Предузећа, велика и мала, не могу да раде без договора. Уговори су сагласни са странкама које су правно примењиве тако што стварају, дефинишу и регулишу међусобна права и обавезе између њих.
Уговори су коришћени много пре индустријализације и настанка капиталистичке економије. Још у доба краљева и њихових империја, споразуми су одлучивали о условима споразума, а од страна се тражило да се придржавају услова.
Како су деценије пролазиле, а свет је пролазио кроз непремостиве промене, основе уговора су остале исте. Управљање уговорима је процес управљања уговорима. То укључује управљање уговорима, од њиховог извора до извршења од стране изабране стране и евентуалног раскида уговора.
Пошто сами уговори имају више аспеката, управљање уговорима је увело различите нивое/фазе како би представљало сваки аспект споразума. Значајни елементи управљања уговорима укључују анализу учинка како би се максимизирао оперативни и финансијски учинак, док се такође идентификују и ублажавају финансијски и репутациони ризик који настаје услед непоштовања услова уговора.
Преглед садржаја
Основе управљања уговорима
Да би управљао послом и људима укљученим у уговор, тим мора јасно разумети посао, ресурсе и време потребно за завршетак посла. Јасно разумевање свих ових аспеката је основа управљања уговорима.
Предности управљања уговорима
- Квалитет рада се одржава: Цео процес управљања уговором има за циљ очување квалитета обављеног посла. Осигурава да се посао обавља ефикасно у правом временском периоду и да се ресурси користе најефикасније. То осигурава да компанија добије најбољу вредност за новац од сваког уговора који склопи. То се ради идентификовањем и ублажавањем финансијских и репутационих ризика.
- Боља контрола пројекта: Управљање пројектом је од суштинског значаја за управљање послом током почетне фазе. Осигурава да је рад исправно покренут.
- Повећани приход: Већи приход се генерише када се имплементира управљање уговорима. То се дешава на два начина. Прво, компанија може остати конкурентна на тржишту и добити више уговора. Друго, посао који компанија ради је квалитетнији. Даје квалитетније резултате, а предузеће може наплатити премију.
Управљање уговором вс. Администрација уговора
Опсег управљања уговорима обухвата цео животни циклус, од његовог стварања, до његовог раскида. Међутим, администрација уговора укључује процесе који улазе у дизајн уговора између две стране. Циклус администрације уговора се завршава када се уговор договори и потпише. Истовремено, управљање уговором почиње након потписивања и завршава се раскидањем уговора.
Администратори уговора су одговорни да обе стране буду задовољне уговором који су заједно направили. С друге стране, менаџери уговора се старају да све стране у уговору буду у складу са свим условима.
Фазе управљања уговором
Као што је раније поменуто, управљање уговорима је много више од пуког потписивања уговора. Укључује низ радњи које воде и развијају процесе за руковање сваким чвором у уговору. То је омогућено тако што је све јасно и темељно у уговору.
Фаза стварања
Знамо да планирање игра кључну улогу у успеху сваке стратегије. Добар менаџер увек планира свој пројекат. Фаза креирања управљања уговорима укључује изградњу флексибилне мапе пута која ће узети у обзир неколико непредвиђених ситуација.
Фаза креирања је почетни корак у дугом и темељном путу управљања уговорима. У овој фази процењујете потребе и ресурсе компаније. То укључује размишљање о критичним елементима стратегије уговора. Ово чини све наредне кораке уочљивим и отпорним на грешке и чини их спремним за импровизације током непредвиђених ситуација. Карактеристике о којима треба водити рачуна током фазе планирања су:
- Врсте уговора којима се управља
- Стандарди који се користе у споразумима
- Одговорност за сваку фазу
- Захтеви за оптимално обављање посла
- Проблеми/Уска грла за сваки корак и наредна решења
- Потребни ресурси за спровођење стратегије уговора
Фаза креирања поставља основу за следеће фазе/нивое које следе.
Фаза сарадње
Фаза сарадње долази након Стварања, кроз коју је успостављена основа за управљање уговорима. Он првенствено помаже у имплементацији постављених основа за нове и свеже уговоре. Такође укључује развој нових типичних споразума за свакодневне и глупе ситуације. Истакнути изазов са којим се менаџери уговора суочавају у овој фази је стварање једначине која даје оно што је потребно уз истовремено смањење ризика.
