Добро разумевање тога како сада изгледа (будући) успех пројекта увек би требало да буде крајњи циљ сваког почетка сваког пројекта.
Једна ствар која вас сигурно може довести до тога је добро дефинисан обим пројекта. Стварање једног, међутим, није тривијална активност.
Обим пројекта није само опис циљева и прекретница вашег пројекта, листа резултата, обавезних задатака за руковање, набројаних рашчлањених трошкова, потребних ресурса или обавезаних рокова које треба испунити.
Често се такође посебно наводи шта пројекат неће испоручити. Ово би могло звучати мало незгодно, јер бих тврдио да пројекат неће испоручити осим онога што је у обиму. У сваком случају, неки људи то воле да истакну само ради додатне личне сигурности.
То је документација која наводи споразуме између свих заинтересованих страна, а очекује се да ће их сви референцирати током читавог трајања пројекта. Дакле, хајде да погледамо како можемо приступити изради таквог документа.
Преглед садржаја
Развијање опсега
Пре него што било шта постоји, морате имати приступ за генерисање добре количине идеја и садржаја који ће формирати потенцијални будући обим пројекта. Постоји неколико техника које можете користити за то, а ево листе неких од њих.
#1. Браинсторминг
То је метода која је толико стара да су сви вероватно већ чули за њу, али ипак, видети добру сесију браинсторминга, у стварности, је исто толико изненађење као и пре 20 година.
Намера је да се окупи група заинтересованих страна и генерише што више идеја. Затим прођите кроз њих још једном, угланцајте оно што је потребно, одредите приоритете исхода и коначно се договорите око коначног скупа изјава које формирају захтеве пројекта.
Модератор такве дискусије је веома важан део успеха, јер ће дискусија увек ићи напред и право ка циљу уз очување слободе генерисања идеја.
Такође можете креирати фокусне групе и радити у основи исто, али са више група заинтересованих страна него само са једном. Можда заинтересоване стране имају неколико истакнутих области надлежности, и онда ово може имати смисла.
#2. Интервиевс
Други приступ би могао да буде постављање наменских сесија један на један где интервјуишете заинтересоване стране једну за другом засебно. Ово може елиминисати неки хаос на путу, али такође захтева постављање високих очекивања од анкетара.
#3. Анкете
Мање ефикасан, али ипак могућ метод је спровођење неких детаљних анкета са унапред дефинисаним опцијама за одговоре. Ово ће уклонити добру количину аутентичности од заинтересованих страна. Али хеј, можда ти знаш опције боље од њих, а онда ће ово поново имати смисла.
#4. Бенцхмаркинг
Можете истраживати и прикупљати резултате обима пројекта из неколико пројеката сличних оном који ћете управо започети. Затим, прикупљање најбољих пракси и потенцијалних изазова може да поједностави цео процес. Такође нећете укључити ништа посебно, али ако је то ваш крајњи циљ, нека буде.
#5. Израда прототипа
Ово је веома интересантан метод, који се вероватно не користи довољно често. Ради се око креирања макете коначног пројекта и идентификовања захтева, па чак и потенцијалних проблема директно из овог (већ функционалног) прототипа. Ово ће вам дати осећај информација које можете буквално додирнути пре него што пројекат уопште и почне.
#6. Структура рашчламбе посла (ВБС)
ВБС је нека техника старе школе о томе како структурирати будуће задатке на пројекту. Проблем са овим је што од вас захтева да знате и предвидите све задатке који ће вам бити потребни током пројекта одмах на почетку.
Наравно, ово је ретко случај, па се ВБС ажурира, прерађује или рефакторише током пројекта. Дакле, некако губи своју сврху порекла. Ипак, ваљан је начин како дефинисати обим пројекта навођењем свих очекиваних задатака које ће пројекат урадити.
Зашто је обим пројекта важан?
Обим пројекта дефинише границе пројекта и поставља очекивања шта ће пројекат испоручити. Ево неколико конкретнијих разлога зашто је обим пројекта важан:
#1. Јасноћа
Од суштинског је значаја јасно разумевање како ће испорука изгледати. Без ове визије, нико не може јасно рећи како ће добро изгледати.
#2. Постављање очекивања
Обим поставља очекивања за тим, заинтересоване стране и кориснике. Уклања или (барем) у великој мери минимизира будуће сукобе или неспоразуме. Он дефинише шта треба урадити у ситуацији у углу (за коју нико не претпоставља да ће се десити, али ће се, наравно, десити).
