица
Дизајниран за савесне тимове, Процесна улица је популаран софтвер за документацију процеса који гарантује да ће побољшати перформансе вашег тима. Ова интуитивна алатка је згодна када треба да документујете све основне организационе процесе тако да сви запослени остану на истој страници.
Карактеристике:
- Превуците и отпустите уређивач да бисте креирали и ажурирали шаблоне за неколико минута.
- Стандардизоване контролне листе са функцијама као што су задаци заустављања, одобрења и динамички рокови за правилно праћење сваког процеса.
- Функција аутоматског ажурирања за ажурирање контролних листа када се промене изврше.
- Централизована платформа омогућава лаку сарадњу и претрагу докумената.
- Поједностављено корисничко искуство за бржи процес обуке.
Предузећа могу да изаберу Процесс Стреет да документују све врсте пословних процеса као што су Гит радни ток, подешавање новог клијента, укључивање запослених, дневни и недељни задаци, скрининг кандидата, генерисање фактура и процеси интерне ревизије.
Хефло
Са модерним и професионално дизајнираним распоредом, Хефло је алатка за документацију пословних процеса која вам омогућава да извршите процесе тако да се документи генеришу аутоматски. Захваљујући Хефло-у, сарадња у реалном времену за дизајнирање пословног процеса сада је могућа у неколико кликова.
Карактеристике:
- Подршка за БПМН 2.0 нотацију.
- Преузмите документацију као слику или је извезите на другу платформу.
- ВИСИВИГ едитор за форматирање текстова и дизајна.
- Категоризирајте процесе у библиотеке упита и документацију процеса у заглавља ставки ради правилне идентификације.
- Дефинишите пословна правила и интеграције и извршите оптимизацију у оквиру новог БПМ циклуса.
Слободни сте да моделујете, анализирате, мапирате, оптимизујете, аутоматизујете и документујете пословне процесе и преузимате их у различитим форматима као што су ПДФ, Ворд, ХТМЛ и Екцел или их извозите у БПМН. Са Хефло функцијом складиштења у облаку, могуће је приступити документацији процеса са било ког места и било када.
Креативно
Креативно, платформа за управљање радом нуди шаблоне за процесну документацију за поједностављење процеса документације пословних процеса. Ово помаже да се наведу пословни процеси који се систематски извршавају у вашој организацији.
Карактеристике:
- Богата библиотека прилагодљивих шаблона за приказ различитих процеса, тимских радних токова, стаза за пливање и још много тога.
- Превуците и отпустите алатке за лако описивање сложених процеса документације.
- Увезите извештаје, снимке екрана и слике потребне за креирање свеобухватног документа процеса.
- Извезите све врсте података са различитих платформи за лако проналажење и анализу.
- Повежите облике да бисте изградили навигационе структуре у радним просторима и између њих да бисте уклонили недоследности.
Поседујући убедљиве могућности документације, софтвер нуди богате библиотеке облика и алатке за дијаграме као што су дијаграми тока, мапе токова вредности, БПМН, мапе процеса, мапе активности и још много тога. Са Цреатели-ом је могућа сарадња у реалном времену, што је неопходно да би се подржао међуфункционални тимски радни ток током процеса документације.
ФловСхаре
Изабери ФловСхаре да креирате занимљиву документацију процеса и демонстрације за све апликације које користи ваша организација. Више од 1.000 компанија је већ направило детаљне водиче за постављање интерактивних сесија обуке за своје запослене користећи овај алат.
Карактеристике:
- Динамички механизам за праћење за снимање свих радњи и аутоматско формирање водича.
- Снимите екране и радње као што су кликови мишем, као и пречице.
- Замаглите све осетљиве податке помоћу уграђене алатке.
- Аутоматски генерише текстуалне описе, укључујући називе елемената – дугмади, меније, картице итд.
- Масовно исеците снимке екрана и слике да бисте избегли сувишне задатке.
- Извезите у формате као што су ПДФ, ППТКС, ДОЦКС, ХТМЛ, интерактивни демо, ПНГ, РПА, СЦОРМ, кАПИ, итд.
ФловСхаре не само да ће скратити време и смањити грешке које се јављају услед ручних процеса, већ ће такође омогућити вашој организацији да прилагоди стандардну процедуру документације. Апликација вам омогућава да брзо измените постојећу документацију без потребе да је поново преузимате.
ПроПрофс
Преферирају Делл, Сони, Цисцо и друге значајне корпорације, ПроПрофс је софтвер за документацију процеса који вам омогућава да увезете датотеке за брзо креирање докумената и, ако је потребно, креирате документацију директно од нуле.
Карактеристике
- Увезите садржај из Ворд докумената или ПДФ-ова директно у документ
- Помоћ у зависности од контекста за холистичко разумевање техничког жаргона
- Укључите описе алата, искачуће прозоре и светлосне оквире за пружање додатних информација
- Додајте слике, видео записе и инфографику за боље објашњење пословног процеса
- Богата библиотека фонтова, дизајна и тема за естетику и брендирање.
ПроПрофс платформа вам омогућава да додате слике и видео записе за боље објашњење процеса вашим запосленима и клијентима. Опремљен је ВИСИВИГ уређивачем који вам омогућава да изаберете из низа опција за стилизовање и форматирање текста.
Последње речи
Документовање различитих процеса који се одвијају у вашој организацији је од виталног значаја да бисте избегли недоследност у обављању операција и да бисте представили мапу пута за ваше запослене, као и за купце. Али оно што је још важније је одабир најбољег софтвера за креирање документације за вашу компанију, јер ћете са правим софтвером за управљање процесима видети побољшани раст пословања.
Платформе наведене у овом водичу смо испробали и тестирали и показали су се прилично корисним. Међутим, идеалан избор за вашу организацију зависиће искључиво од ваших индивидуалних потреба.
Следећи софтвер за аутоматизацију докумената за уштеду радних сати.