Бина постаје најлакша за свакодневне ситуације. Сви менаџери морају да пронађу праву врсту уговора и да унесу релевантне информације док не уносе никакве измене у уговорни документ или су то мање. Међутим, задатак постаје тежак када се расправља о сложенијим ситуацијама, у ком случају се припрема нови запис од нуле, добијајући усклађеност, стандарде и права. Е-потпис прати државу пре контакта за финализацију уговора.
Фаза потписивања
Фаза потписивања је следећи најважнији корак у управљању уговорима. Овде покушавате да извршите стратегије које сте планирали у претходној фази. То је такође фаза у којој примењујете софтвер за управљање уговорима да бисте помогли у извршавању задатака везаних за уговор. Софтвер је такође познат по миграцији уговора са централизованим репозиторијумом.
Софтвер за управљање уговорима је дигитални алат који корисницима омогућава да прате и управљају уговорима кроз различите фазе њиховог животног циклуса. Овај софтвер такође омогућава предузећима да обнављају обавештења, управљају усклађеношћу, снимају дигиталне потписе и управљају шаблонима уговора.
Још једна значајна карактеристика фазе имплементације је онбоардинг. Осигурава се да свака страна у уговору разуме визију и циљеве уговора и менаџера уговора и да је такође задовољна алатима који се користе.
Након завршетка фазе имплементације, након чега следи е-потпис оба лица, долази фаза примопредаје, где се уверава да уговор нема грешака и недостатака. Свака улога, одговорност, прекретница и циљ су потврђени.
Фаза праћења
То је када сви циљеви описани у вашим уговорима заживе. Дакле, то је такође фаза у којој треба да обратите већу пажњу на све услове наведене у споразуму и редовно их надгледате како бисте били сигурни да се све дешава како треба.
Улога менаџера у фази уговора је да се увере да је све на правом путу иу складу са условима наведеним у уговору. Они су одговорни за идентификацију проблема и успостављање система раног упозорења.
Менаџери могу да црпе инспирацију из фазе планирања за ову. Могао би се осмислити правилно уређена листа свих елемената уговора које треба верифицирати и провјерити. Не само да неће дозволити да било који део уговора остане непроверен, већ ће бити брз начин да се пронађу одступања између договорених елемената и изведеног посла.
Фаза обнове
Фаза обнове у суштини није фаза. Међутим, постаје релевантно обратити пажњу на то након фазе уговора. Али принципе фазе обнове треба применити на свим локацијама.
Фаза обнове у управљању уговорима је првенствено ситуација у животном циклусу вашег уговора у којој одлучујете да ли желите да наставите свој уговор или да га раскинете. Пошто постоје клаузуле о казнама или неизвршеним радњама, у случају непоштовања споразума, постаје важније да проактивно размотрите крај уговора у својим другим одлукама о уговору.
Обнова укључује процену учинка уговора и неколико одлука које укључују обнављање и измене уговора ако је потребно. Заинтересоване стране треба да буду свесне датума раскида и обнове и да обезбеде да обе стране имају довољно времена да прикупе информације пре него што се одлуке закључају у још једном уговору.
Пост-уговорна фаза
Фаза након склапања уговора је закључивање уговора. Следи раскид уговора. У овој фази, домаћинство осигурава да је све урађено исправно, издавање или плаћање коначних фактура и архивирање уговора.
Штавише, многи менаџери уговора имају тенденцију да изврше обдукцију својих контаката како би сазнали о детаљима за понети за следеће уговоре. Овај пост мортем пружа вредне информације и сазнања која ће сигурно побољшати резултате будућих уговора.
Закључак
Уговори су добри онолико колико је добра особа која њима управља. Без обзира на то колико су добри услови у уговорима, ниједна страна у уговору не носи добар посао ако није адекватно адресирана. Стога је од кључног значаја да дисциплиновано следите смернице како бисте најбоље искористили своје уговоре.
Такође можете погледати где да набавите шаблоне правних докумената за своје уговоре.