#3. Смерница
Добар обим пројекта ће дефинисати смернице за доношење одлука. Крајњи циљ је да свака одлука буде усклађена са циљевима пројекта.
Смернице ће такође помоћи пројекту да остане унутар првобитних граница и да се не шири изван њих.
#4. Управљање ресурсима
Обим пројекта управља ресурсима тако што идентификује задатке и резултате потребне за завршетак пројекта. Ово, заузврат, помаже да се осигура одговарајућа алокација ресурса.
Компоненте делокруга пројекта
Сада када знамо како да почнемо да развијамо обим и зашто нам је потребан, важно је разумети које компоненте треба да садржи добар обим пројекта.
- Они описују опште циљеве и сврху пројекта и шта тачно пројекат треба да постигне.
- Списак докумената, услуга или комплетних производа који су део очекиваног исхода пројекта.
- Чак и ако је распоред пројекта за одређени временски оквир, у временској линији пројекта постоје кључне тачке или контролне тачке, које ће прогласити прави напредак целог пројекта. Њихова прецизна дефиниција осигурава да ако се постигну прекретнице, онда је пројекат на правом путу.
- Ово је експлицитна дефиниција онога што је у обиму и шта је потенцијално ван опсега. Поштено је укључити на листу која није обухваћена, посебно оне ставке за које би иначе неки од заинтересованих страна могли претпоставити да су заиста још у обиму.
- Документујте све претпоставке које су направљене о пројекту. То може укључивати, на пример, временске оквире, прекретнице, предвиђања буџета или расподелу ресурса током периода пројекта. Такође може укључити претпоставке везане за садржај о конкретним резултатима.
- Ако постоје ограничења која могу утицати на напредак пројекта, наведите их овде.
- Идентификујете све потенцијалне ризике који би могли да угрозе или у великој мери утичу на пројекат ако постану стварни проблеми. Још важније је дефинисати стратегије како такви ризици могу да се ублаже пројектом.
- У овом одељку желите да идентификујете све кључне заинтересоване стране које учествују у пројекту заједно са њиховим улогама и одговорностима.
- Ово је критичан одељак који дефинише када се тачно испорука сматра успешним или потпуним. Шта тачно мора бити испуњено да би се пројекат означио као завршен?
Шаблон за креирање обима пројекта
Обједињавајући све то ће формирати шаблон за успешно креирање обима пројекта који ће дефинисати цео животни век пројекта. Ево корак по корак метода за креирање изјаве о обиму пројекта за софтвер, апликацију или пројекат веб развоја:
➡ Дефинишите циљеве пројекта користећи једну од горе описаних развојних техника. Почните тако што ћете дефинисати опште циљеве, а затим пређите на специфичне захтеве. Ово би требало да укључује дефиницију шта ће софтвер или веб локација постићи као крајњи резултат.
➡ Идентификујте резултате пројекта као што су производи, документи, услуге или било која важна активност током пројекта која је предмет мере успеха. Ово може укључивати листу свих функција и функционалности софтвера или веб локације.
➡ Дефинишите границе пројекта, укључујући оно што је укључено, а шта није укључено у делокруг пројекта. Ово треба да укључи јасан опис ограничења и искључења пројекта.
➡ Идентификујте пројектне претпоставке које су важеће за пројекат, као што су претпоставке о ресурсима, временским оквирима или буџетима.
➡ Дефинишите ограничења пројекта која могу утицати на пројекат. Ово чак може укључити сличне области као одељак о претпоставкама, али овог пута са становишта ограничења (шта ако ће се десити ово или оно уместо онога што је раније договорено).
➡ Идентификујте ризике пројекта и стратегије за њихово превазилажење. Ризици у основи нису још развијена питања, па је добро да их решите пре него што постану стварни проблеми.
➡ Наведите заинтересоване стране пројекта укључене у пројекат, укључујући њихове улоге и одговорности.
➡ Дефинишите критеријуме прихватања пројекта који морају бити испуњени да би се пројекат сматрао завршеним и успешним. Ово је у основи свеобухватан опис шта значи имати успешан исход пројекта.
Најбоље праксе за креирање обима пројекта
Док пратите овај шаблон и конструишете савршен обим за ваш следећи пројекат, увек је добро размотрити нека искуства из прошлости.
На крају, било је већ доста реализованих пројеката, и то с правом; могли бисте претпоставити да је ова тема већ увелико истражена, и стога свака нова дефиниција пројекта мора бити успешна.
Занимљиво је знати да је ово заправо далеко од истине. Ипак, чак и данас постоји огроман број пројеката који нису успешни. Разлога за то може бити много, али један од њих је свакако нејасна дефиниција обима пројекта. Дакле, ево неколико најбољих пракси за креирање поузданог обима пројекта.
#1. Укључите заинтересоване стране
Укључите све заинтересоване стране што је пре могуће и што је више могуће. Што мање претпоставки и више стварних чињеница, то боље за пројекат. Остављање идеја и жеља кључних актера по страни може довести до значајних проблема током трајања пројекта.
Већина њих ће изаћи на видело током фазе критеријума прихватања пројекта, што је најгоре време за решавање проблема у првобитним роковима пројекта.
#2. Држите се шаблона и процеса
Што су процеси мање чврсти, то је више прихватање хаоса и непредвидљивости. Процеси ће пројекту дати структуру. Шаблони ће имплицитно дефинисати очекивања од форме, а онда је већа вероватноћа да ће резултати бити раније прихваћени.
#3. Будите конкретни и мерљиви
Користите добро познати језик који је познат свим заинтересованим странама. Комуницирајте са конкретним чињеницама, а не са емоцијама или замагљеним изјавама. Не формулишите изјаву на начин да би некоме могла да покрије леђа у случају да нешто не иде по жељи. Ако је формулација отворена, искрена и мерљива за све делове, ово је најбоља гаранција добре везе коју можете добити.
#4. Цоллаборативе Аппроацх
Сваки пут када је одлука неопходна, користите приступ сарадње. Укључите што више страна и заинтересованих страна, чак и за изражавање својих ставова. Затим их можете узети и узети у обзир приликом формулисања закључака. Свачија визија и ставови су важни на овај или онај начин. Дакле, тражите разумевање пре него што вас заинтересоване стране разумеју.
#5. Често прегледајте и ажурирајте
Урадите ревизије и ажурирања обима што је пре могуће у оквиру временског оквира пројекта. Што касније дође до таквих промена, то ће бити теже решити импликације које ће донети на сто. Чекање са потенцијалним проблемима да видимо да ли ће они нестати сами од себе показало се да никада није била права стратегија, па урадите управо супротно у свакој применљивој ситуацији.
Предности доброг обима пројекта
Дакле, следили сте све добре савете изнад, креирали солидан шаблон и процесе, укључили све заинтересоване стране и формирали прецизно структуриран обим пројекта. Ако сада питате које ће бити користи од свега овог доброг труда и рада, ево неких од стварних користи које бисте могли приметити пре или касније.
Прво, можете очекивати велика побољшања у планирању пројекта. Пошто сте ионако већ уложили доста времена у планове (на пример, са ВБС дефиницијом), боље сте припремљени за било које активности планирања током пројекта.
Такође бисте могли да видите бољу комуникацију у целом спектру страна и заинтересованих страна, не само унутар вашег интерног тима. Једноставно речено, сви су на истој страни и имају јасне циљеве на уму, који су исти за све. Ако људи описују успех истим речима, то значи да сте синхронизовани у портфељу.
Смањење непланираних ризика је још један велики споредни ефекат доброг обима пројекта. Што је више труда уложено у дефинисање ризика и њихово ублажавање у оквиру пројекта, то је мања вероватноћа да ће се десити још један неочекивани сценарио ризика. Такође сте у бољој позицији да динамички извршите промене плана пројекта у случају да тренутна ситуација то захтева.
Затим, постоји побољшање у управљању ресурсима. Добар план резултира оптималном расподелом правих људи за праве фазе пројекта. Ово није магија, већ природни имплицитни исход доброг планирања пројекта.
Још једна директна нуспојава је да ће ваше заинтересоване стране бити срећне, а мерење задовољства ће достићи високе бројке. Људи ће волети да раде на пројекту и вероватно ће уложити више креативног времена у пројекат јер ће једноставно осетити да је то права ствар. Имаће толико смисла. Очигледно, лоша дефиниција обима пројекта директно доводи до мишљења да ништа није важно јер, у сваком случају, не функционише добро.
На крају, резултати вашег пројекта ће добити на квалитету. Исходи су директан резултат активности које извршавате током временског оквира пројекта. Ако активности имају добар план и опис, много је вероватније да ће исходи пратити вођство.
Закључак
То је то. Конкретан план како приступити креирању обима пројекта. Очигледно, није све што ће вам требати да бисте успели у овом задатку, али надамо се да ће то донети неке важне смернице које ће вам показати прави пут.
Затим погледајте врхунске шаблоне повеље пројекта за несметан почетак вашег пројекта.